6 cách để viết một bộ hồ sơ chào hàng thuyết phục

Bạn đang cần phải viết một bộ hồ sơ chào hàng thật ấn tượng. Có lẽ bạn là người có trách nhiệm phải thuyết phục một vị khách hàng đang rất hài lòng hoặc, ngược lại, có thể là phải thuyết phục một nhóm người nào đó, hay bất cứ cái gì nằm giữa hai thái cực này. Cũng có lẽ là ai đó đột nhiên yêu cầu bạn phải đưa ra một bản kế hoạch chào hàng (Request for proposal – RFP - hồ sơ mời thầu). ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
6 cách để viết một bộ hồ sơ chào hàng thuyết phục 6 cách để viết một bộ hồ sơ chào hàng thuyết phục Bạn đang cần phải viết một bộ hồ sơ chào hàng thật ấn tượng. Có lẽ bạn là người có trách nhiệm phải thuyết phục một vị khách hàng đang rất hài lòng hoặc, ngược lại, có thể là phải thuyết phục một nhóm người nào đó, hay bất cứ cái gì nằm giữa hai thái cực này. Cũng có lẽ là ai đó đột nhiên yêu cầu bạn phải đưa ra một bản kế hoạch chào hàng (Request for proposal – RFP - hồ sơ mời thầu). Hay là bạn được mời trả lời cho một bản RFP. Hay bạn cũng có thể phải chọn phương pháp khó khăn nhất - một buổi nói chuyện trao đổi với một khách hàng tiềm năng về những gì mà vị khách hàng tiềm năng này cần. Dù bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải tìm ra những cách để viết ra một bản kế hoạch chào hàng sao cho bản thân bạn và công ty tạo được sự khác biệt và vượt trội hơn so với đối thủ. Chỉ ra được những cách để bạn có thể tạo ra những kết quả cao hơn. Và chắc chắn là phải không gây ảnh hưởng gì cho bản than về sau. Dưới đây là 6 cách được sử dụng nhiều nhất nhằm giúp bạn tăng cơ hội để tạo sự khác biệt và dành được món hợp đồng kỳ vọng đồng thời có thể giảm thiểu những mạo hiểm. 1. Hãy sẵn sàng đáp lại. Nếu bản kế hoạch của bạn là để phản hồi cho một RFP thì bạn đã có được một công thức. Hãy thực hiện từng bước như công thức đó hướng dẫn một cách chính xác. Ít nhất thì hãy cẩn thận với những gì bạn muốn thêm thắt vào đó. Hãy nhớ là bạn có thể được cộng điểm nhờ vào cách bạn sáng tạo dựa trên công thức có sẵn – và cách bạn lắng nghe thế nào. Điểm rắc rối là các bản RFP thường yêu cầu bạn phải thể hiện sự sáng tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề, và quan điểm của mình. Và bản thân bạn cũng muốn bản thân mình nổi bật so với đám đông còn lại. Mánh lới ở đây là bạn phải tìm ra một con đường trung gian, một cách để vừa thỏa mãn các yêu cầu của RFP vừa cho thấy là bán cầu não phải của bạn vẫn đang làm việc rất tốt. Không có RFP nào? Điều đó có nghĩa là nhiều không gian để thể hiện hơn khi bạn không bị hạn chế bởi khuôn khổ của RFP. Nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với nhiều trách nhiệm cần hoàn thành hơn. Bạn không phải chỉ đi theo một con đường, bạn còn phải giúp tạo ra nó. Nếu bạn đang làm việc trong những ngành nghề đặc biệt, bạn cần phải nắm rõ về các nhu cầu của khách hàng, về những vấn đề mà khách hàng muốn đề cập đến, về mối quan hệ trong quá khứ với các người bán khác, và nhiều vấn đề khác; nếu không làm