Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 8: Công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu

Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 8: Công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu sau đây để nắm bắt được các vấn đề của công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 8: Công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu CHƯƠNG 8CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀHỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 1. Sự cần thiết của công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứthể hiện những sự kiện, những hoạt động của tổ chức,cá nhân. Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc thểhiện tính chính xác và tin cậy của những thông tin chứađựng trong nó. Tài liệu lưu trữ gắn liền với những đối tượng nhấtđịnh và là tài sản được bảo vệ. I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 2. Nội dung của công tác lưu trữ Phân loại các tài liệu một cách khoa học. Đánh giá và xác định giá trị tài liệu. Bổ sung tài liệu lưu trữ Thống kê và kiểm tra các tài liệu. Tổ chức và triển khai các kỹ thuật bảo quản. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 3- Các phương án phân loại tài liệu Đặc trưng cơ cấu tổ chức Đặc trưng mặt hoạt động Đặc trưng thời gian Đặc trưng vấn đề Đặc trưng địa dư LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 4. Thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ 4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ Xác định những nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ. Xác định những tài liệu có giá trị và quan trọng cầnbổ sung vào lưu trữ. Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắckhông phân tán tài liệu trong lưu trữ LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 5 – Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ 5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ Sắp xếp trực tiếp Phương pháp gián tiếp Phương pháp kết hợp LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ Nội dung cơ bản của bảo quản tài liệu là phòngchống các yếu tố phá hoại tài liệu, giảm tối đa nhữngthiệt hại và phục chế sửa chữa những tài liệu đã hưhỏng LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 6. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ 6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ Giúp cơ quan nắm chắc được số tài liệu đang lưu trữ nhằm có kế hoạch bảo quản và sử dụng hiệu quả các tài liệu này. Lên kế hoạch kịp thời nhằm bổ sung, điều chỉnh và nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ, chủ động trong việc tổ chức lưu trữ tại cơ quan. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiến hành kiểm tra thực tế các tài liệu có trong kho lưu trữ. Kiểm tra định kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy nổ…). Việc kiểm tra hồ sơ tài liệu cho phép bộ phận lưu trữ xác định được những mất mát hay hư hỏng tài liệu để có phương án khắc phục LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Nguyên tắc lợi ích doanh nghiệp Nguyên tắc bảo mật II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU Giá trịị thực tiễn thường Giá tr thực tiễn thường xuyên xuyên Giá trịị thực Giá tr thực tiễn tiễnGiá trịị ttàiiGiá tr à liệu liệu Giá trịị thực tiễn không Giá tr thực tiễn không thường xuyên thường xuyên Giá trịị llịịch Giá tr ch sử sử II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU 2. Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu Tiêu chuẩn nội dung tài liệu Tiêu chuẩn tác giả tài liệu Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu LAÄP HOÀ À SÔ HUÛY TAØIØI LIEÄU LAÄP HO SÔ HUÛY TA LIEÄU Laäp danh muïc taøiøi lieäu huûy Laäp danh muïc ta lieäu huûy Baûn thuyeátát minh lyù ù do huûy Baûn thuye minh ly do huûy Tôø ø trìình xin huûy taøiøi lieäu Tô tr nh xin huûy ta lieäu TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUANLẬP HỘII ĐỒNG XÁC ĐỊỊNH GIÁ TRỊỊ TLLẬP HỘ ĐỒNG XÁC Đ NH GIÁ TR TLPhân ttíích giá trịị ttàii liệuPhân ch giá tr à liệuKiểm tra trực tiếp ttàii liệuKiểm tra trực tiếp à liệuQUYẾT ĐỊỊNH HỦY TÀII LIỆUQUYẾT Đ NH HỦY TÀ LIỆUThủ trưởng cơ quan QĐThủ trưởng cơ quan QĐTrìình cấp cao hơn khi ttàii liệu ngoàii thẩm quyền tiêu hủyTr nh cấp cao hơn khi à liệu ngoà thẩm quyền tiêu hủyHỦY TÀII LIỆUHỦY TÀ LIỆULập bảng thống kê ttàii liệuLập bảng thống kê à liệuLập biên bản giao nhận ttàii liệu giữa bộ phận lưu trữ vớiiLập biên bản giao nhận à liệu giữa bộ phận lưu trữ vớbộ phận hủy ttàii liệubộ phận hủy à liệuTiến hành tiêu hủy ttàii liệuTiến hành tiêu hủy à liệuLẬP ...