Bảy lỗi trong giao tiếp phổ biến của các nhà quản lý

Những lỗi có thể khiến các nhà quản lý không thể kiểm soát được công việc của mình nữa.Giao tiếp tốt trong công sở có lợi cho tất cả mọi người.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bảy lỗi trong giao tiếp phổ biến của các nhà quản lý Bảy lỗi giao tiếp phổ biến của cácnhà quản lýNhững lỗi có thể khiến các nhà quản lý không thể kiểm soátđược công việc của mình nữa. Giao tiếp tốt trong công sở có lợi cho tất cả mọi người. Ảnh: teamsugar.com1. Đưa ra các tuyên bố gây tranh cãi trước khi thực hiệncông tác tư tưởngBất kỳ khi nào đưa ra các quyết định có nguy cơ gây tranh cãi,bạn đều không tránh khỏi những lời xì xào, lo lắng thậm chíchống đối từ nội bộ tổ chức của mình. Chính vì vậy, thay vì nhanhchóng đưa ra các tuyên bố gây tranh cãi với toàn bộ nhóm, bạnhãy thử chỉ đề cập vấn đề với từng người một. Từ đó, bạn sẽ biếtai phản đối và vì sao họ phản đối.Thông thường, các quyết định mang tính cải tổ như: tái cơ cấu,thay đổi mục tiêu và quyết định đề bạt các vị trí chủ chốt bao giờcũng gặp nhiều sóng gió hơn cả. Chúng làm xáo trộn tổ chức, màsự xáo trộn tất yếu dẫn đến lo lắng.Để dập tắt mọi mối nghi ngại trong tổ chức, sao bạn không thử tròchuyện cởi mở cùng một người khác. Bạn cần hiểu rằng vấn đềmấu chốt chính là: Cuộc cải tổ này đòi hỏi tổ chức của bạn phảithực hiện những điều khác biệt và điều này không khỏi khiến mọingười e sợ”. Khi đã gọi tên được vấn đề rồi, bạn sẽ tìm ra cáchgiải quyết trúng vấn đề nếu đặt ra cho mình ba câu hỏi:- Liệu người khác có băn khoăn về tương lai? Vậy hãy chia sẻvới họ cách gỡ rối.- Liệu việc tái cơ cấu có làm nguy hại đến dự án nào đó không?Hãy chia sẻ những kế hoạch để giúp nó đứng vững.- Hãy bộc lộ rằng bạn đã hiểu rõ kế hoạch, luôn ghi nhớ rằng bạncó thể bộc lộ cảm xúc qua cử chỉ tốt hơn qua lời nói. Phải đảmbảo rằng những gì bạn bộc lộ thể hiện mối bận tâm và sự cảmthông.2. Nói dốiTrong lúc trò chuyện, đôi khi, bạn buộc phải giữ bí mật với một sốchuyện nhưng hãy cẩn trọng về cách giữ bí mật. Nếu để ngườikhác nhận thấy bạn đang nói dối thì chắc chắn bạn sẽ không còncơ hội thứ hai để lấy lại niềm tin nơi họ.Khi được hỏi về những vấn đề tối mật hoặc nhạy cảm, thay vì nóidối, tại sao bạn không thử nói “thực lòng xin lỗi nhưng hiện giờ tôikhông được phép bình luận về vấn đề này” hay “lúc này, tôi chưathể trả lời bạn đầy đủ về vấn đề này”. Tôn chỉ này phải đặc biệtnhất quán.Warren Buffet không bao giờ bàn luận về các khoản đầu tư củamình thậm chí với cả các cổ đông. Kết quả là, sự im lặng của ôngđối với một thương vụ cụ thể nào đó đã giúp ông giữ bí mật đếnthời điểm cuối cùng.3. Quên đi tầm ảnh hưởng của quyền lựcỞ cương vị lãnh đạo, tôi dám chắc đã nhiều lần bạn chỉ thực sựbiết đến tính nghiêm trọng của vấn đề khi sự đã rồi. Càng ở vị trícao thì bạn càng ít có cơ hội được lắng nghe những lời chân thựcvề sự nghiêm trọng của vấn đề. Lẽ thường tình: trước khi báocáo cấp trên về một rắc rối xảy đến, cấp dưới thường cố ý làmnhẹ đi tính nghiêm trọng của vấn đề. Để biết được những đánhgiá chân thực, bạn phải tích cực tìm ra tin xấu. Đón nhận nó. Vàkhi nó xảy đến, hãy tỏ rõ thiện chí của bạn.Ngược lại, các thông điệp lại thường được thổi phồng khi nóđược truyền từ cấp trên xuống cấp dưới. Nếu bạn trông có vẻkhó nhọc trong suốt buổi thuyết trình thì mọi người sẽ ngầm hiểubạn ghét buổi thuyết trình này (hay thậm chí tệ hơn là không ưagì người diễn thuyết). Khi bạn mắc lỗi thì không cấp dưới nàodám bắt lỗi bạn trong khi những lời nói bông đùa của bạn đôi khilại khiến họ phải nghĩ ngợi nhiều điều.Giả dụ, giám đốc điều hành nói bâng quơ, “nếu chủ nhật khôngđến đây thì thứ hai cậu đến cũng chẳng sao”. Câu nói bông đùanày khiến cấp dưới của anh ta bối rối. Họ nói “rõ ràng, ông ấyđang nói đùa, nhưng mà, cũng chẳng dám chắc…”Để tránh khỏi trường hợp này, bạn chỉ nên dùng câu chữ đơngiản, rõ ràng không ẩn ý. Chẳng hạn, hãy kết thúc cuộc họp bằngviệc tóm tắt lại toàn bộ những gì sẽ phải làm: “Cảm ơn Chris, tôiđánh giá cao những phân tích của cậu. Theo đó, tình hình bánquả đang có vấn đề. Thứ tư này, chúng ta cùng trở lại vấn đề nàynhé”.4. Đánh giá thấp khả năng nắm bắt vấn đề của nhân viênNhiều khi, bạn dễ dàng lướt qua vấn đề nào đó vì cho rằng:“Chắc gì người khác đã hiểu, cần gì phải giải thích về việc tái cơcấu công ty trong khi là lãnh đạo, bạn chỉ cần chỉ thị cho cấp dướibiết đây là sơ đồ tổ chức mới”. Những nhân viên bình thườngkhông nhất thiết phải quá tường tận về cơ cấu công ty nhưng họcó quyền được biết những điểm thay đổi căn bản này có ảnhhưởng thế nào đến cuộc sống của họ. Nếu biết cấp dưới chưahiểu rõ vấn đề thì bạn có nghĩa vụ phải giải thích cho họ hiểu.Nhiều nhà quản lý thường có xu hướng bưng bít các tình huốngrắc rối chỉ để khích lệ cấp dưới của mình. Thế nhưng, mỗi khi vấnđề xảy đến thì cấp dưới đều hiểu rõ chuyện gì đang diễn ra. Thậtra, họ còn hiểu về nó còn tường tận hơn bạn nhiều. Chính vì vậy,thay vì trốn tránh thực tế, bạn phải tranh thủ huy động cấp dướidồn sức tìm ra giải pháp.5. Nhầm ...