Bài giảng: Tin học quản lý

Như đã biết, Excel là ứng dụng bảng tính rất thông dụng chạy trên môi trường Windows. Rất nhiều người đang sử dụng Excel, nhưng hầu hết chỉ sử dụng tính năng cơ bản như tạo các bảng tính đơn giản. Giáo trình cung cấp những chức năng nâng cao của hai ứng dụng tin học được dùng phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay cho công tác quản lý, đó là ứng dụng bảng tính Microsoft Excel và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng: Tin học quản lý HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG ------- ------- BÀI GIẢNG TIN HỌC QUẢN LÝ Biên soạn : Ths. DƯƠNG TRẦN ĐỨC Ks. PHẠM HÙNG THẾ Lưu hành nội bộ HÀ NỘI - 2006 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống, trong đó công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát triển CNTT nhiều nhất. Hầu hết các công việc trước đây được thực hiện bằng tay, thực hiện trên giấy, được tính toán thủ công, thì nay đã có thể được thực hiện dễ dàng, tiện lợi và chính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học. Đối với các hệ thống quản lý phức tạp thì cần phải có các chương trình ứng dụng riêng biệt, được xây dựng dành riêng cho các hệ thống này, ví dụ như các chương trình kế toán, hệ thống quản lý đào tạo của 1 trường đại học, quản lý ngân hàng, kho bạc v.v. Đối với các hệ thống không quá phức tạp (ví dụ bảng lương, chấm công .v.v), người ta thường sử dụng các chương trình ứng dụng được xây dựng sẵn để quản lý, như Word, Excel, Foxpro, Access, v.v. Cuốn giáo trình “Tin học quản lý” giới thiệu với bạn đọc các chức năng nâng cao của hai ứng dụng tin học được dùng phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay cho công tác quản lý, đó là ứng dụng bảng tính Microsoft Excel và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Đây là hai ứng dụng cốt lõi và được ưu chuộng của bộ chương trình ứng dụng tin học văn phòng (Office) do Microsoft phát triển. Trải quan nhiều phiên bản (hiện nay là phiên bản chạy trên Windows XP), Excel và Access đã có rất nhiều cải tiến, được tăng cường thêm các chức năng, và ngày càng tiện lợi, hiệu quả, được cài đặt trên hầu hết các máy sử dụng hệ điều hành Windows. Phần 1 trình bày về Excel nâng cao, bao gồm việc sử dụng các chức năng nâng cao, các hàm nâng cao, các công cụ phân tích dữ liệu v.v. Excel tương đối dễ sử dụng, các ứng dụng của Excel cũng rất rộng rãi, từ đơn giản đến phức tạp, tuy nhiên không đáp ứng được đối với các bài toán cần phải quản lý nhiều dữ liệu và cần các tính toán linh hoạt. Trong khi lớp các ứng dụng của Excel rộng và không quản lý nhiều dữ liệu thì Access có tầm ứng dụng hẹp hơn, nhưng có thể đáp ứng cho các ứng dụng phức tạp hơn, quản lý dữ liệu nhiều hơn và tính toán linh hoạt hơn. Thực chất, Access là một hệ quản trị CSDL quy mô vừa, vì vậy việc sử dụng Access thiên về lập trình và yêu cầu người sử dụng phải có một số kỹ năng cơ bản cũng như các khái niệm về lập trình và CSDL. Phần 2 nhắc lại các khái niệm cơ bản của Access và trình bày về phương pháp xây dựng một số ứng điển hình trên Access. Cuối mỗi phần là các bài tập và gợi ý hoặc hướng dẫn giải. Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình biên soạn, song không tránh khỏi các thiểu sót, nhóm tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc để tài liệu được hoàn thiện hơn. Cuối cùng xin gửi lời cảm ơn tới các đồng nghiệp đã giúp đỡ nhóm biên soạn hoàn thành cuốn tài liệu này. Nhóm tác giả Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý PHẦN 1 SỬ DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ GIỚI THIỆU Như đã biết, Excel là ứng dụng bảng tính rất thông dụng chạy trên môi trường Windows. Rất nhiều người đang sử dụng Excel, nhưng hầu hết chỉ sử dụng các tính năng cơ bản như tạo các bảng tính đơn giản có trình bày theo hàng, cột, với các phép tính cơ sở như cộng tổng, tính trừ, nhân, chia, trung bình v.v. Tuy nhiên, Excel là một ứng dụng rất đa năng, không những dễ dàng cho phép người dùng thể hiện các bài toán đơn giản 1 cách nhanh chóng mà còn cho phép người dùng sử dụng các chức năng tính toán và phân tích rất mạnh nhằm quản lý các hệ thống tính toán tương đối phức tạp. Phần này giới thiệu cho bạn đọc những chức năng nâng cao của Excel như tạo tệp mẫu, macro, bảo mật v.v., các hàm nâng cao dùng trong các bài toán phức tạp như hàm if, hàm countif, lookup v.v., các hàm lồng nhau, và cách sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu trong Excel như Goal seek, Solver v.v. Việc sử dụng các hàm nâng cao cho phép thực hiện các phép tính phức tạp, tạo các lệnh điều kiện, rẽ nhánh, tham chiếu dữ liệu v.v., tạo ra các kết quả dưới các định dạng mong muốn. Đặc biệt, việc cho phép sử dụng các hàm lồng nhau (kết quả của hàm này là tham số cho hàm kia) tạo cho Excel một khả năng lập trình khá mạnh và tiện lợi. Tuy nhiên, dù được hỗ trợ khả năng lập trình và các hàm khá mạnh, Excel vẫn chỉ là 1 chương trình ứng dụng, do vậy khả năng quản lý dữ liệu rất hạn chế, không quản lý được các hệ thống có lượng dữ liệu lớn và cần đến khả năng lập trình mạnh. Phần 2 sẽ giới thiệu với bạn đọc 1 công cụ quản trị dữ liệu mạnh hơn nhiều, chuyên sử dụng cho các ứng dụng quản lý dữ liệu, đó là Microsoft Access. Mục tiêu Kết thúc phần này, sinh viên cần: - Nắm được cách sử dụng các chức năng nâng cao của Excel như tạo tệp mẫu, tạo và sử dụng macro, tạo chú thích, bảo mật v.v. Áp dụng các chức năng này trong các công việc thích hợp. - Hiểu và sử dụng được các hàm nâng cao trong Excel, sử dụng được các hàm thao tác trên các kiểu dữ liệu đặc biệt, có nhiều tham số, các kiểu tham số đặc biệt, các hàm lồng nhau v.v. để giải quyết các bài toán quản lý phức tạp. - Có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Data tables, Solver, Pivot tables v.v. để phục vụ cho các công việc như lựa chọn phương án, rút trích dữ liệu có ích từ các dữ liệu ban đầu v.v. Cách trình bày Phần này được trình bày theo dạng phân tích cú pháp, cách sử dụng các chức năng, các hàm, các công cụ, kèm theo là các ví dụ đặc trưng được diễn giải cụ thể. Cách trình bày này giúp cho ...