Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Chương 3 - TS. Vũ Trọng Phong

"Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Chương 2: Các chu trình kế toán" với các nội dung chu trình doanh thu; hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ; xử lý nghiệp vụ; chu trình chi phí; chu trình chuyển đổi; hệ thống kế toán chi phí; chu trình tài chính...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Chương 3 - TS. Vũ Trọng Phong CHƢƠNG 3 CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN CHƢƠNG 3 CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN  1. CHU TRÌNH DOANH THU  Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu:  (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng;  (2) Giao hàng hoá hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng;  (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán;  (4) Nhận tiền thanh toán.  A. Chứng từ  Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order)  Do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc này sẽ không được nhắc lại ở các chứng từ khác), thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá / dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lượng (một số đơn hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan.  Lệnh bán hàng (Sale Order)  Do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết như ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng.  Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho  Các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt. Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của lệnh bán.  Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip)  Bộ phận giao nhận hàng hoá lập các chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Các doanh nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng. Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán.  Các hoá đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển – Bill of Lading)  Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice)  Được lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng như đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng… Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ phải thanh toán của người mua cho doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.  Giấy báo thanh toán (Remittance Advice)  Doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hoá đơn bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanh toán.  Biên lai, biên nhận (Sale Receipt)  Thẻ, vé (Card, Ticket)  Là một hình thức đặc biệt khác của chứng từ ghi nhận doanh thu.  Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc thanh toán…  Các chứng từ này ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ.  Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ (Aging Report)  Báo cáo đồng thời là chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ xác lập các khoản nợ khó đòi. Báo cáo này được mô tả trong phần báo cáo đặc biệt ở bên dưới.  Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản  Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại) (Item Receipt)  B. Sổ kế toán ứng dụng  * Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112…  * Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112  Trong HT xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà các dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin/bảng dữ liệu dưới dạng số (digital). Dạng thức rất khác biệt theo cấu trúc tập tin và phương thức xử lý dữ liệu.  Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ  Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động. c. Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ  Bảng kê nghiệp vụ  Báo cáo kiểm soát  Báo cáo đặc biệt d. Xử lý nghiệp vụ  Trong các hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu và qui trình xử lý được trình bày sau đây, bao gồm:  Bán chịu  Thu công nợ khách hàng  Bán hàng thu tiền ngay  Hàng bán bị trả lại; Giảm giá hàng bán  Xoá nợ khó đòi  Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu  Kiểm soát hệ thống xử lý thông tin là một trong những nội dung rất quan trọng khi thiết kế hệ thống. Thông thường các rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý bao gồm:  - Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu. Đây là rủi ro do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ về các sự kiện kinh doanh.  - Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẩu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát được.  - Rủi ro liên quan tới báo cáo. Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tin không được tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc các báo cáo không được cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận. Kiểm soát đầu vào  Mục đích của kiểm soát đầu vào là ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào các cơ sở dữ liệu.  Các thủ tục kiểm soát này được lập trình để kiểm soát các trường nhập liệu. Phần này sẽ được trình bày chi tiết ở Chương 4: KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.  Kiểm soát xử lý trong chu trình doanh thu  Kiểm soát xử lý có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót của chương trình xử lý. Cũng giống kiểm soát đầu vào, chương trình kiểm soát xử lý được cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ.  Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu  Kiểm soát kết quả có ...