Bài giảng Quản trị học: Bài 4 - TS. Hoàng Quang Thành

Bài giảng "Quản trị học: Bài 4 - Thông tin quản trị" được biên soạn nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản về thông tin, các trở ngại thường gặp và biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo quá trình thông tin hữu hiệu phục vụ quản trị. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị học: Bài 4 - TS. Hoàng Quang ThànhQUẢN TRỊ HỌC TS. HOÀNG QUANG THÀNHBÀI04 MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦUØ Mục đích Cung cấp những kiến thức cơ bản về thông tin, các trở ngại thường gặp và biệnpháp khắc phục nhằm đảm bảo quá trình thông tin hữu hiệu phục vụ quản trị.Ø Yêu cầu - Nắm được khái niệm và các yếu tố của quá trình thông tin quản trị - Phân biệt các loại thông tin và yêu cầu đối với thông tin quản trị - Nắm được các bước xây dựng hệ thống bảo đảm thông tin trong quản trị - Nhận diện được các trở ngại và biện pháp khắc phục trong thông tin. BỐ CỤC1. Khái niệm thông tin2. Phân loại thông tin3. Yêu cầu đối với thông tin trong quản trị4. Tổ chức hệ thống bảo đảm thông tin trong quản trị5. Các trở ngại thường gặp trong thông tin quản trị6. Biện pháp khắc phục các trở ngại trong thông tin 1. Khái niệm thông tinv Để quản trị một tổ chức, nhà quản trị phải biết được hiện trạng cũng như xu hướng biến đổi của các yếu tố nội bộ lẫn bên ngoài môi trường.v Trong quản trị, thông tin được hiểu là những tin tức (tín hiệu) mới, được nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định.v Thông tin là quá trình chuyển ý nghĩ từ một người để trở thành nhận thức ở một người khác. Vì vậy, thực chất của thông tin là quá trình phản ánh và tiếp nhận phản ánh đó, biến phản ánh thành hiểu biết và tri thức nhằm mục đích phục vụ việc ra quyết định của nhà quản trị. Vai trò của thông tin trong quản trị§ Thông tin là cơ sở, là điều kiện và là công cụ của mọi quá trình điều khiển, trong đó có quản trị.§ Thông tin là “nguyên liệu” đầu vào để “sản xuất” ra các quyết định quản trị. Bản thân quyết định quản trị cũng là thông tin.§ Thông tin là cơ sở để thực hiện mọi chức năng quản trị.§ Tài năng của nhà quản trị suy cho cùng được thể hiện qua năng lực của họ trong việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin.§ Thông tin là chiếc cầu nối giữa tổ chức với môi trường bên ngoài.§ Mọi phương tiện, thiết bị kỹ thuật phục vụ quản trị đều hướng vào việc Quá trình thông tinQuá trình thông tin và các yếu tố tham gia vào quá trình này đượcminh họa qua sơ đồ sau đây: Phản hồi Ý Mã Truyền Tiếp Giải Nhận nghĩ hóa đạt nhận mã thức Người gửi Người nhận Nhiễu Các yếu tố của quá trình thông tin§ Người gửi: có thể là nhà quản trị, có thể là không, có thể là bộ phận hay tổ chức.§ Mã hóa: Là dịch ý tưởng của Người gửi thành những ký hiệu có hệ thống thể hiện ý đồ và mục đích truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc bằng tín hiệu phi ngôn ngữ.§ Giải mã: là thuật ngữ kỹ thuật chỉ quá trình suy nghĩ của người nhận, gắn với việc giải thích dựa vào những kinh nghiệm sẵn có và các khung tham chiếu.§ Người nhận: Bức thông điệp sau khi được tiếp nhận thì sẽ được giải mã theo ngôn ngữ mà người nhận có thể hiểu được để biến thành nhận thức ở họ.§ Nhận thức: là quan niệm của người nhận sau khi tiếp nhận thông điệp từ người gửi.§ Phản hồi: Là dòng thông tin nối ngược từ người nhận đến người gửi, là yếu tố cơ bản, không thể thiếu trong mọi quá trình điều khiển.§ Nhiễu: Những yếu tố làm lệch lạc nhận thức ở người nhận so với ý nghĩ người gửi. 2. Phân loại thông tin Theo phạm vi của thông tin + Thông tin bên trong: phản ánh tình hình nội bộ của tổ chức (tài liệunghiệp vụ, biểu bảng thống kê, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch v.v…) + Thông tin bên ngoài: liên quan các yếu tố trong môi trường hoạt độngcủa tổ chức. Gồm: (1) Các tài liệu có tính bắt buộc (văn bản pháp luật, chỉthị, nghị quyết, mệnh lệnh, nghị định, thông tư hướng dẫn v.v…); và (2) loạitài liệu có tính chất tham khảo nhằm điều chỉnh các hoạt động của tổ chứccho phù hợp với sự biến động của môi trường. 2. Phân loại thông tin (TT) Theo tính chất của thông tin + Thông tin chỉ đạo: các mệnh lệnh, chỉ thị, chủ trương, định hướng,quan điểm, nguyên tắc do cơ quan cấp trên đưa xuống để hướng dẫn cấp dướithực hiện, phục vụ việc định hướng hoạt động của đối tượng. + Thông tin thực hiện: báo cáo tình hình tiến độ, vấn đề phát sinh, kếtquả thực hiện, kiến nghị, đề xuất, phản ánh của cấp dưới với cấp trên. Đây làthông tin phản hồi giúp chủ thể có thể kiểm soát và thực hiện các hoạt độngđiều chỉnh cần thiết . 2. Phân loại thông tin (TT) Theo tính chất sử dụng của thông tin + Thông tin đầu vào: Là thông tin dưới dạng nguyên liệu (thông tin tra cứu)mà nhà quản trị cần có để ra các quyết định (đường lối, thể chế, pháp luật, quanhệ với bên ngoài, tình hình nội bộ v.v…) + Thông tin đầu ra: là những thông tin ...