Bài giảng môn học Quản trị hành chính văn phòng: Chương V - ĐH Duy Tân

Bài giảng môn học Quản trị hành chính văn phòng: Chương V trình bày nội dung công tác kiểm tra công việc hành chính văn phòng như khái niệm kiểm tra công việc hành chính văn phòng, vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng, ý nghĩa của kiểm tra công việc hành chính văn phòng, căn cứ vào thời điểm kiểm tra, phương pháp kiểm tra và các nội dung khác.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng môn học Quản trị hành chính văn phòng: Chương V - ĐH Duy TânKIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP KHÁI NIỆM KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP• Kiểm tra công việc hành chính (administrative control) là việckiểm tra công văn giấy tờ, nhà quản trị phải tạo điều kiện thuậnlợi cho việc kiểm tra hành chính ở cơ quan.• Kiểm tra hành động hay tác vụ (operative control) là kiểm tra cácnghiệp vụ chuyên môn như sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liênlạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quan có đúng theotiêu chuẩn hoặc thủ tục hay không. VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVPTính chất kiểm tra quan trọng của hoạt động văn phòng được thểhiện ở hai mặt.Một mặt, kiểm tra là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị phát hiệnnhững sai sót để khắc phục, điều chỉnh kịp thời.Mặt khác, thông qua kiểm tra các hoạt động văn phòng sẽ đượcthực hiện tốt hơn và giảm bớt được những sai sót có thể nảy sinh.Kiểm tra không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt độngcủa hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (từ lập kếhoạch đến tổ chức thực hiện).Kiểm tra là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về khônggian. Nó là yếu tố thường trực của nhà quản trị mọi nơi, mọi lúc. CompanyLogo VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP. Theo H. Fayol: “Trong kinh doanh kiểm tra là việc kiểm chứngxem mọi việc có được thực hiện theo kế hoạch đã được vạchra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định haykhông. Nó có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm đểsửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm:có sự vật, con người và hành động. VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVPTheo H. Fayol:Như vậy-Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trongquản lý.-Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quảcao-Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những ngườilãnh đạo tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.-Kiểm tra giúp tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị theo sát và đốiphó với sự thay đổi của môi trường.-Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. CompanyLogo Ý NGHĨA CỦA KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVPĐối với người kiểm tra-Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trongquản lý-Kiểm tra giúp thẩm định tính đúng đắn của đường lối chiến lược,kế hoạch, và dự án.-Thông qua kiểm tra sẽ cho nhà quản trị có đủ thông tin để ra nhữngphương án hành động trong tương lai mang tính khả thi.-Kiểm tra giúp cho nhà quản trị kịp thời khuyến khích những tài năngnhằm lôi cuốn họ vào quá trình phát triển của tổ chức. Ý NGHĨA CỦA KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVPĐối với người kiểm tra- Kiểm tra sẽ tạo được sự tập trung thống nhất trong hoạt động củacơ quan, đơn vị theo hướng mục tiêu đã dự kiến.- Kiểm tra tạo điều kiện phối hợp nhịp nhàng các hoạt động trongcơ quan, đơn vị, tạo nên một hệ thống thường xuyên, liên tục.- Kiểm tra phát hiện những nhân tố ảnh hưởng đến kết quả hoạtđộng của tổ chức để những biện pháp ứng xử có hiệu quả.- Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện phápkiểm tra thích hợp sẽ làm bớt đi gánh nặng rủi ro cho các nhà quảntrị. CompanyLogo Ý NGHĨA CỦA KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVPĐối với đối tượng kiểm tra- Qua kiểm tra, bản thân người được kiểm tra sẽ kịp thời phát hiệnnhững sai sót để họ không ngừng hoàn chỉnh mình.- Kiểm tra sẽ tạo điều kiện giúp cho người lao động nâng cao năngsuất, tạo điều kiện cho họ có thu nhập cao hơn.- Thông qua kiểm tra chúng ta có thể phân loại được số lượng, chấtlượng lao động của từng người để từ đó có các hình thức phân phốithoả đáng.- Kiểm tra để kịp thời tuyên dương công trạng của người lao động vàvì thể họ sẽ phát huy được năng lực của mình nhiều hơn. CompanyLogo www.themegallery.comCĂN CỨ ĐỂ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP CompanyLogo www.themegallery.com CĂN CỨ VÀO QUY MÔ CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA- Kiểm tra điểm (kiểm tra bộ phận)- Kiểm tra diện rộng (kiểm tra toàn bộ)- Kiểm tra cá nhân được thực hiện đối với từng con người cụ thểtrong tổ chức. CompanyLogo www.themegallery.com CĂN CỨ VÀO THỜI GIAN TIẾN HÀNH KIỂM TRAKiểm tra đột xuất: là việc kiểm tra được tiến hành không theo mộtkế hoạch nào cả, và tiến hành kiểm tra ở một khâu bất kỳ của quátrình thực hiện công việc.Kiểm tra thường xuyên (kiểm tra định kỳ): là căn cứ vào quy địnhtiến hành kiểm tra nhà quản trị lập kế hoạch và thông báo kế hoạchcụ thể kiểm tra công việc ở khâu nào, vào thời gian nào….Thườngkiểm t ...