10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện.

Tham khảo tài liệu 10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện., kinh doanh - tiếp thị, pr-truyền thông phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện.10 bí quyết để tổ chức thành công một sựkiện.Hàng năm, những chuyên gia marketing tiêu hơn 20 tỷ USD chocác hoạt động sự kiện (tradeshows - events) và 25 tỷ USD nữacho các sự kiện tập đoàn (corporate events), như hội nghị kháchhàng, biểu diễn lưu động. Nhưng hầu hết những chuyên gia nàykhông đánh giá hết được hiệu quả do những hoạt động nàymang lại.Để có được hiệu quả tối ưu, sự kiện đó phải dựa trên những điềukiện nhất định như: phải được lên kế hoạch chặt chẽ, có mụctiêu chiến lược và đo lường được. Để thành công, trước hềt bạnphải hiểu được những nguyên lý cơ bản để dẫn tới thành công.Trải qua nhiều năm kinh nghiệm, tôi đúc kết thành 10 nguyên lýsau:1. Sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt độngmarketing.Sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như làhoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnhthương hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường, nghiên cứu thịtrường. Thật ra trong số những hoạt động marketing, sự kiệnthường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn có thểgọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiếndịch PR và quảng cáo. Với một sự kiện nào đó được tổ chức,nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ làhoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị màhoạt động này có thể mang lại.2. Sự kiện là một hoạt động trong mô hình marketing-mix.Luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh trong suốtthời gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như nhiều công cụmarketing khác, chúng ta sử dụng chúng năm này qua năm khác,đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc đối với chúng vànhững hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí. Dođó, hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiệnkinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất củathị trường hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanhkhông phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanhnghiệp.3. Xác định đúng đối tượng mục tiêu.Một sự kiện chỉ có giá trị với những người mà nó muốn thu hútvà những người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể làkhách hàng tiềm năng. Do đó khi lên kế hoạch cho một sự kiện,bạn cần phải xác định đối tượng bạn muốn thu hút sự chú ý là aivà hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của họ. Bạn phảixác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạnmuốn nói với họ. Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làmsao để tối thiểu hoá những vị khách không mời mà tới.4. Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể.Lập kế hoạch – lên ngân sách – xác định thước đo để đánh giáhiệu quả – triển khai – đo lường. Đa số doanh nghiệp, khi lên kếhoạch thực hiện một chương trình sự kiện nào đó, đều thiếu mấtkhâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả. Họ dừng lại saukhi hoàn thành giai đoạn triển khai và kêu ca rằng rất khó để đolường hiệu quả. Thật ra, Sự kiện cũng giồng như các hoạt độngmarketing, nó cần thiết được đo lường hiệu quả và nó cũngkhông khó như người ta tưởng.5. Sự kiện không phải là công cụ toàn năngSự kiện thường không mấy hiệu quả trong việc tạo ra sự nhậnbiết thương hiệu và nó cũng không phải là phương pháp hiệuquả để thu thập thông tin của khách hàng. Để thực hiện nhữngmục tiếu đó bạn phải lựa chọn những công cụ marketing hiệuquả hơn.6. Sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing.Một vài doanh nghiệp nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo khách hàng tới,trình bày cho họ nghe những điều muốn nói và như vậy là đủ.Bạn nên nhớ rằng, để hiệu quả bạn cần phải dùng chiến lượcmarketing tích hợp và Sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạchmarketing.7. Truyền thông cho sự kiện của bạn.Để có được một sự kiện thành công, bạn không thể chỉ trông chờvào ngày diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạtđộng truyền thông cho sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớnthúc đẩy sự thành công. Hoạt động truyền thông có thể thu hútsự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút được sự chú ý.8. Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện.Sau sự kiện là lúc mà doanh nghiệp thu về lợi ích. Do đó, tạithời điểm diển ra sự kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chútrọng chất lượng chứ không nên chú trọng số lượng. Bạn chỉ cầncó một kế hoạch cụ thể - những thông tin cần thu thập và bỏ ramột ít thời gian và công sức. Nếu như bạn không có kế hoạch cụthể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lạingay và dồn sức cho những hoạt động khác..9. Yếu tố con người quyết định tất cả.Nều sự kiện là một phương tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả,thì điều kiện để giao tiếp thành công là sự tích cực tương tác của2 phía. Thành công là bạn phải tập trung vào đúng đối tượngmục tiêu, phải làm sao thuyết phục, thúc đẩy họ và giúp họtương tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra bạn còn phải chọn lựa,đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu quả vớinhóm ...