Bài giảng Kiểm soát nội bộ: Khuôn mẫu lý thuyết (phần 2) - ThS. Ngô Ngọc Linh

Bài giảng Kiểm soát nội bộ: Khuôn mẫu lý thuyết (phần 2) gồm có các mục tiêu sau đây: Trình bày mục đích và các nội dung của các hoạt động kiểm soát cơ bản trong tổ chức, giải thích vai trò và các nội dung của thông tin và truyền thông, trình bày các hoạt động giám sát trong tổ chức, nêu những đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc tổ chức và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Kiểm soát nội bộ: Khuôn mẫu lý thuyết (phần 2) - ThS. Ngô Ngọc Linh TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM Khuôn mẫu lý thuyết Kiểm soát nội bộ GV: Ngô Ngọc Linh PHẦN 2 Mục tiêu • Sau khi nghiên cứu xong chương này, người học có thể: – Giải thích tầm quan trọng và các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát. – Nêu vai trò và các nội dung cơ bản của việc đánh giá rủi ro, bao gồm việc nhận dạng, phân tích rủi ro và quản trị sự thay đổi. – Trình bày mục đích và các nội dung của các hoạt động kiểm soát cơ bản trong tổ chức. – Giải thích vai trò và các nội dung của thông tin và truyền thông. – Trình bày các hoạt động giám sát trong tổ chức. – Nêu những đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc tổ chức và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ. 2 Nội dung • Môi trường kiểm soát • Đánh giá rủi ro • Các hoạt động kiểm soát • Thông tin và truyền thông • Giám sát 3 Phần 3 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Định nghĩa • Là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện • Là các hành động cần thiết cần thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức 5 Mục tiêu Chỉ bán hàng cho các khách hàng có thể thu tiền đúng hạn Rủi ro • Khách hàng không trả nợ • Khách hàng chiếm dụng nợ Chính sách Thủ tục • Chính sách bán chịu: Điều • Bộ phận bán chịu độc lập kiện bán chịu, thời hạn bàn với bộ phận kinh doanh chịu • Các hóa đơn bán chịu phải • Chính sách chiết khấu được xét duyệt bởi bộ thanh toán phận bán chịu trước khi giao hàng • Xây dựng danh sách khách hàng có phân loại theo ưu tiên bán chịu… 6 Mục tiêu Mua hàng đúng số lượng và chủng loại cần thiết Rủi ro • Mua không đúng chủng loại • Mua số lượng ít/nhiều hơn nhu cầu Chính sách Thủ tục ? ? 7 Các hoạt động kiểm soát chủ yếu • Phân chia trách nhiệm • Xử lý thông tin • Bảo vệ tài sản • Sử dụng các chỉ số hoạt động • Quản trị hoạt động/chức năng • Soát xét ở cấp cao 8 Phân chia trách nhiệm • Không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu trong quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc: – Chức năng xét duyệt và bảo quản – Kế toán và bảo quản tài sản – Xét duyệt và kế toán … • Phân chia trách nhiệm giúp sai sót dễ phát hiện và gian lận khó xảy ra hơn. 9 Bài tập • Dưới đây là danh sách các chức năng liên quan đến hoạt động mua hàng. Hãy cho biết chức năng nào không nên được kiêm nhiệm và giải thích. – Sử dụng vật tư – Mua vật tư – Nhận vật tư – Bảo quản vật tư • Giả sử do điều kiện khách quan, phải chấp nhận sự kiệm nhiệm giữa các chức năng trên. Có cách nào để kiểm soát không? 10 Xử lý thông tin • Ủy quyền và xét duyệt • Chứng từ • Đối chiếu và xử lý khác biệt • Kiểm tra độc lập 11 Tất cả nghiệp vụ đều phải có người chịu trách nhiệm Tránh chồng chéo trong phê duyệt Ủy quyền và xét duyệt Cân bằng giữa ủy quyền và xét duyệt trực tiếp Quy định về cơ sở và dấu hiệu của sự phê duyệt CHỨNG TỪ 12 Bài tập • Qua một công ty tư vấn, Giám đốc Công ty M khám phá hàng tồn kho quá cao vì ở công ty các bộ phận sử dụng thường tự động mua vật tư, kể cả khối văn phòng và phân xưởng. Trưởng kho ước tính nhu cầu và gửi qua bộ phận mua hàng, bộ phận này tự động lập đơn hàng để mua. • Giám đốc công ty ký một quy định nêu rõ: Tất cả các trường hợp mua hàng đều phải được Trưởng phòng mua hàng phê duyệt. Sau đó, Trưởng phòng mua hàng than phiền về công việc ký duyệt quá nhiều trong khi tình trạng mua hàng bừa bãi vẫn không chấm dứt. Cuối cùng, mọi việc quay về như cũ và không ai nhớ rằng đã có một quy định của Giám đốc về vấn đề này. • Giải thích câu chuyện trên. 13 Chứng từ • Chứng từ là công cụ kiểm soát quan trọng: – Lập chứng từ: Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, đánh số trước liên tục, lưu lại một bản tại bộ phận lập – Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận để thực hiện sự xét duyệt và kiểm soát – Kế toán kiểm soát chứng từ trước khi ghi chép giúp đảm bảo nghiệp vụ thực sự xảy ra. – Lưu trữ chứng từ giúp xác định trách nhiệm của người lập, người phê duyệt và các bên liên quan 14 Bộ phận BP Mua BP Nhận BP Sử dụng BP Kho hàng hàng Xét duyệt và kiểm soát ? ? ...