Báo cáo Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý khách sạn

Báo cáo Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý khách sạn khảo sát cơ cấu tổ chức của khách sạn, các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng, đánh giá hệ thống quản lý khách sạn, từ đó đề xuất giải pháp cho hệ thống quản lý khách sạn.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Báo cáo Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý khách sạn TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI ---------- K HOA CÔNG NGH Ệ THÔNH TIN BÁO CÁO Môn: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Hương Sinh viên thực hiện: 1 . Trần Đức Doanh 2 . Nguy ễn Anh Hoàng 3 . Nguy ễn Văn Quy 4 . Nhữ Thanh Tâm Lớp : CD7C2 Khóa : 2009 – 2011 Hà Nội, tháng 6 năm 2010 -1- I.Khảo sát ............................................. 3 1.Lời mở đầu: .......................................... 3 2.Nguồn khảo sát ....................................... 3 3.Mục đích của việc khảo sát: .......................... 3 4.Nội dung khảo sát: ................................... 3 5.Đánh giá hệ thống: ................................... 5 6.Đề xuất giải pháp cho hệ thống: ...................... 6 II.Phân tích thiết kế hệ thống. ........................ 7 1.Phân tích hệ thống về mặt chức năng. ................. 7 1.1 Xác định các UC .................................... 7 1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu .............................. 7 1.3 Mô tả chi tiết các UC. ............................. 9 -2- I.Khảo sát 1.Lời mở đầu: Tại các nước phát triển ngành ho ạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của CNTT.Ở nước ta những năm gần đây ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng đối với các lĩnh vực KT -- XH. Tuy nhiên, việc áp dụng CNTT trong ngành vẫn còn hạn chế do đó việc áp dụng CNTT vào chương trình quản lý khách sạn cho ngành du lịch là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng 2.Nguồn khảo sát Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người có nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là: -Lễ tân -Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng) -Trưởng phụ trách khối buồng phòng -K ế toán trưởng 3.Mục đích của việc khảo sát: Quản lý khách sạn là m ột khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệ thống quản lý đồ sộ. Trong khuôn khổ b ài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ đi sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quan đến việc đặt phòng, cho thuê và trả phòng..., thông qua đó phân tích, xem xét những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn. 4.Nội dung khảo sát: 4.1.Cơ cấu tổ chức của khách sạn: -3- Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều người được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng và các dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo dưỡng. K hối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộ phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng d ịch vụ khác (như giặt là, tắm hơi...).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng Hành chính-Tổng hợp. K hối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòng Bảo dưỡng. 4.2.Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng -Lễ tân: bộ phận này làm nhiệm vụ +Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng, thuê phòng và trả phòng từ phía khách. +Đ ầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồng phòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có thuê và trả phòng +Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài chính- K ế hoạch +Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu của khác. -Bộ phận buồng phòng: +Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị trong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ tân +Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán. -Bộ phận tài chính kế hoạch: +Kiểm soát chi phí buồng phòng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng) +Quản lí tài chính, thanh toán với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn và các khoản dịch vụ khác. -Ban giám đốc: +Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được, doanh thu... -4- +Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân nhắc. +Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng dịch vụ. 5.Đánh giá hệ thống: Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, các nhà nghỉ khách sạn cạnh tranh nhau khốc liệt về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ. Khách sạn nào cũng cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý. Hệ thống quản lý cũ của khách sạn vẫn còn nhiều bất cập, điều này không những làm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết mà còn làm cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm..., khó lòng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh. Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau: -H ầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn đều được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về khách hàng, các yêu cầu của khách đến sổ ghi thông tin p hòng, thông tin đặt phòng. Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn. Công việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặ ...