Bài giảng Kế toán máy: Chương 3 - ĐH Kinh tế Quốc dân

Chương 3 Tổng quan về phần mềm kế toán Fast Accounting, cùng tìm hiểu chương học này với những nội dung sau: Giới thiệu tổng quan về phần mềm kế toán Fast Accounting; Phân hệ hệ thống; phân hệ kế toán tổng hợp; Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu; Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Phân hệ kế toán vốn bằng tiền; Phân hệ kế toán hàng tồn kho.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Kế toán máy: Chương 3 - ĐH Kinh tế Quốc dân ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA TIN HỌC KINH TẾ BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KẾ TOÁN MÁY Chương III TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST ACCOUNTING I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST ACCOUNTING 1. Cỏc phớm chức năng 2. Bố trớ màn hỡnh cập nhật chứng từ 3. Quy trỡnh vào một chứng từ mới 4. Cỏc bước thực hiện sửa, xoỏ một chứng từ 5. Cỏc thao tỏc chung khi lờn bỏo cỏo a. Quy trỡnh thực hiện lờn bỏo cỏo b. Một số điểm cần lưu ý khi lờn và xem bỏo cỏo 6. Mối quan hệ giữa các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast II. PHÂN HỆ HỆ THỐNG 1. Chức năng của phân hệ hệ thống - Khai báo các danh mục từ điển và các tham số tùy chọn - Quản lý và bảo trì số liệu - Quản lý người sử dụng - Trợ giúp. 2. Khai báo các danh mục từ điển và tham số tùy chọn - Danh mục đơn vị cơ sở - Danh mục bộ phận hạch toán - Danh mục nhân viên - Danh mục tiền tệ - Tỷ giá quy đổi ngoại tệ - Danh mục các màn hình nhập chứng từ - Khai báo các tham số tùy chọn. III. PHÂN HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 1. Chức năng của phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình. Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác. Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế. Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp 2. Quản lý danh mục từ điển a. Danh mục tài khoản Việc xây dựng hệ thống tài khoản phụ thuộc vào 02 yếu tố:  Các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra.  Phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng. Thông thường khi xây dựng DM TK gồm các thông tin sau: - Số TK - Tên TK - Mã ngoại tệ - TK mẹ - TK công nợ - TK sổ cái Lưu ý: Đối với các TK ngoại tệ (Mã ngoại tệ là USD, EUR,..) thì phải khai báo thêm PP tính tggs nợ / có: b. Các danh mục khác 3. Cập nhật số dư tài khoản  Nguyên tắc - Nhập duy nhất 1 lần - Đối với các TK không theo dõi công nợ được thực hiện ở menu “Kế toán tổng hợp / Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản”. - Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết - Nếu chương trình được sử dụng bắt đầu từ đầu năm tài chính - Nếu chương trình được sử dụng không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính - Đối với các tài khoản ngoại tệ - Đối với các tài khoản hàng tồn kho 4.Cập nhật chứng từ a. Phiếu kế toán Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ... Tại một số doanh nghiệp thì phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do tính đặc thù về sự phân công công việc trong phòng kế toán. b. Bút toán phân bổ tự động Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán phân bổ sau:  Phân bổ các tk 621, 622 vào tk154 trong trường hợp các chi phí trực tiếp này không thể chỉ rõ được cho sản phẩm nào.  Phân bổ tk 627 vào tk 154.  Phân bổ tk 641, 642 vào tk 911 theo các loại hình kinh doanh khác nhau  Một số trường hợp phân bổ khác b. Bút toán phân bổ tự động  Lợi ích của việc sử dụng bút toán phân bổ tự động - Tiết kiệm thời gian, công sức lao động vì: số lượng các bút toán phân bổ có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán phân bổ. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian. - Không gây nhàm chán trong công việc vì: các bút toán phân bổ đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ. b. Bút toán phân bổ tự động  Khai báo các bút toán phân bổ tự động  Phần thông tin chung: - Stt bút toán: trình tự thực hiện các bút toán phân bổ - Tên bút toán: diễn giải nội dung phát sinh. - Tài khoản ghi có: tài khoản sẽ phân bổ đi (có thể là TK tổng hợp).  Phần thông tin chi tiết: -Tài khoản ghi nợ: Tài khoản sẽ nhận phân bổ (phải là tài khoản chi tiết.) - Mã vụ việc - Mã bộ phận hạch toán - Tk nợ/Tk có 1, 2, 3: cặp tài khoản dùng để tự động tính hệ số phân bổ. b. Bút toán phân bổ tự động  Tạo bút toán phân bổ tự động - Số chứng từ - Số tiền phân bổ: chỉ khai báo khi không phân bổ hết toàn bộ số tiền phát sinh. - Mã đơn vị cơ sở: chỉ khai báo trong t/hợp có ghi số tiền phân bổ - Hệ số phân bổ  Tính hệ số phân bổ tự động Do người dùng tự nhập hoặc được tính bởi chương trình. Nếu được tính bởi chương trình thì phải khai báo cách tính. Ví dụ: dựa vào số phát sinh nợ/có của 1 hoặc 1 cặp tài khoản nào đó.  Ví dụ DN có 2 PX SX A và B Phân bổ chi phí sx chung (627) gồm: Chi phí nhân viên TK Có 6271 / TK Nợ (6271PXA - 6271PXB) Chi phí nhân viên TK Có 6272 / TK Nợ (6272PXA - 6272PXB) c. Các bút toán kết chuyển tự động Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:  Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh  Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh  Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh  Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh  Kết chuyển khác… c. Các bút toán kết chuyển tự động  Lợi ích của việc sử dụng bút toán kết chuyển - Tiết kiệm thời gian, công sức lao động vì: số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian. - Kh ...