Xây dựng hệ thống quản lý và biên tập tạp chí khoa học - giáo dục

Sau hơn 07 tập phát hành, Chuyên đề Khoa học và Giáo dục đã được xuất bản định kỳ 02 tập một năm. Với số lượng nghiên cứu ngày càng nhiều, công việc xử lý ngày càng lớn, đòi hỏi sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quá trình xuất bản, từ gửi bài đến tổ chức phản biện, qua đó giúp cho việc xuất bản chuyên đề - tương lai sẽ được Nhà trường đầu tư phát triển thành Tạp chí Khoa học và Giáo dục - ngày càng chuyên nghiệp, tạo sự thuận tiện, hiệu quả cao cho tác giả, ban biên tập và nhà phản biện.h Tạp chí Khoa học và Giáo dục - ngày càng chuyên nghiệp, tạo sự thuận tiện, hiệu quả cao cho tác giả, ban biên tập và nhà phản biện.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Xây dựng hệ thống quản lý và biên tập tạp chí khoa học - giáo dụcTRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀNXÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ BIÊN TẬPTẠP CHÍ KHOA HỌC - GIÁO DỤCDEVELOPING MANAGEMENT AND PUBLISHING SYSTEMFOR THE JOURNAL OF SCIENCE AND EDUCATIONLê Nhật Anh(1), Phạm Thị Hồng Hạnh(2)(1) (2)Trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt - Hàn; {anhln, hanhpth}@viethanit.edu.vnTóm tắtSau hơn 07 tập phát hành, Chuyên đề Khoa học và Giáo dục đã được xuất bản định kỳ02 tập một năm. Với số lượng nghiên cứu ngày càng nhiều, công việc xử lý ngày càng lớn, đòi hỏisự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quá trình xuất bản, từ gửi bài đếntổ chức phản biện, qua đó giúp cho việc xuất bản chuyên đề - tương lai sẽ được Nhà trường đầutư phát triển thành Tạp chí Khoa học và Giáo dục - ngày càng chuyên nghiệp, tạo sự thuận tiện,hiệu quả cao cho tác giả, ban biên tập và nhà phản biện.Từ khóa: Hệ thống thông tin, Xuất bản tạp chí.AbstractAfter more than seven issues, the journal of Science and Education are published twice ayear and the number of articles is increasing. Hence, it’s necessary to have a journalmanagement and publishing online system. The system has been designed to reduce the time andenergy devoted to the clerical and managerial task for authors, editors and reviews. It assists withevery stage of the refereed publishing process, from submissions through to online publication. Asthe result, the publishing process is more professional, convenient and highly effective.Keywords: Information system, Journal publishing.1. Đặt vấn đềSau hơn 07 tập phát hành, Chuyên đề Khoa học và Giáo dục của Trường đã để lại nhiều ấntượng tốt đẹp, tạo nên những bước đột phá trong phong trào nghiên cứu khoa học, góp phần xâydựng thương hiệu mạnh cho Trường. Nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống quản lý trong việcxuất bản và biên tập tạp chí, nhất là trong giai đoạn Trường đang triển khai nhanh và mạnh ứngdụng CNTT vào hoạt động giảng dạy và quản lý, Ban giám hiệu, Hội đồng Khoa học Nhà trườngđã đưa vấn đề này vào định hướng nghiên cứu khoa học. Do vậy, nhóm tác giả đề xuất được thực17CHUYÊN ĐỀ KHOA HỌC VÀ GIÁO DỤC - 09 (4-2018)hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học này. Với định hướng trong tương lai Chuyên đề được pháttriển thành Tạp chí, để việc quản lý được thuận lợi và hiệu quả, sau khi nghiên cứu, phân tích môhình hoạt động xuất bản Chuyên đề của Nhà trường và tham khảo một số hệ thống nhận bài trựctuyến, nhóm đã xây dựng một hệ thống quản lý và biên tập Tạp chí Khoa học và Giáo dục tươngđối hoàn chỉnh, giúp giảm thời gian và công sức cho các tác vụ hành chính và quản lý gắn vớiviệc biên tập một tạp chí, đồng thời cải tiến việc lưu giữ hồ sơ và hiệu suất của các quá trình biêntập. Đây cũng xem như là bước chuẩn bị ban đầu để đảm bảo tốt việc tiến tới xuất bản Tạp chíKhoa học riêng của Trường sau này.2. Phân tích hệ thống2.1. Quy trình hiện tạiVới quy trình hiện tại, mỗi năm 2 lần, chuyên viên Khoa học Công nghệ (CV KHCN) củaPhòng Hợp tác quốc tế và Khoa học công nghệ (HTQT&KHCN) sẽ thay mặt Ban Biên soạn(BBS) chuyên đề ra thông báo nhận bài cho số mới. Sau khi hết hạn nhận bài, CV KHCN sẽ tậphợp danh sách các bài đã gửi, đề xuất phản biện cho từng bài và trình lên trưởng BBS, nếu đượcđồng ý sẽ tiến hành quá trình phản biện, còn không sẽ thay đổi, cập nhật theo yêu cầu.Người phản biện sau khi nhận được thông tin bài nghiên cứu, sẽ tiến hành phản biện và gửiphiếu đánh giá. Sau khi CV KHCN nhận được phiếu đánh giá, sẽ gửi thông báo chỉnh sửa theoyêu cầu cho tác giả. Tác giả nghiên cứu sau khi chỉnh sửa xong sẽ gửi lại cho CV KHCN vànghiên cứu chỉnh sửa sẽ được gửi lại cho phản biện đánh giá lại, đạt hay không đạt. Quá trìnhphản biện có thể diễn ra một hoặc nhiều lần. Kết thúc quá trình phản biện, CV CNKH sẽ lập danhsách các bài nghiên cứu được phản biện đồng ý, gửi tờ trình lên Hiệu trưởng và Trưởng BBS đểphê duyệt quyết định xuất bản.Sau khi được đồng ý, sẽ tiến hành các bước tiếp theo để xuất bản tập mới như biên tập bảnin, ký hợp đồng xuất bản với nhà xuất bản, sau khi nhà xuất bản bàn giao, sẽ kết thúc hợp đồng vàtiến hành thủ tục thanh toán.2.2. Yêu cầu với hệ thốngDựa trên quy trình và yêu cầu thực tế trong công tác quản lý, ứng dụng quản lý Tạp chíKhoa học - Giáo dục hướng tới mục đích đáp ứng những yêu cầu về quản lý, lưu trữ thông tin lýlịch khoa học của người dùng; Quản lý, lưu trữ thông tin về tạp chí: số, bài nghiên cứu, thông tinchung; Hỗ trợ quy trình gửi bài và phản biện bài nghiên cứu; Tra cứu thông tin nghiên cứu vàthống kê nghiên cứu.2.3. Tác nhân tham gia vào hệ thốngCác tác nhân tham gia vào hệ thống bao gồm:- Người dùng bình thường: Là người dùng không đăng nhập, chỉ tra cứu thông tin. Sau khiđăng ký hoặc đăng nhập, người dùng bình thường sẽ trở thành các tác nhân khác dựa trên quyềnđược cấp.18TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN- Quản trị hệ thống: Ngườ ...