Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 7: Cơ sở dữ liệu trong Excel

"Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 7: Cơ sở dữ liệu trong Excel" được biên soạn với các kiến thức đó là cơ sở dữ liệu; sử dụng form để nhập dữ liệu; quy định dữ liệu khi nhập; sử dụng autofilter, Advanced filter; sắp xếp cơ sở dữ liệu; chức năng subtotal...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 7: Cơ sở dữ liệu trong Excel CHƯƠNG 7 7.1. CƠ SỞ DỮ LIỆU Cơ sở dữ liệu trong Excel gồm: • Trường (Field): là một thuộc tính nào đó của đối tượng. Ví dụ: Họ tên, Giới tính, Ngày sinh, HSL, …vv • Bản ghi (Record): là giá trị của các trường tương ứng. Ví dụ: Nguyễn Văn A, Nam, 23/04/1978, 3.67, …vv 7.2. SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU 7.2.1. Hiển thị chức năng FORM • Chọn File/Options/Chọn Customize Ribbon • Tại Choose commands from: chọn All commands, trong phần này bạn chọn Form/Nhấn Add/Chọn Tab và nhấn OK. 7.2. SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU • 7.2.2 Chức năng form • Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu • Bước 2: Thực hiện Data/Form • Bước 3: Thực hiện các chức năng trên hộp thoại. Nhập mới Xóa bản ghi Xóa bản ghi Tìm đến bản ghi trước đó Tìm đến bản ghi kế tiếp Tìm theo điều kiện Đóng hộp thoại form 7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Bôi đen vùng dữ liệu cần đặt điều kiện nhập. • Chọn Data/Data Validation/Data Validation. Xuất hiện hộp thoại: Chọn mức độ quy định nhập dữ liệu Đặt quy tắc nhập dữ liệu Hiển thị lời nhắc khi di chuyển đến vùng nhập 7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Thẻ Settings: - Allow: + Any value: giá trị bất kỳ + Whole number: quy định cho dữ liệu kiểu số + Decimal: quy định cho dữ liệu kiểu thập phân. + List: Dữ liệu nhập vào theo danh sách (nhập vào source hoặc bôi đen vùng danh sách) + Date: quy định cho dữ liệu kiểu ngày. + Time: quy định cho dữ liệu kiểu thời gian. + Text length: quy định theo chiều rộng của dữ liệu kiểu ký tự. + Custom: quy tắc xác định theo công thức, bắt đầu bởi dấu = 7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Thẻ Input Message - Show input message when cell is selected: Tích chọn nếu di chuyển chuột vào thì hiển thị lời nhắc. - Title: Tiêu đề của trên hộp thoại thông báo. - Input Message: Nội dung thông báo. 7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Thẻ Error Alert - Show error alert after invalid data is entered: Tích chọn để hiển thị thông báo lỗi khi dữ liệu nhập vào không đúng quy định nhập. - Style: Chọn mức độ quy định +STOP: mức độ cao nhất, không cho nhập dữ liệu nếu vi phạm quy tắc. + WARNING: vẫn cho phép nhập dữ liệu khi vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn YES. + INFORMATION: vẫn cho nhập dữ liệu khi vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn OK. - Title: tiêu đề của cửa sổ thông báo. - Error Message: Nội dung thông báo khi nhập dữ liệu vi phạm quy tắc. 7.4. SẮP XẾP CSDL • Bước 1: Chọn vùng CSDL. • Bước 2: Chọn Data\Sort. Xuất hiện hộp hội thoại: 7.5. SỬ DỤNG AUTOFILTER, ADVANCED FILTER 7.5.1. Chức năng AutoFilter Auto Filter là tính năng cho phép người dùng lọc ra những bản ghi thỏa mãn điều kiện. Để thực hiện lọc ta thực hiện như sau: • Bước 1: Bôi đen vùng CSDL (cả hàng tiêu đề) • Bước 2: Chọn Data/Filter. Tại trường có điều kiện lọc, kích chọn: 7.5.1. Auto Filter • + Equals: lọc ra bản ghi có giá trị bằng giá trị bạn gõ vào hộp thoại. • + Does Not Equal: lọc ra các bản ghi có giá trị khác giá trị mà bạn gõ vào hộp thoại • + Greater Than: lọc ra các bản ghi lớn hơn giá trị mà bạn gõ vào • + Greater Than Or Equal To: lọc ra các bản ghi có giá trị lớn hơn hoặc bằng giá trị mà bạn gõ vào • + Less Than: lọc ra bản ghi có giá trị nhỏ hơn giá trị gõ vào. • + Less Than Or Equal To: lọc ra các bản ghi có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị bạn gõ vào. 7.5.1. Auto Filter • + Between: lọc ra những bản ghi nằm trong khoảng giá trị mà bạn gõ vào. • + Top 10: giữ lại 10 bản ghi có giá trị lớn nhất • + Above Average: lọc ra những bản ghi có giá trị lớn hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi trong cột. • + Below Average: lọc ra những bản ghi có giá trị nhỏ hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi trong cột. • + Begins With: Lọc ra bản ghi bắt đầu bởi ký tự mà bạn gõ vào. • + Ends With: Lọc ra bản ghi kết thúc bởi ký tự mà bạn gõ vào. • + Contains: Lọc ra bản ghi chứa ký tự mà bạn gõ vào. • + Does Not Contain: Lọc ra bản ghi không chứa ký tự mà bạn gõ vào. 7.5.1. Auto Filter + Custom Filter: tùy chọn khác, hiển thị hộp thoại: Tại vị trí 1 tích chọn vào hộp thả, xuất hiện các tùy chọn như trên, gõ giá trị vào vị trí 3, nếu có hai điều kiện đồng thời thì tích chọn And, điều kiện hoặc thì tích chọn Or và chọn tại vị trí 2, gõ giá trị vào vị trí số 4. • * Hủy lọc: • Để hủy tính năng lọc, chọn Data/Filter. 7.5.2. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) - Vùng điều kiện có hai loại: điều kiện trực tiếp và điều kiện gián tiếp. * Vùng điều kiện trực tiếp: Được thành lập bằng cách sau: Gồm tối thiểu hai hàng, hàng đầu tiên phải là tên trường trong CSDL, từ hàng thứ hai trở đi gõ giá trị cần so sánh với nó, có thể kết hợp dấu >, =, 7.5.2. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện trực tiếp: Ví dụ 1: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 7.5.2. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện trực tiếp: Ví dụ 1: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu: 7.5.2. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện gián tiếp: Được thiết lập g ...