Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng và lưu trữ thông tin - Trường Trung cấp Tháp Mười

Giáo trình "Nghiệp vụ văn phòng và lưu trữ thông tin" cung cấp cho sinh viên những kiến thức về: một số vấn đề chung về quản trị hành chính văn phòng; quản trị hành chính văn phòng; một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng; điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng;... Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng và lưu trữ thông tin - Trường Trung cấp Tháp Mười SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ĐỒNG THÁP TRƯỜNG TRUNG CẤP THÁP MƯỜI GIÁO TRÌNH NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ THÔNG TIN Đồng Tháp, năm 2020 BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ hành chính văn phòng 1.1. Khái niệm: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của hành chính văn phòng: Chức năng, nhiệm vụ của hành chính văn phòng thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây: - Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. - Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,… - Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ. - Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên. 2 - Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết. - Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty. - Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty. 2. Quản trị hành chính văn phòng 2.1. Khái niệm: Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phòng: - Chức năng, nhiệm vụ của quản trị + Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. + Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong doanh nghiệp để đảm Nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. + Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức. + Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai trái đi lệch với mục tiêu. - Chức năng, nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phòng: + Hoạch định công việc hành chính + Tổ chức công việc hành chính văn phòng + Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng + Kiểm soát công việc hành chính + Dịch vụ hành chính văn phòng 3. Tổ chức văn phòng 3.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng: * Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : 3 + Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh VP là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo một số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo VN quan trọng, công tác cơ yếu… + Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng HC) Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề cao trách nhiệm quản lý trong VP và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng. * Các bộ phận trực thuộc Văn phòng : + Bộ phận hành chính,văn thư : Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp; Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết; Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư + Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan; Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết. + Bộ phận lưu trữ: Thực hiện công tác lưu trữ; Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. + Bộ phận Quản trị: Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả. + Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan ) + Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ … 3.2. Tổ chức và bố trí nơi làm việc: Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những phương tiện cần thiết, trong đó Cán bộ, công chức thực hiện công vụ, nhiệm vụ của mình. * Những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm việc: - Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan: trụ sở cơ quan phải thể hiện được ...