Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ

Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm vụ nhất địnhdo Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình thành trong quá trìnhhoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng và nhiệm vụcủa cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động của cơ quan,đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Chính vì...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ CHƯƠNG II. YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây: 1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chứchình thành hồ sơ Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm vụ nhất địnhdo Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình thành trong quá trìnhhoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng và nhiệm vụcủa cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động của cơ quan,đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Chính vì vậy, thànhphần và nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụvà quyền hạn của cơ quan, đơn vị. Ví dụ: Hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) lập ở Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóabao gồm những văn bản chỉ đạo về phòng chống cơn bão số 3 của Chính phủ, Ủyban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo của các sở, các ngành, Ủy ban nhân dâncác huyện về tình hình phòng, chống bão và những thiệt hại do cơn bão gây ra ...Còn hồ sơ về cơn bão số 3 do Ủy ban nhân dân các huyện của Thanh Hóa lập thìlại gồm những tài liệu về chỉ đạo phòng, chống bão lụt của UBND tỉnh, UBNDhuyện và huyện ủy của huyện đó, báo cáo về tình hình phòng chống và thiệt hại docơn bão số 3 gây ra của UBND huyện, các ngành, các địa phương trong huyện ... Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa phảnánh chức năng nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân tỉnh trong công tác phòng chốngbão. Còn hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) do Ủy ban nhân dân các huyện lập thì phảnánh chức năng nhiệm vụ của UBND huyện về mặt này. Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phảnánh đúng đắn chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải thể hiệnđược chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việcđược đề cập ở hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không phản ánh chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ đó thì không lập hồ sơ(hoặc không đưa vào hồ sơ). 2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặtchẽ với nhau và phải phản ánh được trình tự giải quyết công việc hoặc trìnhtự diễn biến của sự việc Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua mộtquá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc. Văn bảnhình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau,đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người. Hồ sơlập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấnđề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó giúpcán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thựchiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân định hồ sơ cho phù hợp, khôngxé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơkhác nhau. Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về hìnhthức của văn bản. 1 Ví dụ: Hồ sơ “Tập thông báo của Chính phủ năm 1995” (Trong hồ sơ này gồm nhiều bản thông báo có nội dung khác nhau, khôngliên quan hoặc ít liên quan với nhau). 3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quảntương đối đồng đều Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề,sự việc thường hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử,ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gianngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi công việc đã được giải quyết. Các loạivăn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giốngnhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau. Chẳng hạn, văn bản có ýnghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp cho lưu trữ Nhà nước tức các trung tâm (kho) lưu trữquốc gia, văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài sẽ bảo quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan,còn văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vịtổ chức trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi tiêu hủy theo sự hướng dẫn củalưu trữ cơ quan, đối với những văn bản không còn ý nghĩa thì có thể loại hủy. Do đó,khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bảntrong một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăngthêm chất lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điềukiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnhhoặc lập lại hồ sơ. Ví dụ 1: Ở Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng, các văn bản phản ánh tình hìnhthực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000 của thành phố được lập thành ...