Bài giảng Quản trị học: Bài 13 - TS. Hoàng Quang Thành

Bài giảng "Quản trị học: Bài 13 - Kiểm tra" trình bày các nội dung chính sau đây: Khái niệm chức năng kiểm tra; tác dụng của kiểm tra; các bước của tiến trình kiểm tra; yêu cầu đối với kiểm tra; các loại hệ thống kiểm tra. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị học: Bài 13 - TS. Hoàng Quang ThànhQUẢN TRỊ HỌC TS. HOÀNG QUANG THÀNH BÀI13KIỂM TRA HUẾ, 02/2022 BỐ CỤC1. Khái niệm2. Tác dụng3. Các bước của tiến trình kiểm tra4. Yêu cầu5. Các kiểu hệ thống kiểm tra 1. Khái niệm chức năng kiểm traq Dù các chức năng trước đó (hoạch định, tổ chức và lãnh đạo) được thực hiện tốt đến bao nhiêu vẫn luôn hiện hữu những nguy cơ làm tổ chức đi chệch hướng mục tiêu ban đầu.q Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải giám sát, theo dỏi tiến trình hoạt động để có biện pháp kịp thời nhằm đảm bảo đi đúng hướng mục tiêu.q Những hoạt động này thuộc chức năng thứ tư, chức năng cuối cùng của tiến trình quản trị - chức năng Kiểm tra. 1. Khái niệm chức năng kiểm tra (tt)q Kiểm tra là tiến trình theo dỏi tổ chức hoạt động như thế nào trên đường đi đến mục tiêu, qua đó phát hiện kịp thời các sai lệch, phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch và áp dụng các biện pháp cần thiết nhằm đưa tổ chức sớm trở lại hoạt động đúng hướng mục tiêu đã định.q Cũng như các chức năng khác, kiểm tra là chức năng chung của quản trị, là khâu bắt buộc đối với tiến trình quản trị. 2. Tác dụng của kiểm tra§ Để làm rõ hơn mục tiêu đã định ban đầu§ Để nắm bắt, cập nhật chiều hướng chính trong sự thay đổi của môi trường nhằm điều chỉnh hành vi của tổ chức cho phù hợp§ Để phát hiện kịp thời các khâu xung yếu nhằm tập trung để khắc phục, qua đó đẩy mạnh hoạt động và gia tăng hiệu quả chung của toàn hệ thống.§ Là công cụ hữu hiệu để kiểm soát hoạt động của nhà quản trị, giúp họ phát hiện được những mặt hạn chế của mình nhằm khắc phục, sửa chữa. 2. Tác dụng của kiểm tra (TT)§ Để phát hiện và nhân rộng những cách làm hay, những kinh nghiệm quý; loại bỏ những việc làm sai trái, lãng phí, vô ích§ Để điều chỉnh, hoàn thiện, cập nhật và phổ biến các chính sách liên quan.§ Là yếu tố cần thiết nhằm duy trì và gia tăng ý thức tổ chức kỹ luật, tinh thần tự giác của cá nhân, bộ phận trong thực hiện các chính sách, nội quy, quy chế, quy định, nguyên tắc của tổ chức và trách nhiệm của mỗi người.§ Để đánh giá chính xác, khách quan kết quả hoạt động của các cá nhân, các bộ phận để áp dụng các biện pháp kích thích tinh thần làm việc của mọi người.§ Là cơ sở để hoàn thiện và nâng cao chất lượng trong việc thực hiện các chức năng khác (hoạch định, tổ chức và lãnh đạo). 3. Các bước của tiến trình kiểm tra Mọi tiến trình kiểm tra đều phải trải qua 3 bước:1) Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra2) Đo lường kết quả thực tế, so sánh với các tiêu chuẩn, xác định sai lệch và phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch3) Thực hiện điều chỉnh Bước 1. Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm trav Tại sao cần đến các Tiêu chuẩn kiểm tra, chúng là gì và từ đâu ra? • Suy cho cùng, kiểm tra là để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như dự kiến, là để đảm bảo thực hiện thành công kế hoạch đã xây dựng. • Một kế hoạch được thực hiện thành công khi các mục tiêu của nó đều đạt được. • Muốn vậy, cần trả lời thoả đáng ba câu hỏi cơ bản: ü Những kết quả dự kiến trong kế hoạch là gì? ü Bằng cách nào để có thể so sánh, đối chiếu kết quả thực hiện với kết quả dự kiến? ü Biện pháp chấn chỉnh nào cần được áp dụng để cải thiện các hoạt động thực tế?o Bước 1. Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra (TT)• Tiêu chuẩn là các tiêu chí được dùng làm mốc để so sánh các hoạt động tương lai, hiện tại và quá khứ, là cơ sở để xác định loại thông tin cần thiết phục vụ việc đo lường và so sánh giữa kết quả thực thế và những gì kỳ vọng trong kế hoạch.• Về lý thuyết, tất cả các chỉ tiêu trong kế hoạch đều có thể trở thành tiêu chuẩn kiểm tra. Tuy nhiên trong thực tế, các kế hoạch khác nhau về mức độ phức tạp và các chỉ tiêu lại khác nhau về mức độ quan trọng, đòi hỏi phải lựa chọn những chỉ tiêu cơ bản và quan trọng nhất làm tiêu chuẩn kiểm tra. Bước 1. Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra (TT)v Yêu cầu đối với tiêu chuẩn và gồm những loại tiêu chuẩn nào?• Để đạt hiệu quả, các tiêu chuẩn phải rõ ràng, quan trọng và có quan hệ logic với các mục tiêu trong kế hoạch.• Các tiêu chuẩn được đo lường theo những cách thức và thể hiện bằng những đơn vị khác nhau, thường được chia làm hai loại. + Tiêu chuẩn định lượng (bằng đơn vị giá trị hoặc vật lý) + Tiêu chuẩn định tính (xu hướng, tính chất, mức độ) Bước 2. Đo lường kết quả, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và phân tích nguyên nhân sai lệchv Thực chất là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường với tiêu chuẩn.v Các khả năng xảy ra sau khi so sánh và hướng xử lý: ü Kết quả thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, có thể kết luận mọi việc diễn ra theo đú ...