Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

"Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán" được biên soạn giúp người học hiểu được ý nghĩa của việc mô tả hệ thống thông tin kế toán bằng các công cụ; kỹ thuật mô tả hệ thống thông tin kế toán bằng các công cụ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ tài liệu, lưu đồ hệ thống để đọc, hiểu và mô tả hệ thống; phân tích ưu nhược điểm của các công cụ mô tả.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN BÀI 2 KẾ TOÁN Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.  Đọc tài liệu: 1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông. 2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International Edition. NXB Prentice Hall 2012. 3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley. 4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th edition, NXB Thomson South Western.  Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. Nội dung Bài này tập trung vào việc giới thiệu sự cần thiết phải mô tả hệ thống thông tin kế toán bằng các công cụ khác nhau. Bài này đi sâu giới thiệu về hệ thống lưu đồ, hệ thống các sơ đồ hoặc biểu đồ diễn đạt dòng luân chuyển vật lý của chứng từ, cách thức hệ thống máy tính xử lý thông tin, trình tự luân chuyển dòng dữ liệu trong một hệ thống. Mục tiêu  Hiểu được ý nghĩa của việc mô tả hệ thống thông tin kế toán bằng các công cụ.  Nắm được những kỹ thuật mô tả hệ thống thông tin kế toán bằng các công cụ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ tài liệu, lưu đồ hệ thống để đọc, hiểu và mô tả hệ thống.  Phân tích ưu nhược điểm của các công cụ mô tả. 14 TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Tình huống dẫn nhập Quy trình thanh toán tiền lương trong doanh nghiệp Hàng ngày các phòng ban, phân xưởng (bộ phận sử dụng lao động) theo dõi thời gian lao động của từng cán bộ, nhân viên trên Bảng chấm công. Cuối tháng Bảng chấm công được chuyển cho bộ phân tính lương ở Phòng Nhân sự Phòng Nhân sự theo dõi tình hình thay đổi số lượng lao động trong công ty, tuyển dụng thêm, điều chuyển công tác khác, sa thải và các thay đổi khác về vị trí công việc, hệ số lương của các cán bộ, nhân viên. Cuối tháng Phòng Nhân sự sử dụng Bảng chấm công do các bộ phận sử dụng lao động gửi đến cùng với Báo cáo tình hình biến động lao động trong tháng để lập Bảng thanh toán lương trong đó trình bày rõ tổng số tiền phải trả người lao động, số tiền khấu trừ lương, số còn phải trả người lao động và chuyển cho Phòng Kế toán. Phòng Kế toán tiến hành trả lương cho người lao động qua hệ thống ngân hàng VCB. Tổng hợp thông tin về chi phí lương được báo cáo Ban giám đốc. Thông tin về thu nhập của cán bộ, nhân viên được chuyển cho cơ quan thuế làm cơ sở xác định số thuế thu nhập cá nhân của từng người. 1. Những bộ phận, cá nhân nào tham gia vào quá trình trên? 2. Các chứng từ luân chuyển như thế nào? 3. Mức độ tham gia của phần mềm? 4. Đánh giá kiểm soát của quá trình xử lý trên? TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 15 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 2.1. Vai trò của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Tài liệu hóa hệ thống thông tin kế toán là việc sử dụng các công cụ phù hợp để mô tả lại cấu trúc và toàn bộ hoạt động của hệ thống thông tin kế toán. Tài liệu hướng dẫn hệ thống thông tin kế toán có thể sử dụng các công cụ lời văn, các sơ đồ, lưu đồ và nhiều hình thức khác. Các công cụ này bao quát và giúp trả lời các câu hỏi: who, what, where, why, how về các bước công việc: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, thông tin đầu ra và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. Sử dụng các công cụ mô tả là cách tổ chức các hệ thống phức tạp thành đơn giản và dễ hiểu hơn với người sử dụng. Các công cụ phổ biến để mô tả hệ thống bao gồm các sơ đồ, lưu đồ, bảng biểu và các cách biểu diễn thông tin bằng đồ họa khác.  Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán mang nhiều ý nghĩa như: o Mô tả hoàn chỉnh hệ thống thông tin kế toán Thật vậy, một nhân viên kế toán có thể không cần biết máy tính xử lý như thế nào trong mỗi phân hệ kế toán bởi rất khó để quan sát hệ thống, đặc biệt là khi hệ thống này được vi tính hóa. Tuy nhiên, họ cần phải hiểu được các thông tin đầu vào, quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin đầu ra của hệ thống thông tin kế toán. Do đó sử dụng các lời văn, hình ảnh minh họa sẽ giúp mô tả hoàn chỉnh hệ thống thông tin kế toán và giúp người sử dụng dễ tiếp thu hơn hoạt động của toàn bộ hệ thống. o Hướng dẫn sử dụng hệ thống Thông qua mô tả bằng hình ảnh, các tài liệu hướng dẫn cho biết dòng dữ liệu được xử lý logic như thế nào từ đó có những sự chuẩn bị về các thông tin cần thiết khi tiến hành sử dụng hệ thống. Các nhân viên sẽ dễ dàng nắm bắt được hệ thống để thao tác công việc và các nhà quản lý có thể tự tin tìm được các thông tin theo yêu cầu. o Giúp đánh giá hệ thống hiện tại và thiết kế hệ thống mới phù hợp hơn Thông qua bản mô tả hệ thống thông tin kế toán bằng hình ảnh hết sức sinh ...