10 mẹo Office hay và hữu dụng

10 mẹo Office hay và hữu dụng Trong bài này chúng tôi sẽ tổng hợp và giới thiệu 10 mẹo được cho là hay và hữu dụng trong lĩnh vực Office. 1. Soạn thảo tài liệu word trong chế độ Print Preview Print Preview cho phép bạn kiểm tra tài liệu trước khi in ra. Bạn có thể xem tất cả mọi thứ, từ định dạng, các cột, ảnh, header, footer,… Chắc hẳn sẽ thú vị hơn nếu bạn có thể thay đổi ngay tại địa điểm này, trong trong chế độ Print Preview? Câu trả lời là bạn hoàn toàn...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 mẹo Office hay và hữu dụng 10 mẹo Office hay và hữu dụng Trong bài này chúng tôi sẽ tổng hợp và giới thiệu 10 mẹo được cho là hay và hữu dụng trong lĩnh vực Office. 1. Soạn thảo tài liệu word trong chế độ Print Preview Print Preview cho phép bạn kiểm tra tài liệu trước khi in ra. Bạn có thể xem tất cả mọi thứ, từ định dạng, các cột, ảnh, header, footer,… Chắc hẳn sẽ thú vị hơn nếu bạn có thể thay đổi ngay tại địa điểm này, trong trong chế độ Print Preview? Câu trả lời là bạn hoàn toàn có thể thực hiện điều đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần kích biểu tượng Magnifier trong thanh trạng thái Print Preview để vô hiệu hóa công cụ đó. Trong Word 2007, hủy chọn Magnifier trong nhóm Preview trên thanh công cụ Print Preview. Khi thực hiện xong, con trỏ chuột sẽ vẫn nằm ở vị trí mà bạn soạn thảo trong chế độ bình thường (Normal view). Cách thức thực hiện có đôi chút thay đổi trong Word 2010. Bạn cần thêm lệnh Print Preview Edit Mode vào Quick Access Toolbar. Các bước thực hiện tiếp theo không chính xác như những gì được giới thiệu ở trên những cũng gần giống như vậy. 2. Tìm và thay thế cách chèn một đoạn văn bản mới Các mẹo tìm và thay thế (Find và Replace) luôn được nhiều người ưa thích vì chúng mang lại khá nhiều tiện lợi, chẳng hạn như chèn vào một đoạn văn bản mới. Cho ví dụ, để chèn vào một tiêu đề mới được thay đổi vào sau những nơi có tên bạn xuất hiện trong tài liệu, bạn có thể tìm các sự kiện về tên và chèn thêm tiêu đề được thay đổi, tuy nhiên có một cách đơn giản hơn: Sử dụng lệnh ^& trong giá trị Replace With. Lệnh ^& sẽ làm cho công cụ Find and Replace chèn đoạn văn bản trong mục Find What vào sau tên của bạn. Trong ví dụ tên đơn giản vừa rồi, bạn có thể sử dụng các thiết lập dưới đây: Find What: John Doe Replace With: ^&, MCSE Bạn có thể sử dụng kỹ thuật này để chèn một đoạn văn bản vào trước và sau một chuỗi đang tồn tại từ trước. 3. Chèn biểu đồ so sánh vào worksheet Excel là một ứng dụng rất thông minh trong việc lập biểu đồ, tuy nhiên đôi khi bạn lại không muốn sử dụng tất cả các thứ đó mà chỉ muốn so sánh các giá trị một cách trực quan. Cho ví dụ, trang bảng tính hiển thị trong hình A liệt kê số sản phẩm được bán bởi mỗi người. Vì danh sách trên vẫn ngắn nên bạn có thẻ nhìn thoáng qua và phát hiện ra rằng người có tên Bill đã bán được nhiều sản phẩm nhất và Kate bán được ít nhất. Nếu tất cả những gì bạn cần là nhanh chóng tìm ra đâu là giá trị cao nhất và đâu là giá trị thấp nhất trong một danh sách dài thì kiểu hiển thị này không thể giúp bạn so sánh các giá trị. Đây là lúc bạn sử dụng biểu đồ vạch để tạo so sánh trực quan. Trông chúng có vẻ phức tạp nhưng là kết quả của hàm REPT() trong