Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 7 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Khi tuyển dụng người quản trị hành chính văn phòng cần xác định: Vị trí cần người như thế nào? Vị trí đó có vai trò như thế nào trong hoạt động của văn phòng, cơ quan? Điều gì sẽ xảy ra nếu như không có ai làm ở vị trí đó?... Trong bài giảng chương 7 này, các bạn sẽ cùng tìm hiểu về công tác nhân sự văn phòng. Để biết thêm nội dung chi tiết, mời các bạn cùng tham khảo bài giảng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 7 - ThS. Nguyễn Văn Báu Chương 7 CÔNG TÁC NHÂN SỰ  VĂN PHÒNG 1. Tuyển dụng nhân viên văn phòng 1.1. Các vị trí văn phòng tuyển dụng ­ Trợ lý lãnh đạo ­ Thư ký lãnh đạo ­ Cán bộ tổng hợp ­ Nhân viên đánh máy ­ Nhân viên văn thư ­ Nhân viên lưu trữ ­ Nhân viên hành chính ­ Nhân viên kế toán ­ Nhân viên trực điện thoại ­ Nhân viên phục vụ (kỹ thuật, lái xa, bảo vệ…)  Khi tuyển dụng người quản trị hành chính văn  phòng cần xác định • ­ Vị trí cần người như thế nào? ­ Vị trí đó có vai trò như thế nào trong hoạt  động của văn phòng, cơ quan? • ­ Điều gì sẽ xảy ra nếu như không có ai làm ở  vị trí đó? • ­ Công việc đó có thể chia sẻ cho các bộ phận  khác trong cơ quan? 1.2. Các hình thức tìm kiếm ứng cử viên  + Đăng quảng cáo  + Thuê dịch vụ tuyển dụng + Đề nghị nhân viên giới thiệu + Tham gia hội chợ việc làm + Tiếp cận các cơ sở đào tạo 1.3. Xét hồ sơ  Kiểm tra các thông tin ứng cử viên ghi  trong hồø sơ + Lịch sử làm việc không rõ ràng + Các khoảng trống trong công việc + Thay đổi chỗ làm liên tục + Thay đổi công việc + Hồ sơ cẩu thả + Và những thông tin không chính xác về  kinh nghiệm, về thành tích… 1.4. Tổ chức phỏng vấn ­ Mục đích của phỏng vấn để đánh giá: + Kiến thức và kỹ năng + Trình độ và kinh nghiệm + Các yếu tố cá nhân ­ Các hình thức phỏng vấn: + Phỏng vấn theo cấu trúc + Phỏng vấn tự do ­ Điều kiện, tiêu chuẩn để lựa chọn cán bộ,  nhân viên văn phòng: + Vị trí trợ lý  + Thư ký lãnh đạo  + Nhân viên văn thư  + Nhân viên lưu trữ  + Nhân viên phục vụ + Nhân viên tổng hợp  Hình ảnh phỏng vấn Một số câu hỏi thường gặp khi tuyển dụng  các vị trí văn phòng • 1. Vì sao bạn chọn nghề văn phòng? • 2. Có kỹ năng gì để thực hiện các công việc VP • 3. Bạn có biết đặc điểm lao động văn phòng trong  các doanh nghiệp? • 4. Bạn yêu cầu mức lương cơ bản bao nhiêu? • 5. Bạn thích làm việc một mình hay cùng làm việc  với những người khác? • 6. Bạn sẽ nghĩ gì nếu công ty yêu cầu bạn làm thêm  ngoài giờ hành chính. • 7. Theo bạn để làm tốt công việc hành chính nhân  viên văn phòng cần có hiểu biết gì về cơ quan? ­Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng  STVB? ­ Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng lập  kế hoạch? ­ Đặt câu hỏi/tình huống kiểm tra kỹ năng thu  thập thông tin? ­ Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng giao  tiếp hành chính (Kỹ năng giao tiếp điện thoại,  kỹ năng ứng xử đối với các nhân viên)  ­ Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng tổ  chức cuộc họp  ­ Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng  tiếp khách… 2. Đánh giá, khen thưởng • 2.1. Đánh giá • ­ Phẩm chất cá nhân • Các văn phòng sử dụng tiêu chí đánh giá này  để đánh giá sự hoà nhập của nhân viên với tổ  chức, tinh thần đồng đội … • Ví dụ: nhân viên trực điện thoại phải có  giọng nói nhẹ nhàng, thư ký phải có tính cẩn  thận, trung thực và trách nhiệm ­ Hoàn thành công việc  Dùng để đánh giá hiệu quả công việc  của nhân viên bằng cách so sánh kết quả  công việc với mục tiêu đã đặt trước, các  tiêu chí đánh giá là khối lượng công việc,  chất lượng công việc và thời hạn hoàn  thành công việc ­ Kỹ năng làm việc Đánh giá việc thực hiện các công  việc dựa trên các phương pháp thực hiện  công việc. Ví dụ đối với nhân viên giao  tiếp thì thực hiện các kỹ năng gì? Đối với  công việc tư vấn cần phải thực hiện kỹ  năng phân tích tình huống… ­Các lỗi thường gặp khi đánh giá + Đánh giá theo khuynh hướng bình quân Khi đánh giá theo khuynh hướng này sẽ  không có hạng cao hoặc không có hạng thấp,  các nhân viên kết quả giống nhau. Nguyên nhân của việc đánh giá như vậy  là do kết quả không rõ ràng hoặc người quản  trị muốn tránh rủi ro + Quá dễ dãi hoặc khắt khe + Thành kiến cá nhân 2.2. Khen thưởng ­ Thăng chức cho nhân viên. Người quản  trị chú ý tới hai vấn đề  liệu nhân viên có  hoàn thành công việc được giao hay  không? Họ có sẵn sàng tiếp nhận công  việc được giao hay không?  Con người  ham lực chức vụ  ­ Trả lương hiệu quả Tiền không phải là  động cơ duy nhất kích  thích nhân viên của bạn,  nhưng nếu quá ít sẽ làm  giảm động cơ một cách  mạnh mẽ. Do đó, phần  thưởng về tài chính vẫn  được xem là nguồn  động viên lớn. + Trả lương theo kết quả công việc Hình thức  này theo sản phẩm, theo lý thuyết hình thức  này sẽ là động lực tốt nhất đẻ kích thích nhân  viên tăng năng xuất. Tuy nhiên, nhân viên văn  phòng khó áp dụng theo hình thức này. Bởi vì  chức năng của văn phòng là phục vụ do vậy  khó có thể đánh giá theo sản phẩm. + Tiền thưởng. Chế độ tiền thưởng có thể áp  dụng cho từng đối tượng, nếu nhân viên nào có  thành tích cao sẽ có tiền thưởng nhiều Trong văn phòng ít sử dụng hình thức này vì  sao (không phải là đơn vị trực tiếp tạo ra sản  phẩm, nhưng tạo ra năng xuất ví dụ sáng  kiến ) + Sử dụng các phần thưởng khuyến khích Trong nhiều trường hợp thì một phần quà,  tặng phẩm sẽ khuyến khích nhân viên  một cách hiệu quả, bằng khen, giấy  khen…Ngoài ra, những lời khen ngợi như  cũng chính là một hình thức thưởng. 3. Xử lý xung đột văn phòng • + Xung đột trở nên tiêu cực khi các nhóm  làm việc với nhau không thể hiện sự hợp  tác, làm tăng thêm tính bất đồng, dẫn tới  các hành động vô trách nhiệm và các vấn  đề đạo đức bị xâm hại, trong cơ quan  chia bè cánh ...