Bài giảng Chuyên đề 5: Công việc và kỹ năng cần thiết của cán bộ văn phòng

Bài giảng Chuyên đề 5: Công việc và kỹ năng cần thiết của cán bộ văn phòng gồm có hai phần. Trong đó, phần 1 trình bày sơ lược những phần việc văn phòng cần thực hiện; phần 2 nêu lên một số kỹ năng trong thực hiện nhiệm vụ phục vụ tham vấn. Bài giảng hữu ích với các bạn chuyên ngành Chính trị.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Chuyên đề 5: Công việc và kỹ năng cần thiết của cán bộ văn phòng Kinh nghiệm qua thực tế tham vấn tại Đồng Tháp; Văn phòngĐoànĐBQHvàHĐNDtỉnhđượcthamgiavàđãthammưugiúpThườngtrực, các Ban HĐNDtỉnh trong tổchức thựchiện các hoạt động thamvấn. Theo gợi ý của Trung tâm BDĐBDC Văn phòng QH; Văn phòngĐồngThápxinchiasẽvớicáctỉnhthamdựHộinghịnàyvềnhữngcôngviệcmàVănphòngcầnphảithựchiện,cảmặtlàmđượcvàchưalàmđược;gồm2phầnlớn: Phần1:GiớithiệusơlượcnhữngphầnviệcVăn phòngcầnthựchiện; Phần 2: Một số kỹ năng trong thực hiện nhiệm vụphụcvụthamvấn Làđầumốikếtnốichặtchẽcáchoạtđộngthamvấntừtỉnhđếnhuyện,xã,điểmthamvấn;giữacácNhómcôngtác. GiúpThườngtrựcHĐNDxâydựngcácKếhoạchliênquan đến việc tham vấn ý kiến nhân dân (từ KH chung đếnKHchitiếtbaogồm:nộidung,địađiểm,thờigian,sốlượng,thànhphầnthamdự,hìnhthứctổchức;KHvềtruyềnthông,KHtậphuấnkỹnăngthamvấn,kinhphí…).ĐồngThápxâydựng tới 6 KH tham vấn; ngoài ra còn một loạt các văn bảnhướngdẫntiếptheophụcvụchoquátrìnhthamvấn Thôngtintoànbộnộidung,kếhoạchthamvấn đếncác nơi cần tham vấn; đảm bảo cho việc tổ chức tham vấnđúngtiếntrình,đúngthờigianquyđịnh… Theo dõi việc thực hiện các hoạt động tham vấn;nhữngvướngmắc,khókhănbáocáo,đềxuấtđểThườngtrựccóhướngđiềuchỉnhkịpthời. Xâydựngcácbộcâuhỏiphụcvụchocáchoạtđộngthamvấn.Ghibiênbản;thựchiệncôngtáctổchứcvềthamvấn. Tổng hợp, phân loại thông tin; dự thảo các loại báocáovềcácnộidungthamvấn.GiúpThườngtrựcHĐNDtrongviệcphảnhồicácýkiếncửtrigópý. Tập hợp, chuẩn bị các tư liệu có liên quan đến nộidungthamvấn. Đảm bảo công tác hậu cần phục vụ cho các hoạtđộngthamvấn(từinấntàiliệu;phươngtiện,kinhphí…). I. Kỹ năng truyền thông trong tham vấn;chuẩn bịthôngtinvềvấnđềcầnthamvấnchođạibiểu: *Kỹnăngtruyềnthôngtrongthamvấn: Trong hoạt động tham vấn, Văn phòng thườngđượcThườngtrựcHĐND,hayTrưởng,hoặcPhóTrưởngđoànĐBQHgiaonhiệmvụthựchiệnmộtsốhoạt độngtruyềnthôngnhưsau: Thông báo về nội dung cần tham vấn trên cácphươngtiệnthôngtinđạichúnggọilàhìnhthức1. Làm công tác tổ chức khi thực hiện một hoạtđộngthamvấncụthể(khảosátthựcđịa,tổchứccáchộinghị,hộithảo,tọađàm…)gọilàhìnhthức2. a.Đốivớihìnhthức1: Nếu được Lãnh đạo uỷ quyền toàn bộ: Cán bộ Vănphòngcầnthôngtinđầyđủcácnộidungcầnthiếtđếncáccơquanthôngtinđạichúngtoànbộkếhoạchvềthamvấn: Mụcđíchyêucầucủahoạtđộngthamvấnchung,vìsaophảithamvấn? Nội dung cụ thể cần tham vấn, những vấn đề cốtyếucầnthamvấn. Thờigian,địađiểm,phạmvi,đốitượngthamvấn? Cáchìnhthứcthamvấn? Tráchnhiệmcủacáccơquantrongviệctổchứcthựchiệnthamvấn…? b.Đốivớihìnhthức2: Giớithiệungắngọnmụcđíchyêucầucủabuổilàmviệc; Giớithiệungườichủtrì,thưkýghichép;thànhphầncómặt, Chươngtrình,thờigianlàmviệc,hìnhthứctiếnhành; Thôngbáomộtsốquyđịnhcầnthiết. Dovậykhithựchiệncáchoạtđộngnày,cánbộVănphòngcầnxácđịnhrõhìnhthức,yêucầu,nhiệmvụđượcgiaođểcóthểthựchiệnphùhợp;đảmbảotruyềnthôngrõràng,ngắngọn,nhưngbaoquáthếtnộidung. *Chuẩnbịthôngtinvềvấnđềcầnthamvấn: Đâylàyêucầuvàsựcầnthiếtphảicó,nógópphầnlớn đảmbảochocáccuộcthamvấnthànhcông,đảmbảoviệckhaitháccũngnhưthuthậpthôngtinđúngmụcđíchmongmuốn(đúngýđồ). Trên cơ sở nội dung tham vấn đã xác định, Vănphòng cần cung cấp cho đại biểu một số thông tin cầnthiếtnhưsau: NhữngvănbảnquyđịnhcủaNhànướcliênquanđếnvấnđềthamvấn; Báocáocủacácđịaphươngvềnộidungliênquanđếnvấnđềthamvấn; Tìnhhìnhđặcđiểmcủađịaphươngnơiđếnthamvấn; Địa điểm, đối tượng tham vấn; thành phần thamdựcủađịaphươngnơiđếnthamvấn; Côngtácchuẩnbị,tổchức,phụcvụchocáchoạtđộngthamvấn… II.Kỹnăngbiênsoạncácbộcâuhỏikhácnhau? Đâylàmộtcôngviệcquantrọngvàrấtcầnthiếttrongcác hoạt động tham vấn, nó bổ trợ đắc lực cho các công cụthamvấn. Đểkhaithác,thuthậpđượcnhiềunguồnthôngtinvớinhiều đốitượngkhácnhauvềcùngmộtnộidungthamvấn,cần xây dựng nhiều bộ câu hỏi phù hợp cho từng nhóm đốitượng, địa bà ...