Bài giảng Tin học văn phòng: Chương 3 - Hoàng Thanh Hòa

Bài giảng "Tin học văn phòng - Chương 3: Cơ sở dữ liệu trong Excel" cung cấp cho người học các kiến thức: Khái niệm CSDL trong Excel, sắp xếp CSDL, lọc dữ liệu, các hàm trong CSDL, tổng hợp số liệu theo nhóm. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Tin học văn phòng: Chương 3 - Hoàng Thanh HòaGiáo viên: Hoàng Thanh Hòa thanhhoa48dhv@gmail.com• Khái niệm CSDL trong Excel• Sắp xếp CSDL• Lọc dữ liệu• Các hàm trong CSDL• Tổng hợp số liệu theo nhómthanhhoa48dhv@gmail.com Trang 2• CSDL trong Excel được tổ chức dưới dạng bảng gồm có các dòng và các cột.• Các cột gồm các ô chứa dữ liệu cùng kiểu gọi là các trường (Field) và các dòng, kể từ dòng thứ hai trở đi chứa đầy đủ thông tin của các trường.• Dòng đầu của bảng chứa các tiêu đề cột gọi là tên trường (Field name). Dòng thứ hai trở đi chứa thông tin của các trường gọi là bản ghi (Record). thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 3• Để Excel nhận biết CSDL một cách dễ dàng thì vùng CSDL phải tách biệt hẳn với các phần khác của bảng tính bởi các dòng trắng và cột trắng.• Giữa dòng các tên trường và bản ghi đầu tiên không được có dòng trắng.thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 4• Ví dụ: Field name Record STT Họ và tên Lớp Điểm 1 Nguyễn Thụy Anh CNTT1 7 2 Hoàng Nhật Nam CNTT1 8 3 Nguyễn Quốc Toản CNTT1 8 4 Võ Nhật Huy CNTT1 7.5 thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 5• Sắp xếp nhanh: Click chuột vào ô bất kỳ trong trường muốn sắp xếp. Click vào nút Sort Ascending để sắp xếp tăng dần. Click vào nút Sort Descending để sắp xếp giảm dần. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 6• Sắp xếp theo nội dung của nhiều cột: Click chuột vào ô bất kỳ trong bảng CSDL hoặc bôi đen các dòng cần sắp xếp. Thực hiện lệnh [Menu] Data/Sort..., hộp thoại sau xuất hiện: thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 7• Sắp xếp theo nội dung của nhiều cột: Sort by: Click chọn tên trường cần sắp xếp. Sort on: Click chọn giá trị của trường cần sắp xếp. Order: Thứ tự ưu tiên của các trường. Nếu dữ liệu bị trùng thì sắp xếp tiếp  Add level: thêm cấp mới  Then by: chọn Field làm khóa sắp xếp tiếp theo  Copy level: sao chép cấp đã sắp xếp  Delete level: xóa cấp sắp xếp thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 8• Sắp xếp theo nội dung của nhiều cột: My data has Header:  Chọn thì sắp xếp theo dữ liệu của cột  Không chọn thì sắp xếp theo tên cột Options: giúp thêm các tùy chọn sau:  Case sensitive: phân biệt chữ hoa chữ thường  Sort top to bottom: sắp xếp từ trên xuống  Sort left to right: sắp xếp từ trái qua phải thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 9• Các yếu tố cơ bản để lọc dữ liệu: Để thực hiện lọc dữ liệu phải xác định các yếu tố cơ bản trên bảng tính: 1.Vùng dữ liệu: Chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý kể cả dòng tiêu đề. 2.Vùng tiêu chuẩn: Chứa các tiêu chuẩn (là các điều kiện mà các bản ghi phải thoả mãn). Vùng tiêu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng. Hàng đầu chứa tiêu đề của vùng tiêu chuẩn. Các hàng thứ 2 trở đi là tiêu chuẩn của CSDL. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 10• Các yếu tố cơ bản để lọc dữ liệu: Vùng tiêu chuẩn : Cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh số liệu trong một trường của CSDL với một dữ liệu nào đó. Được tạo theo nguyên tắc như sau: Phải có ít nhất 2 hàng, hàng đầu để ghi tên trường của CSDL cần làm điều kiện lọc, nên sao chép tên trường từ vùng CSDL. Hàng thứ hai trở đi để ghi các tiêu chuẩn so sánh (điều kiện lọc). thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 11• Các yếu tố cơ bản để lọc dữ liệu: Các tiêu chuẩn trên cùng hàng được xét đồng thời (tương ứng hàm AND các điều kiện). Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau được xét không đồng thời (tương ứng hàm OR các điều kiện). Điểm trung bình Họ và tên Điểm trung bình Họ và tên >8 V* >8 V* thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 12• Lọc tự động Đưa chuột trỏ đến một ô bất kỳ trong vùng CSDL hoặc đánh dấu vùng CSDL dữ liệu định lọc. Thực hiện lệnh [Menu] Data/Filter/Auto Filter, Excel sẽ tự động chèn những nút mũi tên vào bên phải của các tên trường trong CSDL. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 13• Lọc tự độngthanhhoa48dhv@gmail.com Trang 14• Lọc nâng cao Lọc nâng cao là phương pháp dùng để lọc ra các bản ghi với các điều kiện lọc phức tạp hơn. Để sử dụng lọc nâng cao bắt buộc phải dùng vùng tiêu chuẩn để lọc dữ liệu. Các bước tiến hành :  Tạo vùng tiêu chuẩn.  Đánh dấu vùng CSDL (Chọn khối ô chứa CSDL)  Thực hiện lệnh [Menu] Data/Advanced Filter. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 15• Lọc nâng cao Mục Action bao gồm : Filter the ...