Xây dựng quy chế trả lương - Nội dung và phương pháp thực hiện

Hiện nay, chúng tôi nhận thấy việc xây dựng hệ thống tiền lương ở nhiều doanh nghiệp còn nặng tính hình thức ở việc soạn thảo ra một bộ tài liệu. Việc soạn thảo đó thường không tiếp cận từ góc độ quản lý, xem nhẹ hoặc không phân tích một cách thấu đáo các mục đích cần đạt được, thiếu phương pháp và tính hệ thống. Hệ thống tiền lương được xây dựng nhằm mục đích tăng cường khả năng thu hút, lưu giữ và ổn định đội ngũ nhân sự, nâng cao mức độ hài lòng, gắn bó của nhân viên, tăng cường hiệu lực và hiệu quả của quản lý.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Xây dựng quy chế trả lương - Nội dung và phương pháp thực hiện XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG ­ NỘI DUNG VÀ  PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN Hiện nay, chúng tôi nhận thấy việc xây dựng hệ thống tiền lương ở nhiều doanh nghiệp còn   nặng tính hình thức  ở  việc soạn thảo ra một bộ  tài liệu. Việc soạn thảo đó thường không  tiếp cận từ góc độ  quản lý, xem nhẹ  hoặc không phân tích một cách thấu đáo các mục đích  cần đạt được, thiếu phương pháp và tính hệ thống. Tránh soạn thảo, sao chép một cách hình thức, có quy chế  mà không ‘chạy’, không đáp ứng   yêu cầu của quản lý và mong mỏi của người lao động trong hiện tại và tương lai. Chúng tôi   muốn chia sẻ  về  quan điểm xây dựng và nội dung của hệ  thống tiến lương, đãi ngộ  trong   doanh nghiệp để các bạn tham khảo. Mục đích và yêu cầu cần đạt được là gì? Hệ thống tiền lương được xây dựng nhằm mục đích tăng cường khả năng  thu hút, lưu giữ   và  ổn định đội ngũ nhân sự, nâng cao mức độ  hài lòng, gắn bó của nhân viên, tăng   cường hiệu lực và hiệu quả của quản lý. Để đạt được điều này, hệ thống tiền lương cần   đáp ứng các yêu cầu/mục tiêu cơ bản sau: 1. Công bằng trong nội bộ doanh nghiệp: Trả lương theo đúng tích chất, mức độ phức tạp  công việc đảm nhận (hay còn gọi là giá trị  công việc) và mức độ  hoàn thành của người lao  động trong doanh nghiệp Đây là vấn đề  khó và nhạy cảm nhất của hệ  thống tiền lương. Có câu  ‘không sợ  ít, chỉ  sợ   không công bằng’. Thách thức  ở  đây là phải đánh giá, phân hạng được giá trị  của các chức   danh công việc thành các nhóm lương từ thấp đến cao. Việc đánh giá phải dựa trên bản mô  tả công việc chuẩn và phương pháp phù hợp. Giá trị công việc cần được xem xét, phân tích ở  nhiều khía cạnh chứ không chỉ dừng lại ở thâm niên hay bằng cấp. Tại sao chức danh công  việc này  ở  nhóm lương cao hoặc thấp hơn chức danh khác, hoặc cùng một vị  trí công việc  nhưng trả  lương cho người này cao hơn, hoặc thấp hơn người kia…là những câu hỏi phổ  biến mà người xây dựng hệ thống tiền lương phải giải đáp. 2. Cạnh tranh so với thị trường lao động: Mức tiền lương được thiết lập trên cơ sở cạnh   tranh với thị trường lao động, đảm bảo luôn có thể thu hút và lưu giữ được lao động. Theo đó, hệ thống tiến lương cần có cơ chế thu thập thông tin mặt bằng tiền lương trên thị  trường lao động. Trên cơ  sở đó, tùy từng nhóm lao động, doanh nghiệp xác định chiến lược   trả lương phù hợp với nhu cầu thu hút – có thể cao hơn, bằng hoặc thấp hơn mức trung bình  trên thị  trường. Ngoài ra, thang lương hàng năm còn được xem xét điều chỉnh theo tình hình   