15 quy tắc vàng với email

Dưới đây là 15 quy tắc gồm những lời khuyên và mẹo giúp bạn sử dụng email đúng cách, hiệu quả và kiểm soát tốt nhất ứng dụng này. 1/ Có một địa chỉ email lâu dài Thay đổi địa chỉ email cũng phiền phức như đổi số di động, khiến cho bạn bè phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Thay đổi địa chỉ email chủ yếu là do công việc thay đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấp dịch vụ trục trặc (ngừng dịch vụ hoặc phá sản). Bạn...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
15 quy tắc vàng với email 15 quy tắc vàng với emailDưới đây là 15 quy tắc gồm những lời khuyên và mẹo giúp bạn sửdụng email đúng cách, hiệu quả và kiểm soát tốt nhất ứng dụng này.1/ Có một địa chỉ email lâu dàiThay đổi địa chỉ email cũng phiền phức như đổi số di động, khiến cho bạnbè phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Thay đổi địa chỉ email chủ yếu là docông việc thay đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấpdịch vụ trục trặc (ngừng dịch vụ hoặc phá sản).Bạn có thể giảm thiểu khả năng phải thay đổi địa chỉ email bằng cách chọnnhà cung cấp bạn tin tưởng họ sẽ tồn tại lâu dài. Gmail, Yahoo, Hotmail hayAOL là những lựa chọn có thể tin cậy.Cách duy nhất để đảm bảo địa chỉ email thực sự lâu dài là phải kiểm soátđược nó. Có nghĩa là bạn phải đăng ký một tên miền và mua dịch vụ emailđi kèm với tên miền đó. Nếu bạn muốn có một địa chỉ email gắn với mìnhvĩnh viễn, đó là cách duy nhất.2/ Chỉ nên có hai địa chỉ email chính thứcBạn có một địa chỉ email trên Yahoo vài năm không dùng? Bạn đăng ký mỗinhà cung cấp một tài khoản email miễn phí? Bạn có một địa chỉ email côngviệc, một địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, một địa chỉ gắn vớiblog?Quá nhiều địa chỉ email sẽ làm mất thời gian kiểm tra. Tốt nhất là chỉ nênduy trì hai địa chỉ email: một để nhận bản tin và một để liên lạc chính thức.Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc (cơ quan cung cấp), chỉ nêndùng địa chỉ đó phục vụ công việc.3/ Đừng chia sẻ địa chỉ email dễ dãiĐịa chỉ email là hàng hóa quý giá. Nếu không muốn hòm thư đầy rẫy thư rácvà thư quảng cáo, chỉ nên cung cấp địa chỉ email cho bạn bè và đồng nghiệp.Rất nhiều dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa chỉ email khi bạn đăngký. Nhưng nếu bạn không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó, bạnchỉ nên sử dụng địa chỉ email tạm thời để đăng ký.4/ Đừng bấm Reply All một cách tù mùKhi gửi thư mới, đừng tìm đến thư cũ và bấm Reply All (hoặc thậm chí làReply). Hãy soạn thư mới và sử dụng sổ địa chỉ để gửi. Nếu không, rất dễxảy ra tình trạng có một số người bạn không muốn gửi vẫn nằm trong danhsách được nhận email.5/ Hiểu sự khác nhau giữa CC và BCCTrước khi chưa có thư điện tử, CC được hiểu bản sao bằng giấy than. Nhưnghiện nay, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuynhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt. Chọn gửi CC nghĩa là những ngườinhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi, còn BCC thìnhững người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi.Vì vậy, khi gửi thư điện tử cho nhiều người, nên đặt danh sách địa chỉ trongmục BCC. Cách đó đảm bảo những người nhận không biết được các địa chỉemail trong danh sách đồng gửi, như vậy đảm bảo tôn trọng riêng tư, khôngtiết lộ địa chỉ email của người khác.6/ Đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn“Chào bạn, có khỏe không?” hay “Gửi anh thư này” là những tiêu đề thưkhông rõ nội dung, rất dễ bị bỏ qua với những người nhận hàng trăm thưmỗi ngày. Nếu bạn không muốn thư của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thưrõ ràng và ngắn gọn.Đừng đưa tên mình vào tiêu đề thư, ví dụ như “Thư gửi từ Eric” là thừa.Người nhận sẽ biết thư đó gửi do ai gửi trong ô From. Vì thế, tiêu đề thư nênnói rõ luôn chủ đề. Nếu là thư quan trọng thì nên đề cập luôn nội dung trongdòng tiêu đề. Nếu có thể đưa luôn cả thông tin mức độ khẩn cấp hoặc thờihạn cuối cùng (“Trả lời trong hôm này về việc xa thải CEO”), như vậy thưđó chắc chắn sẽ được đọc sớm hơn.7/ Mỗi thư một chủ đềĐưa quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ rất khó cho việc trả lời. Vì vậy, đểtiện cho người trả lời, mỗi thư chỉ nên tập trung vào một chủ đề. Ngoài ra,làm như vậy thì việc tìm kiếm sau này cũng dễ dàng hơn.8/ Viết ngắn gọnBạn có thường xuyên phải đọc thư điện tử có tới 3 đoạn dài lê thê? Nếu bạnkhông muốn đọc những thư dài dòng như vậy, thì phải hiểu là người kháccũng vậy.9/ Dùng phần mềm diệt virusTrong bối cảnh hầu hết virus lay lan qua email, nên kiểm tra các thư bạnnhận và gửi. Thậm chí cả chương trình diệt virus miễn phí như AVG FreeEdition có thể kiểm tra từng thư bạn gửi và nhận với phần mềm Outlookhoặc Thunderbird. Quét thư đến và đi là ải đầu tiên ngăn virus thâm nhậpvào máy tính.10/ Đừng đính kèm file quá lớnTrước đây, gửi các file dữ liệu số cho người khác chỉ có cách duy nhất làdùng email. Nhưng hiện nay, có hàng tá cách chia sẻ dữ liệu. Với các file dữliệu dung lượng lớn, tốt hơn là nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùngemail.Cách tốt nhất là chia sẻ link thông qua các trang web chia sẻ. Ví dụ, nếu bạncó đoạn phim và đưa nó lên YouTube, sau đó bạn gửi cho bạn bè đường linkđể xem đoạn phim đó trực tuyến. Nếu phải gửi file gốc, nên dùng các webnhư drop.io hay YouSendIt, cho phép bạn tải một file dung lượng tới 100MB, sau đó gửi đường link tải file đó qua email. Hoặc tối thiểu nhất, bạncũng nên nén các file lớn trước khi đính kèm. Nói chung, không nên gửiđính kèm những file trên 10MB.11/ Đừ ...