4C trong giao tiếp nhân sự điện tử

Trong môi trường làm việc ngày nay, các nhân viên nhận được hàng trăm email mỗi tuần. Bao nhiêu trong số các email đó là được ghi nhớ, thuyết phục và hiệu quả? Ngược lại, bao nhiêu lần một nhân viên trong doanh nghiệp ấn nút SEND trong chương trình Outlook, rồi tiếc nuối rằng sao mình không nhìn kỹ hơn một lần để chỉnh sửa lại ngôn ngữ hay giọng điệu?
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
4C trong giao tiếp nhân sự điện tử 4C trong giao tiếp nhân sự điện tử Trong môi trường làm việc ngày nay, các nhân viên nhận được hàng trămemail mỗi tuần. Bao nhiêu trong số các email đó là được ghi nhớ, thuyết phục vàhiệu quả? Ngược lại, bao nhiêu lần một nhân viên trong doanh nghiệp ấn nút SENDtrong chương trình Outlook, rồi tiếc nuối rằng sao mình không nhìn kỹ hơn mộtlần để chỉnh sửa lại ngôn ngữ hay giọng điệu? Hay có thể nhân viên gửi lại chỉ đểgiải thích rằng anh ta không hiểu rõ thông điệp – và cần tới những diễn giải rõnghĩa hơn. Những quyết định kinh doanh thiếu chuẩn xác, lãng phí thời gian, khôngphản hồi,… tất cả chỉ là một vài trong số rất nhiều vấn đề phát sinh từ hoạt độnggiao tiếp nhân sự điện tử không hiệu quả. Các cuộc hội thoại trực tiếp được nói thành lời - chúng có lợi ích của giọngđiệu, phản xạ và nếu ai đó hiểu sai, luôn có cơ hội cho sự làm rõ lại. Điều nàykhông xuất hiện trong các giao tiếp câu chữ, khi mà các sắc thái của giọng nóitruyền tải một suy nghĩ, tình cảm kiểu như “Tôi đang đùa đấy, hay thực sự nghiệmtúc “Tôi muốn nói như vậy” hiển nhiên không tồn tại. Các thông điệp, giao tiếp qua email chính là như vậy, và chúng có thể đượcchuyển từ người nhận có chủ đích sang người nhận không có chủ đích. Trên thựctế, nếu không được thực hiện chuẩn xác, giao tiếp qua email có thể đem lại các kếtquả trái ngược lên những mối quan hệ chủ đích, thậm chí đe doạ sự nghiệp củanhiều nhân viên. Đáp án cho bài toán này nằm ở yếu tố 4C trong Giao tiếp nhân sự điện tử.Được phát triển ban đầu để đánh giá và cải thiện các dữ liệu quảng cáo và tiếp thị,4C dần được xem như công cụ hiệu quả khi áp dụng vào các giao tiếp email. 4Cđược viết tắt từ 4 chữ cái C đầu tiên của Comprehension (Lĩnh hội), Connection(Liên quan), Credibility (Tin cậy), và Contagiousness (Lan truyền). Chữ C đầu tiên: Comprehension – Lĩnh hội. Nghe thì có vẻ là hiển nhiên, nhưng việc người nhận dễ dàng hiểu được nộidung thông điệp trong email là rất quan trọng. Và có rất nhiều thứ cần làm vớingôn ngữ, từ vựng, trọng âm và giọng điệu. Không chỉ có vậy, một giọng điệuthích hợp và dễ hiểu khi đọc thông điệp email cũng rất quan trọng. Một cách thức tuyệt vời để đảm bảo sự lĩnh hội tức thì đó là dòng tiêu đề.Hãy nghĩ về nó: Ngoài tên người gửi, nó là những thông tin đầu tiên người đọcthấy trước khi mở email. Tại đó có một cơ hội để khích lệ người nhận quan tâm tớithông điệp email và mở nó, hay nhớ về nó sau đó. Và bạn có biết điều này mang ýnghĩa gì? Khả năng email sẽ được đọc lại trong tương lai lên tới 50%. Thử hình dung nếu một người bạn gửi tới chúng ta bức email với tiêu đề“Hãy cùng đi ăn sáng nhé!”. Thậm chí cả khi chưa mở thư, chúng ta có thể hiểuđược nội dung bức thư cùng những mong muốn của người gửi. Từ cảm thán trongtiêu đề truyền tải tới chúng ta rằng người bạn rất nhiệt thành với lời đề nghị. Đó rõràng là sự khởi đầu tuyệt vời. Hãy so sánh bức thư trên với các bức thư không có tiêu đề, hay thậm chí aiđó nói “Xin chào,”. Ngay cả khi chúng ta biết người gửi là ai, chúng ta không cósự khích lệ nào để mở nó ra và có thể bỏ qua nó. Chữ C thứ hai: Connection – Liên quan Câu hỏi then chốt chúng ta đặt ra cho yếu tố Liên quan đó là: Thông điệp cóthể hiện tính cá nhân tới người nhận? Nó có thực sự ý nghĩa đối với họ? Nếu thông điệp không có sự liên quan hay thiếu tương thích, đừng gửi điemail đó bởi kết quả sẽ không mấy như mong đợi. Hãy nghĩ tới số lần chúng ta ấnvào nút DELETE trong chương trình outlook khi thấy một vài từ trong dòng chủđề khá lạc lõng, thiếu mối quan tâm hay không thích hợp với bạn. Ví dụ, bất cứ khi nào chúng ta nhận được email từ một nhà xuất bản nào đóvới từ “sách của bạn”, chắc hẳn chúng ta sẽ rất quan tâm. Nó tạo ra một sự Liênquan rõ ràng và nhanh chóng tới chúng ta - cả về mặt lý trí và cảm xúc. Các thôngđiệp email cần mang yếu tố cá nhân như vậy. Chữ C thứ ba: Credibility - Tin cậy Đây là một chữ “C” hết sức quan trọng. Để đánh giá sự tin cậy, hãy nghĩ tớiai, cái gì và như thế nào. - Ai: Thông điệp có ý nghĩa lớn đối với người gửi? Bản thân người gửi cóđáng tin cậy? - Cái gì: Có điều gì đó chúng ta mong đợi từ người gửi này? Nếu thôngđiệp hay giọng điệu của thông điệp không đồng bộ với những mong đợi của chúngta, thông điệp xem ra sẽ đánh mất sự tin cậy. - Như thế nào: Thông điệp được thực hiện như thế nào? Các từ ngữ đượcviết lách ra sao, và nó hướng tới chúng ta như thế nào? Nếu người gửi đang nỗ lựcthuyết phục chúng ta điều gì đó, chúng ta có “mua” nó? Chữ C thứ tư: Contagiousness - Lan truyền Đây là nơi mà giọng điệu, một trong những cấu thành quan trọng nhất củagiao tiếp email, bước vào và nhận trách nhiệm. Nếu giọng điệu của thông điệpemail thể hiện một sự phấn khích, khác biệt hoá và khích lệ, chắc chắn việc gửiemail sẽ hiệu quả hơn nhiều. ...