5 cách làm cho file trình chiếu PowerPoint được gọn hơn

Một file trình chiếu được tạo bởi phần mềm PowerPoin có thể sẽ chiếm nhiều không gian đĩa cứng. Những nguyên nhân chủ yếu gây ra...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
5 cách làm cho file trình chiếu PowerPoint được gọn hơn5cáchlàmchofiletrìnhchiếuPowerPointđượcgọnhơnMột file trình chiếu được tạo bởi phần mềm PowerPoin có thể sẽ chiếm nhiều không gian đĩacứng. Những nguyên nhân chủ yếu gây ra hiện trạng này đó là vi ệc b ạn đ ưa vào đây nh ữnghình ảnh, nhạc hay thậm chí là cả những đoạn video.Mặc dù hiện nay ổ cứng đã lớn hơn nhiều rồi, nhưng ắt hẳn ai mà chẳng mong dung lượng củanhững file PowerPoint này sẽ gọn nhẹ. Với 5 lời khuyên sau sẽ giúp b ạn gi ảm đ ược dunglượng của file PowerPoint một cách rõ rệt nhất.1. Sử dụng định dạng tài liệu mới pptx thay vì sử dụng pptĐể thực hiện được việc này máy bạn phải trang bị MS Office 2007 trở lên. Khi sử d ụng mộtđịnh dạng pptx bạn sẽ tiết kiệm được khoảng 70kb. Đặc biệt hơn, định dạng pptx s ẽ x ử lý rấttốt những tài liệu PowerPoint có các nội dung đa ph ương ti ện (ch ủ yếu là hình ảnh và âmthanh) tốt hơn nhiều định dạng cũ. Chẳng hạn như, với một hình ảnh trình chiếu trong tập tinpptx thì bạn chỉ phải mất 1.25 MB cho việc tạo file pptx trong khi đó ppt phải cần t ới 5.62 MB.2. Giảm kích thước lớn nhất có thể được bằng cách tối ưu hóa nội dung đaphương tiện trong bài thuyết trình của PowerPoint.Với việc làm này nó sẽ giảm dung lượng của hình ảnh trong các bài trình bày của tập tinPowerPoint, nó cũng giúp giảm cho cả những tập tin chứa âm thanh hay video.Để thực hiện việc này bạn phải tiến hành nén các nội dung đa phương tiên bên trong của filePowerPoint lại. Cách thực hiện như sau (chỉ áp dụng PowerPoint 2007): Vào menu Format >Compress PicturesTại cửa sổ hiện ra, bạn có thể đánh dấu chọn trước Screen hoặc Email trong tùy chọn nângcao (Targer output) để giảm kích cỡ của file trình bày. Dĩ nhiên, đi ều này có nghĩa ch ất lượngcủa các nội dung đa phương tiện sẽ giảm đi rõ rệt.3. Nén file đa phương tiện trước khi bổ sung vào file PowerPoint.Đôi khi việc làm thứ 2 của bạn sẽ không thể giảm đi là bao khi mà những nội dung đa ph ươngtiện trong file trình chiếu là những định dạng nén. Chính nhờ vậy, bạn có thể ti ến hành nén fileđa phương tiện lại trước khi đưa vào tài liệu PowerPoint. Lúc này bạn có thể thêm những hìnhảnh đã nén lại với kích thước lớn hơn vào file PowerPoint mà thay vì đưa một file chưa nén vàotài liệu PowerPoint rồi tiến hành điều chỉnh chiều cao hay chi ều dọc đ ể giảm kích cỡ file trìnhchiếu.4. Sử dụng một liên kết (hyperlinks) vào nội dung đa phương tiện nếu cóthể.Điều này sẽ làm giảm đi rất nhiều dung lượng cho file PowerPoint. Đôi khibạn lại cần đến những hệ thống hỗ trợ, chẳng hạn như dịch vụ ở trang Ovi (sửdụng tại http://share.ovi.com/) để làm liên kết với file trình chiếu của bạn. Tuynhiên, khi đó bạn phải xác định lúc trình chiếu máy bạn phải có kết nối internetmới thực hiện được.5. Lưu file trình chiếu dưới nhiều định dạng khác nhau.Với một file trình chiếu pptx có dung lượng 1.25 MB khi được lưu dưới định dạng PDF sẽ chỉkhoảng 352 kb sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều. Lúc này bạn có th ể s ử d ụng nh ữngfile PDF để trình chiếu, hoặc sử dụng những file dưới dạng Flash để trình chiếu sẽ giảm kíchcỡ tập tin rất lớn đó.