Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 1: Nhập môn quản trị hành chính văn phòng

Bài giảng trình bày những khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của hành chính văn phòng doanh nghiệp, nhà quản trị hành chính văn phòng. Tham khảo nội dung bài giảng để nắm bắt nội dung chi tiết.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 1: Nhập môn quản trị hành chính văn phòng CHƯƠNG 1NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.NHỮNG KHÁI NIỆMII.CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP III.NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I. NHỮNG KHÁI NIỆM I.1 Quản trị Có nhiều định nghĩa về quản trị Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu chungthông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổchức. Quản trị là nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạtmục tiêu với hiệu quả mong muốn Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điềuhành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt được mụctiêu chung. Nói đến quản trị là nói đến yếu tố con người vàthông qua hoạt động của con người để đạt mục tiêu.Quá trình quản trị thường được thực hiện qua các chứcnăng quản trị (PODC hay POLC) QUẢN : duy trì, ổn định, giữ vững TRỊ : sự thay đổi, năng động, biến đổi Do đó có thể hiểu “Quản trị là duy trì sự ổn địnhtrong sự biến động” Vấn đề : Quản tri kinh doanh là gì ? I.2 Hành chính Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự rađời của nhà nước. Nó có 2 nghĩa chính Theo nghĩa rộng : hành chính gắn liền với tínhquyền lực nhà nước. Do đó :” Hành chính là côngviệc của các cơ quan quyền lực nhà nước sử dụngquyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xãhội”. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chínhCÔNG Theo nghĩa hẹp : hành chính gắn liền với nghĩaphục vụ (hỗ trợ). Do đó có thể hiểu : “Hành chính làcác hoạt động điều hành công việc của một tổ chứcnhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệuquả của bộ máy quản lý” . Khái niệm này dẫn tới loạihình hành chính TƯ. Hành chính doanh nghiệp là một loại của hànhchính tư, diễn ra ở các doanh nghiệp, phục vụ mục tiêuphát triển của doanh nghiệp đó. Những lưu ý quan trọng Trên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản trị vàhành chính. Cần phân biệt giữa hành chính công và hành chínhtư. Mục tiêu cơ bản của hành chính doanh nghiệp làgì ? Sự khác biệt cơ bản của hoạt động hành chínhdoanh nghiệp trong nền kinh tế kế hoạch hoá và nềnkinh tế thị trường. 1.3 Văn phòng Có nhiều cách tiếp cận Tiếp cận quyền lực : văn phòng là nơi làm việc củamột cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòngchính phủ …) Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực hiệnmột loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòngcông chứng …) Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở làm việccủa một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan …) Tóm lại Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, làtrung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động,đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bênngoài. Văn phòng doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổnghợp, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị,là nơi bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗtrợ phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động của vănphòng (ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo). Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với yếu tố conngười, quản lý con người. Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, vì nó lànơi giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng và đốitác. Bốn yếu tố cấu thành văn phòng Con người : các nhà quản trị, nhân viên … Hệ thống trang thiết bị : máy móc văn phòng, trangbị kỹ thuật, yếu tố vật chất … Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cơ cấu, phân quyền,nguyên tắc, thủ tục … Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộcvào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên Hành chính văn phòng doanh nghiệp là các hoạtđộng thu thập xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, hỗtrợ và phục vụ cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp,bảo đảm hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Quản trị hành chính văn phòng là quá trình hoạchđịnh, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt độnghành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảođảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quảnlý trong ra quyết định điều hành doanh nghiệp Hệ thống hành chính văn phòng doanh nghiệp phảithiết kế trên quan điểm ASS : Hoạt động hành chính văn phòng doanh nghiệp làmột quá trình Hành chính văn phòng doanh nghiệp đòi hỏi tínhchuyên môn hoá và tính chuyên nghiệp Hành chính văn phòng doanh nghiệp phải tuân thủmục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp Hành chính văn phòng đòi hỏi phải xác định tínhquyền lực tương xứng với trách nhiệm II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II.1 Chức năng của hành chính văn phòng Hành chính văn phòng doanh nghiệp trong kinh tếthị trường có 2 chức năng cơ bản, đó là chức năngthông tin (tham mưu tổng hợp) và chức năng phục vụhỗ trợ, chúng kết hợp tạo ra hệ thống hành chính vănphòng hỗ trợ (ASS : Administration Support System) Chức năng thông tin : thu thập, phân tích, xử lý,lưu trữ, tham mưu, cung cấp thông tin … Chức năng hỗ trợ : phục vụ & dịch vụ cho các đơnvị trong bộ máy quản lý II.2 Nhi ...