Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 5

Chương 5. Chỉnh lý tài liệu - Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 ph/án phân loại khoa học, trong đó tiến hành: chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; XĐGTTL; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; Xây dựng công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 5 Chương V CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TS.N guyễ L ệ n N hungTS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU I. Kh/niệm, m/đích, y/cầu và ng/tắc ch/lý TLIV. Kết thúc chỉnh lý II. Chuẩn bị chỉnh lý III. Thực hiện chỉnh lý TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu,nguyên tắc công tác chỉnh lý TL1 Khái niệm2 Mục đích3 Yêu cầu4 Nguyên tắc TS. Nguyễn Lệ Nhung 09125819971. Khái niệm• Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 ph/án phân loại khoa học, trong đó tiến hành: - chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; - XĐGTTL; - hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu - Xây dựng công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý. TS. Nguyễn Lệ Nhung 09125819972. Mục đích• Tổ chức sắp xếp lại TL 1 cách khoa học.• Tạo điều kiện thuận lợi cho c/tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng TL.• Loại ra những TL hết giá trị để tiêu huỷ => góp phần tiết kiệm được kho tàng và các trang thiết bị bảo quản TL. TS. Nguyễn Lệ Nhung 09125819973. Yêu cầu (Đ10-NĐ 111/2004/NĐ-• TL được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh (đảm bảo được mối liên hệ tự nhiên của TL).• Đối với LTHH: xác định THBQ cho HS, TL• Đối với LTLS: xác định TL cần bảo quản VV và TL hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.• Hệ thống hoá HS, TL• Lập MLHS tài liệu• Lập danh mục TL hết giá trị, loại ra để tiêu huỷ. TS. Nguyễn Lệ Nhung 09125819974. Nguyên tắc • Không phân tán phông, phải ch/lý TL theo phông. • Tài liệu khi p/loại, lập HS phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của TL. • Tài liệu sau khi ch/lý phải phản ánh được các h/động của CQ, TC; phải phản ánh được mối liên hệ logíc và lịch sử của TL. TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính theo CV số 283 ngày 19/5/2004 CHỈNH LÝ TÀI LIỆUChuẩn bị chỉnh lý Thực hiện chỉnh lý Kết thúc chỉnh lý 1.Giao nhận tài liệu 1.Phân loại tài liệu 1.Kiểm tra kết quả chỉnh lý 2.Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển 2.Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, 2.Bàn giao TL, vận chuyển TL tài liệu về địa điểm chỉnh lý hoàn thiện hồ sơ vào kho và sắp xếp lên giá 3.Khảo sát tài liệu 3.Biên mục phiếu tin 3.Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý 4. Hệ thống hóa hồ sơ 4.Thu thập và bổ sung tài liệu 4.Hoàn chỉnh hồ sơ phông (đơn vị bảo quản) 5.Biên soạn các VB hướng dẫn 5.Biên mục hồ sơ chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý 6. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu 7.Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy TL loại 8.Đánh số h.sơ chính thức vào bìa, vào cặp hộp, viết và dán nhãn hộp 9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ TL TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997II. Các công việc chuẩn bị chỉnh lý 1 Giao nhận tài liệu 2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển TL về địa điểm ch/lý. 3 Khảo sát tài liệu. 4 Thu thập, bổ sung TL. 5 Biên soạn các VB h/dẫn ch/lý và lập KH chỉnh lý. ...