được như thế, bạn chỉ đang đoán mò thôi. Để nắm rõ các yêu cầu đó cần làm 3 việc. Đầu tiên, hãy tìm hiểu. Nghiên cứu về ngành và công việc kinh doanh của khách hàng. Chỉ có sự khôn ngoan và khéo léo không thôi sẽ không giúp bạn đạt được những kết quả thực sự. Thứ hai, hãy đặt câu hỏi, và biết lắng nghe. Nếu bạn tìm hiểu kỹ lưỡng và hỏi đúng những câu cần hỏi, chính khách hàng của bạn sẽ là người viết ra bản kế hoạch chào hàng. Cuối cùng, hãy cẩn trọng. (Đọc mục số 4 để hiểu rõ hơn về nguy cơ đưa ra quá nhiều). 2. Hãy dùng từ dễ hiểu. Không phải tất cả RFP đều giống nhau. Nhưng dù là các hồ sơ chào hàng của các dịch vụ phát triển Web hay các công trình kỹ sư mang tính kỹ thuật cũng nên dễ đọc và thu hút. Điều đó càng cần thiết khi các kỹ sư và những người không phải là kỹ sư đều có ảnh hưởng tới quyết định mua hàng, và điều này rất thường xảy ra. Cho nên, hãy viết giống như bạn đang nói. Tránh các biệt ngữ trừ khi nó cần thiết để trả lời các yêu cầu trong RFP (và kể cả như vậy, hãy dùng từ đó ít thôi). Hãy kết nối với người đọc của mình như là bạn đang đứng đối mặt với họ vậy. Hãy thư giãn. Hãy cẩn thận với từ ngữ. Hãy tự hỏi bản thân, Tại sao tôi lại viết cái này? Ai là người sẽ đọc nó? Và các câu hỏi khác. Sau khi đã hoàn thành, hãy kiểm tra lại từng từ, từng câu, và từng đoạn. Bạn phải kiểm tra sự cần thiết của các từ đó, và vị trí của nó đã phù hợp với kết cấu trang viết chưa. Nói cách khác, bạn cần bám sát vào đề tài của mình. 3. Hãy dùng tất cả khả năng của mình Phải luôn tỏ ra bạn sẵn sàng trả lời. Dùng đúng từ ngữ sẽ giúp cho hồ sơ chào hàng của bạn được tiếp nhận dễ dàng hơn và được nhớ tới. Tuy nhiên, người đọc của bạn sẽ dùng cả hai bán cầu não để suy xét. Họ sẽ lắng nghe theo các đề xuất mang tinh lý tính lẫn cảm tính. Cho nên, hãy kiểm tra xem bản hồ sơ chào hàng của bạn trông và cảm thấy như thế nào.  Tìm kiếm một chuyên gia đồ họa để họ thiết kế biểu mẫu cho bạn. Hãy yêu cầu họ thiết kế ra một cái gì đó giống như từ một tạp chí hơn là giống một bản tóm tắt luật. Nếu bạn tự thực hiện hồ sơ chào hàng, hãy tìm cái gì đó phù hợp với khả năng về phần mềm, phần cứng, và nhân sự của bản thân công ty.  Hãy dùng các hình ảnh giúp thể hiện câu nói của mình. Các nghiên cứu đã cho biết là một hình ảnh hấp dẫn là thứ mà mắt tìm đến đầu tiên trên một trang giấy. Điểm cộng dành cho các hình ảnh có sự xuất hiện của con người.  Hãy dùng các hộp hội thoại. Đây là một trong các yếu tố thu hút sự chú ý khác. Những chuyên gia sử dụng mail trực tiếp rất thấu hiểu mánh khóe này.  Hãy dùng trang lót bìa khôn ngoan. Đây là vị trí đắt tiền nhất trong các vị trí quảng cáo của một tờ tạp chí. Hãy đặt một hình ảnh nào đó vào cùng với lời chú thích, thêm vào đó là một lời chứng nhận chất lượng hay một hộp hội thoại. Hãy thực hiện theo các hướng dẫn này, và bạn đã tạo được một sự khác biệt khá lớn so với các đối thủ khác rồi đấy. 4. Đừng đưa ra quá nhiều. Quả thật là cảm giác muốn nói về khách hàng nhiều hơn và về bản thân ít hơn là rất cám ...