Excel. Trong ô C2, chúng tôi đã nhập vào hàm dưới đây: =REPT(”|”,B2) Sau đó chúng tôi đã copy hàm này vào C3:C9. Các kết quả sẽ cho phép bạn có được phép so sánh trực quan mỗi giá trị với nhau. Đây là một mẹo rất hay và dễ thực hiện, kết quả thu được rất rõ ràng. Hình A: Sử dụng hàm REPT() để tạo một biểu đồ so sánh trực quan Trong Excel 2010, bạn có thể tạo một hiệu quả tương tự bằng cách sử dụng sparklines. Hàm REPT() sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn nhưng sparklines tháo vát hơn và linh động hơn. 4. Gỡ ảnh nền ra của logo công ty Việc thêm logo công ty vào một trình diễn PowerPoint dường như là một nhiệm vụ rất đơn giản. Tuy nhiên, các file đồ họa này thường hiển thị cùng với một ảnh nền, và trừ khi ảnh nền của slide hợp với ảnh nền của logo còn không thì hiện tượng đè chồng này là một điều không thể chấp nhận. Nếu logo của bạn là một file bitmap, giải pháp ở đây rất đơn giản tuy nhiên có thể một số bạn vẫn chưa biết: Trong khung nhìn Normal, kích phải vào ảnh 1. logo và chọn Show Picture Toolbar để hiển thị thanh công cụ Picture. Kích công cụ Set Transparent Color (nút gần 2. cuối). Con trỏ sẽ thay đổi tương đồng công cụ trong suốt. Kích vào ảnh nền. Nếu may mắn, ảnh nền sẽ 3. biến mất một cách thần kỳ! Nếu bạn sử dụng PowerPoint 2007 hoặc 2010, thực hiện theo các bước sau: 1. Kích tab Format. Trong nhóm Adjust, chọn Set Transparent 2. Color từ danh sách Recolor sổ xuống. Kích background của ảnh. 3. Bạn có thể sử dụng tính năng này để remove các ảnh nền khác. Chỉ cần kích vào một vùng nào đó và nó sẽ biến mất. Nếu bạn không thích cách thay đổi đó, hãy nhấn [Ctrl]+Z. Thứ tồi tệ nhất, bạn có thể phải xóa và cài đặt lại file để bắt đầu lại. Thiết lập trong suốt này làm việc tốt nhất với các ảnh bitmap. 5. Thêm chỉ thị băng giấy vào một PowerPoint slide Sử dụng tính năng Crawl In trong PowerPoint, bạn có thể biến một hộp văn bản bình thường thành một dải chỉ thị băng giấy (ticker tape readout). Có một mẹo trong kỹ thuật này, tuy nhiên rất dễ dàng để thực hiện điều đó – bạn phải định vị hộp văn bản theo một cách không thông thường. Các bước bên dưới sử dụng trong PowerPoint 2003: Add một hộp văn bản vào slide và đánh thông 1. báo mà bạn muốn cuốn. Đây là cách thực hiện: Kéo hộp văn bản xuống 2. cạnh phía dưới bên trái của slide, như thể hiện trong hình B. Bạn nên dùng cạnh phải để duy trì slide. Bằng cách di chuyển hầu hết hộp văn bản khỏi slide, bạn sẽ cho phép văn bản của mình chạy ra từ góc trái. Kích phải vào hộp văn bản và chọn Custom 3. Animation. Chọn Entrance từ danh sách Add Effect và 4. chọn More Effects. Chọn Crawl In từ danh sách các hiệu ứng cơ 5. bản và kích OK. Thay đổi thiết lập Start thành After Previous. 6. Thay đổi thiết lập Direction thành From 7. Right. Thay đổi thiết lập Speed thành Very Slow. 8. Từ danh sách các hiệu ứng sổ xuống, chọn 9. Timing. 10. Từ danh sách Repeat, chọn Until End Of Slide. 11. Kích OK. Hình B: Kéo hộp văn bản ra bên cạnh của sdile Nhấn F5 và xem thông báo mà bạn đã nhập vào hộp văn bản chạy vào màn hình từ bên phải, chạy qua cạnh dưới và sang phía bên trái của slide. Bạn có thể điều chỉnh thời gian đôi chút. Quá trình chạy chữ có thể được thay đổi nhanh hay chậm để làm sao cho n ...