Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 3 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Chương 3 cung cấp các nội dung liên quan đến công việc quản lý hồ sơ tài liệu trong cơ quan, tổ chức. Chương này gồm có các nội dung: Quy trình văn bản đi - đến, quản lý hồ sơ tài liệu,...và một số nội dung khác. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 3 - ThS. Nguyễn Văn BáuChương3QUẢNLÝHỒSƠTÀILIỆUTRONGCƠQUAN,TỔCHỨCI.QuytrìnhvănbảnĐiĐến1.Quytrìnhvănbảnđến Kiểmtravănbản.(btap) Đăngkývănbảnđến(sodangky) Chuyểngiaovănbảnđến(vb) Lưuvănbảnđến(vande,tenvb)Lưuýtàiliệuđiệntử2.Quytrìnhvănbảnđi Kiểmtravănbản Đóngdấucơquanvàdấumứcđộ(nếucó) Đăngkývaosổvănbản Làmthủtụcchuyểngiao LưuvănbảnLưuýtàiliệuđiệntửI.Quảnlývănbảnđi–đến1.Quytrìnhvănbảnđến Kiểmtrahồsơvănbản. Đăngkývănbảnđến Chuyểngiaovănbảnđến Lưuvănbảnđến Quytrìnhquảnlítàiliệuđiệntử2.Quytrìnhvănbảnđi Kiểmtravănbản Đóngdấucơquanvàdấumứcđộ(nếucó) Đăngkývaosổvănbản Làmthủtụcchuyểngiao LưuvănbảnQuytrìnhquảnlítàiliệuđiệntử3.Lậphồsơ HSlàmộttậpvănbảncó liênquanvềmộtvấnđề, sựviệc(haymộtngười) hìnhthànhtrongquátrình giảiquyếtvấnđềsựviệc đóhoặcđượckếthợplại docónhữngđiểmgiống nhauvềhìnhthứcnhư cùngloạiVB,cùngtác giả,cùngTgian.CácloạihồsơtrongdoanhnghiệpPhântheonộidunghồsơchiathànhHồsơnguyêntắcHồsơtổchứcdoanhnghiệpHồsơnhânsựHồsơđốitác,kháchhàngHồsơkếtoánHồsơkỹthuậtHồsơsảnphẩm…Phântheotínhchấthồsơchiathành Hồsơmật Hồsơquantrọng Hồsơthườngsửdụng Hồsơkhôngquantrọng(cóthểbỏsaukhi giảiquyếtcôngviệc)PhươngpháplậphồsơTậphợpvănbảnSắpxếpvănbảnViếttiêuđềhồsơII.QUẢNLÝHỒSƠTÀILIỆU1.Vaitròcủaquảnlíhồsơtàiliệu1.1.Quảnlýhồsơlàgì? Quảnlýhồsơbaogồmviệcsắpxếp,thiếtkếvàxemxétlạicácvănbản,hồsơtrongtổchức.Nóliênquanđếnviệcphốihợpcácnhiệmvụ,quảnlý,bảoquản,tiêuhủytrongsựhoạtđộngcủamộttổchức1.2.Vaitròcủaviệcquảnlýhồsơ• Đảmbảocungcấpthôngtinhợpthời• Xửlýcôngviệcnhanhgọn,cóhiệuquả.• Cóthểdễdàngtìmhồsơ• Thuậnlợichoviệcchuyểngiaothôngtinhồ sơkhicầnthiết1.3.Nguyêntắcquảnlýhồsơ• Tínhthốngnhất• Tiệnlợi,dễkiểmsoát,kiểmtra• Tínhantoànthựchiệncácbiệnphápphòngchống cháy,nổ• Tínhbảomật,thôngtinđượcquảnlýchặtchẽ• Coihồsơtàiliệulàtàisảnchungcủacơquan• Thựchiệntheochuyênmônđảmbảotínhkhoahọc• Bảoquảnhồsơ,tàiliệukéodàituổithọphụcvụ hoạtđộngcủacơquan.1.4.TổchứcquảnlýHSTLQuảnlýHSTLtheobộphậnƯuđiểm+Tránhđượcsựtrìhoãnkhôngcầnthiết+Dễdàngthựchiện+TáchbiệthồsơvớicácbộphậnkhácNhượcđiểm Trùnglắphồsơtrongcácbộphận.• Nhânviênthựchiệnkhôngcóhiệuquảvìhọphảithựchiện nhiềucôngviệckhácnhautrongvănphòng.• Khôngthốngnhấttrongcácbộphậndẫnđếnkhóquảnlý chung• Nhữngtàiliệuquantrọngkhóbảomật.• Nhữngvănbảnđượclưutrữởcácbộphậnchỉgiữởmứcđộ tốithiểuvàtạmthời.QuảnlýHS–TLtậptrungtạiVP• Quảnlýtậptrungcóthểgiúpgiảmsựtrùnglắphồsơvà thiếtbị,tiếtkiệmthờigiansắpxếphoặcphânphốitheoyêu cầudocónhânviênchuyêntráchthựchiện.2.Phươngphápphânloạihồsơ,tàiliệutạicácphòngban. Theovần,mẫutự Theosốhồsơ Kếthợpgiữachữvàsố Theonộidungchủđể Theođịadanh Theothờigian2.1.Sắpxếphồsơtheovần,kýtự Döïa theo teân cuûa hoà sô, taøi lieäu saép xeáptheo traät töï töø A ñeán Z (Ví duï Hoà sô cuûaCoâng ty A xeáp tröôùc hoà sô cuûa Coâng ty B,Hoà sô nhaân vieân Kim Anh xeáp tröôùc hoà sôcuûa nhaân vieân N V Baùu…).Tiếp(2.1….)• Ưuđiểm• Khôngcầntạothưmụccon,cóthểthamchiếutrựctiếpdựa vàotênhồsơ.Dễhiểunhanhchóng.• Nhượcđiểm• Cóthểcónhiềuhồsơmangcùngtên.Vídụ…• Nộidung,vấnđềcónhiềuhồsơsẽbảoquảnởnhiềuvịtrí khácnhau.Vídụ…2.2.SắpxếptheosốhồsơCáchồsơsaukhiđãlậphoànchỉnhvàghisốhồsơ,căncứvàosốhồsơchúngtasắpxếpVídụ:Hồsơ01làpháplý,hồsơsố02lànhânsự…Hoặcnếulàcáctàiliệuthìtheosốcủatàiliệu.Vídụ:Hợpđồngsố01vớiCôngtyABC,Hợpđồngsố02vớiBCD,Hợpđồngsố03vớiCDE…Tiếp(2.2….)ƯuđiểmMởrộngvôhạnhệthốnglưutrữ.Vídụmộtcôngtyhiệnthờicóhồsơcủa20kháchhàngđượclưutrữtheosố.Nămsaunếutăngthêm100kháchhàngthìhồsơkháchhàngcóthểdễdàngmởrộng.Bảomậtthôngtin.NhượcđiểmTốnthờigiancôngsứcđểtạothưmụcchocáchồsơ.Khótratìm(nếusốthứtựcủahồsơ,tàiliệukhôngchuẩn) ...