Bài giảng PR (Public Relation) - Bài 5: PR và một số hoạt động có liên quan

Bài 5 cung cấp một số kiến thức cơ bản về hoạt động PR và một số hoạt động có liên quan. Nội dung chính trong chương này gồm có: Truyền thông, tổ chức sự kiện, xử lý khủng hoảng, tài trợ cộng đồng, chăm sóc khách hàng, xây dựng thương hiệu, câu hỏi nghiên cứu.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng PR (Public Relation) - Bài 5: PR và một số hoạt động có liên quan Bài 5 PR VÀ MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CÓ LIÊN QUAN 1. Truyền thông 2. Tổ chức sự kiện 3. Xử lý khủng hoảng 4. Tài trợ cộng đồng 5. Chăm sóc khách hàng 6. Xây dựng thương hiệu 7. Câu hỏi nghiên cứu. 1. Truyền thông 1.1. Khái niệm Media Relations - Quan hệ báo chí 1.2. Quan hệ với giới truyền thông 1.3. Vai trò của PR với giới truyền thông. 1.1. Khái niệm Media Relations - Quan hệ báo chí • Media Relations - Quan hệ báo chí là thiết lập và duy trì các mối quan hệ giữa một tổ chức và báo chí • Mối quan hệ này bao gồm việc phổ biến, truyền đạt có mục đích những thông điệp của tổ chức đến công chúng thông qua những phương tiện truyền thông có chọn lọc, không phải trả tiền, để phục vụ những mục tiêu cụ thể • Quan hệ báo chí còn hỗ trợ cho việc thiết lập và duy trì các mối quan hệ giữa tổ chức với các nhóm cộng đồng. Những sự kiện và hoạt động tài trợ thường được báo chí làm cầu nối để công chúng biết đến những hoạt động đó của tổ chức • Thêm nữa, khi có một thông tin xấu nào đó về tổ chức xuất hiện, mối quan hệ tốt đẹp với giới báo chí sẽ giúp cho tổ chức có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc đính chính hoặc xử lý khắc phục. 1.2. Quan hệ với giới truyền thông • Quan hệ với giới truyền thông đã trở thành một trong các nhiệm vụ trọng tâm của PR. Mặt khác, trên thực tế, có một số đáng kể nhà báo, phóng viên, biên tập viên đã chuyển công tác sang làm PR tại các doanh nghiệp. Các sinh viên ngành truyền thông ra trường cũng được các doanh nghiệp tuyển dụng để làm nhân viên PR • Bên cạnh đó, những thông tin bắt nguồn từ các hoạt động PR xuất hiện ngày càng nhiều trên các bản tin của báo chí cũng như các đài phát thanh, truyền hình • Những điều này đã tăng cường thêm mối quan hệ nghề nghiệp giữa PR và ngành truyền thông cả chiều rộng lẫn chiều sâu. 1.3. Vai trò của PR với giới truyền thông • PR đang ngày càng trở thành một nguồn cung cấp thông tin chủ yếu cho các cơ quan truyền thông. Một số đáng kể các bài báo cũng như phóng sự truyền thanh và truyền hình đều có nguồn gốc từ hoạt động PR • Ngược lại, các phương tiện truyền thông lại cung cấp thông tin cho những người làm PR thông qua các vấn đề, sự kiện, những thay đổi đang diễn ra ngoài xã hội mà các phương tiện truyền thông này đề cập. Nhờ đó, người làm PR có thể theo dõi, nắm bắt được các vấn đề xã hội cũng như xu hướng và ý kiến công chúng. Từ đó, giúp ích rất nhiều cho việc lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động PR. 2. Tổ chức sự kiện 2.1. Khái niệm về “Tổ chức sự kiện” 2.2. Các nguyên tắc cơ bản khi tổ chức sự kiện 2.3. Tiến trình tổ chức sự kiện 2.4. Rủi ro trong tổ chức sự kiện 2.5. Phân biệt tổ chức sự kiện và PR 2.6. Vai trò của PR trong tổ chức sự kiện 2.7. Hiệu quả của PR qua tổ chức sự kiện. 2.1. Khái niệm về “Tổ chức sự kiện” • Tổ chức sự kiện là hoạt động nhằm mục đích gây sự chú ý của công chúng để giới thiệu, quảng bá, tạo ra mối quan hệ có lợi cho tổ chức • Có nhiều hình thức tổ chức sự kiện như: họp báo, hội nghị, hội chợ, triển lãm, lễ hội, văn nghệ, thể thao, v.v… 2.2. Các nguyên tắc cơ bản khi tổ chức sự kiện • Ý tưởng thích hợp: là tiêu chí quyết định phương pháp tổ chức • Mục tiêu rõ ràng: nhằm hỗ trợ cho chiến lược của tổ chức • Xác định đúng công chúng mục tiêu: tránh phân tán nguồn lực và thời gian • Chuẩn bị chu đáo: để có thể đạt được kết quả tối ưu nhất. 2.3. Tiến trình tổ chức sự kiện (Phụ lục 4 ) Ra quyết định 5 W & 1 H Điều nghiên từng chi tiết cơ bản Lên kế hoạch tổ chức Thiết kế sự kiện Hình dung về sự kiện Dự phòng tình huống bất trắc Theo dõi sau sự kiện Các bước trong tiến trình tổ chức sự kiện: 1. Ra quyết định “5W và 1H” (what, why, who, where, when and how). Sự kiện gì? Tại sao tổ chức sự kiện? Mời ai? Tổ chức ở đâu? Khi nào? Và tổ chức như thế nào? 2. Điều nghiên từng chi tiết cơ bản: chọn ngày giờ, địa điểm; cung đường đi; thực đơn; hình thức giải trí phù hợp trong sự kiện; trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, hình ảnh; v.v… 3. Lên kế hoạch tổ chức: theo lộ trình từng mốc thời gian trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện, kèm theo đó là kế hoạch về ngân sách hoạt động cho sự kiện 4. Thiết kế sự kiện: Thiết kế, biên tập các sản phẩm in ấn cho sự kiện, thiết kế cách trang hoàng địa điểm tổ chức 5. Hình dung về sự kiện: tưởng tượng về sự kiện, cảm nhận nó bằng mọi giác quan để xác định màu sắc, âm thanh, cách trang trí trong sự kiện 6. Dự phòng tình huống bất trắc: công tác chuẩn bị về hậu cần, an ninh, cấp cứu y tế cũng như các kế hoạch đối phó với những tình huống bất thường có thể xảy ra 7. Theo dõi sau sự kiện: cân đối thu chi sau sự kiện, đánh giá thành quả, và gửi thư cảm ơn. 2.4. Rủi ro trong tổ chức sự kiện • Trên thực tế, không ít tổ chức đã gặp phải những rủi ro trong tổ chức sự kiện. Mặc dù, đó là chương trình có tầm cỡ, khách mời là những nhân vật nổi tiếng mà công chúng đã quen thuộc. Khi sự kiện đang diễn ra, dù toàn bộ quy trình được thực hiện một cách hoàn hảo đúng như kế hoạch, song vẫn có thể gặp phải những sự cố như: thái độ của nhân vật nổi tiếng được mời đến; phát biểu khiếm nhã từ khách mời; cách thức khuyến mãi vé vào cửa; hoặc thậm chí từ các yếu tố bất khả kháng như mưa, bão; v.v… • Do đó, khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, cần dự liệu những tình huống xấu có thể xảy ra và dự phòng các biện pháp đối phó kịp thời. 2.5. Phân biệt tổ chức sự kiện và PR • Tổ chức sự kiện và PR thường đi kèm nhau trong một chiến dịch tiếp thị nhưng đây là hai hoạt động riêng biệt và có những đặc trưng khác nhau. Tổ chức sự kiện là bề nổi còn PR là phần chìm. Thông qua sự kiện, PR chuyển tải đến công chúng thông điệp của tổ ch ...