3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel

3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong ExcelBạn có thể dành nhiều thời gian cho việc định dạng và lập công thức tính toán trong bảng tính của mình, nhưng tất cả công việc của bạn đều lãng phí nếu như một ai đó nhập giá trị không phù hợp vào đó.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel 3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong ExcelBạn có thể dành nhiều thời gian cho việc định dạng và lập công thức tính toán trongbảng tính của mình, nhưng tất cả công việc của bạn đều lãng phí nếu như một ai đónhập giá trị không phù hợp vào đó. Thông thường thì bạn sẽ sửa lại các lỗi nhập liệu khigặp tình trạng này, nhưng đâu là điều thiết thực nhất mà bạn có thể tránh các lỗi nhậpliệu? Hãy áp dụng các phương thức cơ bản dưới đây:1. Xác nhận giá trị đầu vào.Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ dữ liệu không phùhợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ các điều kiện mà một giá trị phảiđáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá trị không đáp ứng điều kiện đưa ra và thông báolỗi nhập liệu.Để xác nhận dữ liệu nhập vào, từ giao diện cửa sổ MS Excel 2007/2010 bạn duyệt đếnthẻ Data, nhấn vào biểu tượng Data Validation và chọn Data Validation (Với phiênbản Excel 2003 thì chọn Validation từ danh mục Data), tại cửa sổ hiện ra, bạn click vàothẻ Settings, trong khung Validation criteriahãy chọn Decimal chomục Allow, between cho mục Data và nhập giá trịMinimum và Maximum phía dướivà nhấn OK để thừa nhận. Chẳng hạn ở đây tôi nhập giá trị từ 1 đến 1000, khi đó nếungười dùng nhập liệu ngoài vùng dữ liệu này thì lập tức sẽ có thông báo lỗi.Lưu ý: Bạn phải chọn vùng dữ liệu trên bảng tính trước khi thực hiện việc xác nhận. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thông báo điều kiện nhập liệu bằng cách chọn thẻInputMessage rồi nhập tiêu đề và nội dung hiển thị. Để tạo một cảnh báo bằng tiếng việt -cảnh báo này hiện ra ngay sau khi nhập sai dữ liệu (mặc định là tiếng anh), bạn chọnthẻ Error Alert, chọn kiểu hiển thị tại mục Style có thể làStop,Warning hoặc Information, tiếp đến nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo.2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete.AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhập ngay sau khingười dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần giống với giá trị hiện có. Vànhư vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời gian nhập liệu nhưng nó có thể tăng khảnăng nhập liệu sai khi có rất nhiều giá trị giống nhau. Để vô hiệu hóa tính năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn ExcelOptions, trong Panel bên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó bỏ chọn trước dòngchữ Enable AutoComplete For Cell Values và OK (Đối với Excel 2003 bạn phải chọnOptions từ Menu Tools, và chọn thẻ Edi t).3. Sử dụng một danh sách động (Dynamic list):Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách đã xácnhận nếu chúng ta không sử dụng tính năng tham chi ếu trong Excel. Đối với Excel2007 và 2010, khi chuyển đổi một danh sách đã có thành bảng rồi tạo một list mới liênkết qua bảng này. Khi đó, nếu người dùng thêm hoặc xóa dữ liệu từ bảng thì trong listcũng tự động thay đổi theo.Khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong cột L thì list N sẽ tự động cập nhật theoTrước hết, bạn chọn vùng dữ liệu trên một cột đơn, sau đó vào thẻ Insert chọn biểutượng Table từ nhóm Tables, trong cửa sổ create Table bạn đánh dấu kiểm trướcmục My table has headers và nhấn OK. Khi đó toàn bộ dữ liệu này đã chuyển thànhbảng. Bây giờ bạn chọn một ô trống bất kỳ rồi vào th ẻData và nhấn chọn DataValidation như trên, nhưng trong thẻSettings, đối với mục Allow bạn phải chọn List,click chuột vào ô Soucre và khoanh vùng dữ liệu là bảng đã tạo rồi nhấn OK, list vừatạo sẽ giống như bạn sử dụng tính năngFilter.