Bài giảng Quản trị thời gian - Chương 4: Phát hiện và khắc phục sự lãng phí thời gian

Bài giảng Quản trị thời gian - Chương 4: Phát hiện và khắc phục sự lãng phí thời gian. Chương này cung cấp cho sinh viên những nội dung kiến thức bao gồm: kế hoạch hóa, xác lập ưu tiên trong sử dụng thời gian; vượt qua sự trì hoãn; tránh đa nhiệm, ôm đồm công việc; kiểm soát gián đoạn công việc;... Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung bài giảng!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị thời gian - Chương 4: Phát hiện và khắc phục sự lãng phí thời gian CHƯƠNG 4 PHÁT HIỆN VÀ KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN 10/28/2022 TÌNH HUỐNG CHỮA CHÁY CÔNG VIỆC Tuấn làm việc trong một công ty chuyên sản xuất và bán đồng hồ đo điện. Anh ta mô tả công việc của mình giống như việc 'chữa cháy'. Cứ một 'khủng hoảng' vừa chấm dứt thì một 'khủng hoảng' khác lại tới. 'Tôi dường như không bao giờ có được một phút rảnh rỗi nào kể từ lúc đặt chân đến công ty cho đến tận lúc tôi về nhà. Ban giám đốc luôn luôn muốn mọi việc phải được hoàn tất từ ngày hôm qua rồi. Toàn những việc đại loại như 'ở đây lại trục trặc rồi, Tuấn ơi! Anh giải quyết việc này được không?' hoặc 'Tuấn ơi, anh kiểm tra lượng tồn kho giúp tôi được không? Việc này quan trọng đấy!' Hay như 'Chúng ta phải giao các mặt hàng này cho khách vào Thứ Tư rồi. Việc này rất khẩn, ưu tiên hàng đầu đấy!' Tôi có thể nói với các bạn rằng mọi việc ở đây đều thuộc loại ưu tiên hàng đầu'. Việc vội vàng xử lý hết vụ việc này đến vụ việc khác và đối phó với bất cứ vấn đề nào là sức ép lớn nhất về mặt thời gian và ta thường gọi đó là việc chữa cháy. Câu hỏi: Hãy xác định nguyên nhân của các cuộc 'khủng hoảng' mà Tuấn gặp phải. Làm thế nào để Tuấn giả thoát được việc 'chữa cháy'. Khái niệm PHÁT HIỆN sự lãng phí thời gian KHẮC PHỤC sự lãng phí thời gian NỘI DUNG Kế hoạch hóa, xác lập ưu tiên trong sử dụng thời gian Vượt qua sự trì hoãn Theo kinh nghiệm Tránh đa nhiệm, ôm đồm công việc Kiểm soát gián đoạn công việc Làm chủ cuộc họp Sử dụng email, mạng xã hội và công nghệ tối ưu Sắp xếp không gian làm việc ngăn nắp Kế hoạch hóa, xác lập ưu tiên trong sử dụng thời gian VƯỢT QUA SỰ TRÌ HOÃN ❑ XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN ❑ THỰC HIỆN BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC KIỂM SOÁT SỰ GIÁN ĐOẠN NGUYÊN NHÂN CÁCH KHẮC PHỤC ➢Những ➢Nhóm giải pháp 1: nhiệm vụ khó chịu ➢ Giao nhiệm vụ cho người khác nếu có thể. hoặc không ➢ Tạo cảm giác nhẹ nhõm sau khi thực hiện sẽ là tạo hứng động lực để bạn hành động thú ➢ Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ khó chịu một cách dứt khoát và không lặp lại ➢Sợ thất bại, ngại va ➢Nhóm giải pháp 2: chạm ➢ Hãy trực tiếp đối đầu với nó ➢Không biết ➢ Đánh bại chủ nghĩa cầu toàn bắt đầu từ đâu ➢Nhóm giải pháp 3: ➢ Bắt đầu công việc ở một điểm bất kỳ ➢ Chia nhỏ công việc thành nhiều phần. Sau đó xác định các nhiệm vụ cần thiết để hoàn tất từng phần. Sắp xếp những nhiệm vụ này theo trình tự hợp lý. Sau đó bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên trong trình tự công việc này và tiếp tục như thế. Tránh đa nhiệm, ôm đồm công việc LÀM CHỦ CUỘC HỌP Sử dụng email, mạng xã hội và công nghệ tối ưu 3 2 Nếu có thể hãy giao phó Duy trì một địa chỉ 1 email riêng cho những thư từ cá Giải quyết email nhân theo thời gian đã định trong ngày Sắp xếp không gian làm việc ngăn nắp ❑Vị trí làm việc • Thư ký vị trí gần cửa ra vào • Người hay trao đổi sắp xếp ngồi gần ❑Trang trí nơi làm việc • Màu sắc • Tiếng ồn • Thiết bị • Ánh sáng ❑Bàn giấy trống trải (bàn giấy ngổn ngang thì đầu óc cũng ngổn ngang) • Phân loại tài liệu giấy tờ • Không đề hồ sơ lưu trữ trước mặt • Để vào ngăn kéo những tài liệu sử dụng trong 10 – 15 ngày • Thư mục, danh mục có nhãn dán CHỦ ĐỀ THẢO LUẬN • Bình luận quan điểm của T.Fuller: 'Một tiếng đồng hồ hôm nay đáng giá hơn hai tiếng đồng hồ ngày mai“ • Phát hiện và khắc phục lãng phí thời gian của sinh viên trường đại học Thương mại