lạm phát, chỉ số giá tiêu dùng. 3. Đảm bảo tính hệ thống: Hệ thống tiền lương phải được xây dựng phù hợp và nhất quán   với chiến lược kinh doanh, kế hoạch/ngân sách nhân sự và các chức năng quản lý khác. Điều này yêu cầu phải có một cái nhìn tổng thể về toàn bộ  hệ thống quản lý nhân sự  trong   doanh nghiệp. Ví như cơ cấu tổ  chức, phân công công việc không rõ ràng dẫn đến đánh giá   giá trị công việc không công bằng, bình quân chủ nghĩa. Thiếu cơ chế và tiêu chuẩn đánh giá  năng lực, kết quả làm việc dẫn đến xếp lương hoặc tăng lương không có luận cứ, cảm tính  hoặc chỉ theo thâm niên, bằng cấp.  Hệ thống tiền lương bao gồm những tài liệu cơ bản gì? Xây dựng hệ thống tiền lương không chỉ giới hạn ở việc viết một bản Quy chế, mà thường   chúng ta sẽ phải nghiên cứu và xây dựng các nội dung sau: 1. Kế  hoạch ngân sách tiền lương : bao gồm kế  hoạch lao động, ngân sách tiền lương,  thưởng; phân tích chi phí lương theo doanh thu, lợi nhuận, tổng chi phí,v..v so sánh giữa các   kỳ  và các phương án. Đây là cơ  sở để  Ban Lãnh đạo cân nhắc, xem xét chiến lược và ngân   sách tiền lương, tiền thưởng.  2. Cấu trúc phân nhóm chức danh công việc: bao gồm hệ thống Bản phân tích/mô tả công  việc và Bảng phân hạng các chức danh công việc trên cơ sở đánh giá giá trị công việc, Sổ tay   hướng dẫn đánh giá giá trị công việc. 3. Phương pháp trả lương, thưởng: Gồm các quy định về hình thức và cách tính trả lương,   thưởng cho từng nhóm lao động. 4. Hệ thống thang bảng lương: Bao gồm các thang hệ số hoặc mức lương cho từng nhóm  lao động, kèm theo các quy định về  xếp lương, nguyên tắc thăng tiến bậc lương và cơ  chế  điều chỉnh thang bảng lương hàng năm. 5. Hệ  thống quản trị  và đánh giá kết quả  hoàn thành công việc: bao gồm quy trình đánh  giá kết quả  hoàn thành công việc, kèm theo hệ  thống các tiêu chuẩn, tiêu chí và biểu mẫu  đánh giá đối với từng loại lao động. 6. Các hình thức đãi ngộ  khác ngoài lương: bao gồm các hình thức phụ  cấp, thưởng, đãi  ngộ phi tài chính khác. Làm các việc đúng trước khi làm đúng các việc? Dù với vai trò tham mưu nội bộ hay nhà tư vấn độc lập, trước khi nghiên cứu soạn thảo Quy  chế tiền lương, chúng ta cần làm rõ và có giải pháp hợp lý, thống nhất với Ban Lãnh đạo về  các vấn đề sau: Kế  hoạch nhân sự  và kế  hoạch tiền lương đã được xác lập? Có phù hợp với   định hướng phát triển của doanh nghiệp không? Cơ cấu tổ chức đã hợp lý chưa? Có thay đổi gì trong tương lai gần không? Các   chức danh công việc đã được mô tả rõ ràng chưa? Những  ưu điểm và hạn chế  của cơ  chế  tiền lương hiện hành là gì? Nguyên  nhân  ở  đâu? Mục tiêu cần đạt được và các giải pháp thực hiện hệ  thống tiền lương   mới là gì?  Chiến lược trả  lương nào là phù hợp với định hướng phát triển nhân sự? Xây  dựng thang lương bằng phương pháp, kỹ thuật nào và luận cứ là gì? Mức độ dãn cách   tiền lương là bao nhiêu? Đối với mỗi nhóm lao động, độ  rộng, số  bậc lương là bao   nhiêu thì phù hợp với vòng đời phát triển nghề nghiệp? Quản trị  và đánh giá kết quả  hoàn thành công việc của người lao động theo  phương pháp tiếp cận nào (MBO, BSC hay Competency_based)? Vì sao?  Các tiêu chí  đánh giá là gì? Quy trình đánh giá ra sao? Sử dụng biểu mẫu nào? Trả lương và thăng  tiến tiền lương gắn với kế ...