Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 3 - Nguyễn Thị Thùy Liên

Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 3 Cơ sở dữ liệu trong Excel, cung cấp cho người học những kiến thức như: Các hàm về cơ sở dữ liệu; Sắp xếp – Menu Data/Sort; Tìm kiếm (Lọc dữ liệu); Tạo các dòng tổng (Subtotal). Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 3 - Nguyễn Thị Thùy Liên Chương 3 Cơ sở dữ liệu trong Excel GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: lien.nguyenthithuy@phenikaa-uni.edu.vn Khái niệm ❖CSDL(Database) là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo kiểu danh sách để có thể tìm kiếm, lọc, xóa những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó một cách nhanh chóng ▪ Field (trường): • Hàng đầu tiên của danh sách chứa tên trường • Tên của các trường phải là dạng chuỗi và khác nhau ▪ Record (bản ghi): • Các hàng còn lại chứa thông tin về một đối tượng trong danh sách Tin học ứng dụng 2 1. Các hàm về cơ sở dữ liệu ❖ Cấu trúc tổng quát Dfunction(Database,Field, Criteria) ▪ Database: Là một CSDL dạng danh sách của Excel ▪ Field: là tên của trường ▪ Criteria: là vùng điều kiện cần thiết mà hàm phải thỏa mãn để tác động lên trường dữ liệu đã chỉ ra bởi Field ▪ Hàm CSDL sẽ trả lại kết quả tính toán phù hợp với những ràng buộc được chỉ ra ở vùng điều kiện Tin học ứng dụng 3 1. Các hàm về cơ sở dữ liệu ❖ Criteria: Dòng đầu tiên chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa các điều kiện Tin học ứng dụng 4 1. Các hàm về cơ sở dữ liệu ❖ Các hàm cơ sở dữ liệu: 1. Tính tổng các số trong một cột của cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện =DSUM(Database,Field, Criteria) 2. Tính trung bình cộng các số trong một cột của cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện =DAVERAGE(Database,Field, Criteria) 3. Đếm các ô chứa số trong một cột của cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện =DCOUNT(Database,Field, Criteria) 4. Đếm các ô chứa dữ liệu trong một cột của cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện =DCOUNTA(Database,Field, Criteria) 5. Hàm cho giá trị lớn nhất/nhỏ nhất của các ô trên một cột của cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện =DMAX(Database,Field, Criteria) =DMIN(Database,Field, Criteria) Tin học ứng dụng 5 1. Các hàm về cơ sở dữ liệu Tin học ứng dụng 6 2. Sắp xếp – Menu Data/Sort ❖Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu. ❖DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế ❖Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khóa. ▪ Các bản ghi cùng giá trị ở khóa thứ nhất được xếp thứ tự theo khóa thứ 2 ▪ Cùng giá trị ở khóa thứ 2 được xếp thứ tự theo khóa thứ 3. ❖Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort… Tin học ứng dụng 7 2. Sắp xếp – Menu Data/Sort Tin học ứng dụng 8 3. Tìm kiếm (Lọc dữ liệu) Menu Data/Filter ❖Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông itn ) thỏa mãn điều kiện nhất định ❖Có thể lọc theo 2 cách: ▪ Filter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc ▪ Advanced: người sử dụng định điều kiện lọc Tin học ứng dụng 9 3.1 Lọc dữ liệu dùng Filter Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường Menu Data > nhóm Sort&Filter > Filter, => ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách Kích chuột mũi tên, có danh sách thả xuống cho phép lọc theo các giá trị có sẵn hoặc them điều kiện lọc Tin học ứng dụng 10 3.1 Lọc dữ liệu dùng Filter Tin học ứng dụng 11 3.1 Lọc dữ liệu dùng AutoFilter ❖Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp hội thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc: Tin học ứng dụng 12 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter ❖B1: Định miền điều kiện: ▪ Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL. ▪ Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các dòng điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. Tin học ứng dụng 13 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter Tin học ứng dụng 14 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter ❖B2: Thực hiện lọc ▪ Menu Data > nhóm Sort&Filter > Advanced Tin học ứng dụng 15 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter ▪ Ví dụ 1: Tìm kiếm và đưa ra những người có Lương cơ bản > 3000000 hoặc phụ cấp chức vụ >200 Tin học ứng dụng 16 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter ▪ Ví dụ 2: Tìm kiếm và đưa ra những người có Lương cơ bản > 3000000 và phụ cấp chức vụ >200 Tin học ứng dụng 17 17 3.2 Lọc dữ liệu dùng Ad ...