Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 6

Chương 6. Thống kê tài liệu lưu trữ - Thống kê TLLT là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống TTB bảo quản tài liệu trong các kho LT.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 6 CHƯƠNG VITHỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 1 CHƯƠNG VI THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮI. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắcII. Đối tượng và đơn vị thống kêIII. Nội dung và phương pháp thống kê TLLTIV. Lập báo cáo thống kê tổng hợpV. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kêVI. KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 2I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc 1. Khái niệm 2. Mục đích, ý nghĩa 3. Yêu cầu của công tác thống kê TLLT 4. Nguyên tắc thống kê TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 31. Khái niệm• Thống kê TLLT là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống TTB bảo quản tài liệu trong các kho LT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 4 2. Mục đích, ý nghĩa• Giúp các CQ quản lý LT và KLT xây dựng được kế hoạch cho công tác LT: TTBS, chỉnh lý, XĐGTTL• Số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công tác quản lý: trên cơ sở thực tiễn, các CQ phát hiện ra những tồn tại, những vấn đề mới nảy sinh, những vấn đề sai lệch ở cơ sở, những khó khăn vướng mắc trong phạm vi quản lý để xây dựng, ban hành các văn bản nhằm hướng dẫn nghiệp vụ, giúp việc quản lý công tác lưu trữ và TLLT được chặt chẽ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 53. Yêu cầu của công tác thống kê TLLT • Phải cụ thể • Phải phù hợp với thực tế, chính xác (phản ánh đúng số lượng, chất lượng trên thực tê) • Phải kịp thời (cơ quan LT cấp trên mới đủ căn cứ để lập KH, để KL vụ việc) TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 64. Nguyên tắc thống kê • Đảm bảo sự thống nhất giữa sổ sách thống kê và thực tiễn bảo quản • Đảm bảo sự thống nhất trong phông lưu trữ quốc gia VN TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 7II. Đối tượng và đơn vị thống kê 1. Đối tượng thống kê 2. Đơn vị thống kê TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 81. Đối tượng thống kê • TLLT • Các công cụ tra tìm (MLHS, bộ thẻ, CSDL,) • Các phương tiện bảo quản tài liệu (cặp, hộp, giá, tủ) • Cán bộ lưu trữ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 9 2. Đơn vị thống kê• Đối với TLLT: phông, sưu tập, hồ sơ (đơn vị bảo quản), mét giá, văn bản, bó, gói...• Đối với công cụ tra tìm: bộ, quyển, CSDL...• Đối với trang thiết bị bảo quản: chiếc, cái...• Đối với cán bộ lưu trữ: người, b/chế TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 10III. Nội dung vàphương pháp thống kê TLLT 1. Sổ nhập TLLT 2. Sổ xuất TLLT 3. Sổ thống kê phông lưu trữ 4. Mục lục hồ sơ 5. Sổ đăng ký MLHS TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 11 1. Sổ nhập TLLT• Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng kho lưu trữ• Tác dụng: Là công cụ để thống kê tình hình nhập TL vào kho LT, nó cho biết số lượng, chất lượng, thành phần TL trong KLT.• Đối tượng thống kê: Toàn bộ TLLTHC được nhập vào kho LT (không phân biệt thời gian, nguồn nhập, số lượng tài liệu). TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 12 Mẫu sổ nhập TLLTstt Ngày Họ Tên Tên Số Năm Văn Số Số Tóm Ghi tháng tên cơ phông phông của bản lượng cặp, tắt tình chú nhập người quan, tài căn hồ sơ hộp, hình nộp đơn vị liệu cứ bó, tài liệu nộp để mét nhập1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 132. Sổ xuất TLLT• Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu trữ• Tác dụng: - Để thống kê tình hình xuất tài liệu ra khỏi kho lưu trữ - Để quản lý tài liệu được chặt chẽ• Đối tượng thống kê: Toàn bộ tài liệu LT hành chính được xuất ra khỏi kho LT TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 14 Mẫu sổ xuất TLLTstt Ngày Căn Xuất Số và Mục Số Ghi tháng cứ đi tên lục lượng chú xuất đâu, phông số tài lý do liệu1 2 3 4 5 6 7 8 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 153. Sổ thống kê phông lưu trữ• Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu trữ lịch sử và 1 số kho lưu trữ hiện hành (trong kho có nhiều phông)• Tác dụng: - Để thống kê số lượng các phông, các bộ sưu tập TLLT cho từng kho - Để cố định trật tự sắp xếp các phông, các bộ sưu tập trong kho - Để phản ánh khái quát tình hình tài liệu trong kho TS. Nguyễn Lệ ...