Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng mới

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng gồm 8 chương trình bày các nội dung về quản trị hành chính văn phòng; hành chính văn phòng – một nghề chuyên nghiệp; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong nghiệp vụ văn phòng; hoạch định, tổ chức và kiểm tra công việc hành chính văn phòng; hoạch định, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo và nội dung các chương khác.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng mớiChương1QUẢNTRỊHÀNHCHÍNHVĂNPHÒNGI.VĂNPHÒNG 1.Kháiniệm: Vănphònglàbộmáylàmviệctổnghợpvàtrựctiếpcủamộtcơquanchứcnăng,phụcvụchoviệcđiềuhànhcủalãnhđạo.Cáccơquanthẩmquyềnchunghoặccóquy môlớnthìthànhlậpvănphòng,nhữngcơquannhỏthìcóphònghànhchính. Vănphòngđượchiểulàtrụ sở làmviệccủacơ quan,đơnvị,làđịađiểmgiaotiếpđốinội,đốingoạicủacơquan,đơnvịđó. Vănphònglàmộtphònglàmviệccụthểcủalãnhđạo,củanhữngngườicóchức vụnhưTổnggiámđốc,nghịsĩ… Vănphònglàmộtdạnghoạtđộngcủacơquan,tổchức,trongđódiễnraviệcthu nhận,bảoquản,lưutrữcácloạivănbản,giấytờ,nhữngcôngviệcliênquanđếncôngtácvănthư. Tómlại,Vănphònglàbộ máylàmviệctổnghợpvàtrựctiếpcủamộtcơ quan chứcnăng,phụcvụ choviệcđiềuhànhcủalãnhđạo;lànơithuthập,xử lýthôngtinhỗtrợchohoạtđộngquảnlý;đồngthờiđảmbảocácđiềukiệnvềvậtchấtkỹ thuật chohoạtđộngchungcủatoàncơquan,tổchứcđó. 2. ChứcnăngcủaVănphòng: a.Chứcnănggiúpviệcđiềuhành: Xâydựngchươngtrình,kếhoạch,lịchlàmviệc. Theodõi,đônđốccácđơnvịthựchiệnkếhoạch. Tổchức,điềuphốicáchoạtđộngchungcủacơquan b.Chứcnăngthammưutổnghợp: Tổnghợp,xửlývàcungcấpthôngtinmọimặtvềtìnhhìnhhoạtđộngcủacơquanvàthammưucholãnhđạovềcácbiệnphápgiảiquyếtvàxửlý. c.Chứcnănghậucần,qủantrị: Đảmbảocơsởvậtchấtvàphươngtiện,điềukiệnlàmviệcchocơquan 3.NhiệmvụcủaVănphòng: Xâydựngchươngtrìnhcôngtáccủacơquanvàđônđốcthựchiệnchươngtrình đó;bốtrí;sắpxếpchươngtrìnhlàmviệchàngtuần,quý,6tháng,nămcủacơquan; Thuthập,xử lý,quảnlývàtổ chứcsử dụngthôngtinđể từ đótổnghợp,báo cáotìnhhìnhhoạtđộngtrongđơnvị,đềxuấtkiếnnghịcácbiệnphápthựchiện,phục vụsựchỉđạo,điềuhànhcủathủtrưởng Tưvấnvănbảnchothủ trưởng,chiụtráchnhiệmpháplý,kỹ thuậtsoạnthảo vănbảncủacơquanbanhành Thựchiệncôngtácvănthư –lưutrữ,giảiquyếtcácvănthư tờ trìnhcủacácđơnvị vàcánhântheoquychế củacơquan;tổchứctheodõiviệcgiảiquyếtcácvănthư,tờtrìnhđó; Tổ chứcgiaotiếpđốinội,đốingoại,giúpcơ quantổ chứctrongcôngtácthưtừ,tiếpkhách,giữvaitròlàchiếccầunốicơquan,tổchứcmìnhvớicơquan,tổchức khác; Lậpkếhoạchtàichính,dựtoánkinhphíhàngnăm,quý,dựkiếnphânphốihạnmứckinhphí,báocáokế toán,cânđốihàngquý,năm;chitrả tiềnlương,thưởng,nghiệpvụ; Muasắmtrangthiếtbịcơquan,xâydựngcơbản,sửachữa,quảnlýcơsởvậtchất,kỹthuật,phươngtiệnlàmviệccủacơquan,đảmbảoyêucầuhậucầnchohọat độngvàcôngtáccủacơquan; Tổchứcvàthựchiệncôngtácytế,bảovệsứckhỏe;bảovệtrậttựantoàncơquan;tổchứcphụcvụcácbuổihọp,lễnghi,khánhtiết,thựchiệncôngtáclễtân,tiếp kháchmộtcáckhoahọcvàvănminh Thườngxuyênkiệntoànbộmáy,xâydựngđộingũCánbộnhânviêntrongvăn phòng,từngbướchiệnđạihoácôngtáchànhchínhvănphòng;chỉdẫnvàhướngdẫn nghiệpvụvănphòngchocácvănphòngcấpdướihoặcđơnvịchuyênmônkhicầnthiết.II.QUẢNTRỊ: 1.Kháiniệm: Administration:sựquảntrị,sựhợptáccủa1sốngườitrong1tổchứcđểthực hiệnmụctiêumàcánhântheođuổibằng1phươngcáchcóhiệuquảnhất Quảntrịlàsựphốihợptấtcảcáctàinguyên,thôngquatiếntrình:hoạchđịnh,tổ chức,lãnhđạovàkiểmtranhằmđạtcácmụctiêuđãđềra. 2.Cácchứcnăngquảntrị: a. Hoạch định (planning): xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạchhoạtđộngchotừnggiaiđoạn,từngbộ phậnvàquyếtđịnhlựachọncácgiải phápthíchhợpđểhoànthànhcácmụctiêuđó. b.Tổchức:(organizing):lựachọn,bồidưỡngvàsắpxếpnhânsự theomộtcơ cấu,bộ phận phùhợpđể đảmnhiệmcáchoạtđộngnhằmđạtđượcmụctiêu.Xác địnhnhiệmvụ,quyềnhạn,tráchnhiệmcáccánhân,bộphận,mốiquanhệgiữacáccá nhân,bộphậnđó. c.Lãnhđạo(leading): Phâncông,giaonhiệmvụ,hướngdẫnnhânviênthực hiệncụthểđộngviên,khuyếnkhíchnhânviên. d.Kiểmsoát(controlling):Theodõi,kiểmtra,đánhgiátìnhhình&kếtqủacủa từngcôngviệc,từngnhiệmvụ vàtoànbộ chươngtrình,kế hoạch,ápdụngcácbiện phápxửlý(khenthưởng,xửphạt). Rútkinhnghiệm,chỉnhsửanguyêntắc,chươngtrình,biệnpháptổ chứcthực hiện 3.Quảntrịhànhchínhvănphòng: ...