Bảy nguyên tắc quản lý các nhân viên làm việc từ xa!

Đã 10 giờ sáng, bạn có biết các nhân viên của mình đang ở đâu và làm gì không? Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều không hề đơn giản. Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách có hiệu quả nhất?Đây đều là một câu hỏi không...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bảy nguyên tắc quản lý các nhân viên làm việc từ xa! Bảy nguyên tắc quản lý các nhân viên làm việc từ xa! Đã 10 giờ sáng, bạn có biết các nhân viên của mình đang ở đâu và làm gì không? Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều không hề đơn giản. Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách có hiệu quả nhất?Đây đều là một câu hỏi không dễ có câu trả lời. Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet không dây là các thiết bị di động hiện đại, website, hộp thư cá nhân ,mạng nội bộ (LAN),... Do vậy số lượng các nhân viên lưu động và làm việc từ xa đang ngày càng có xu hướng tăng cao. Theo thống kê của hãng Nemertes Research, tại châu Âu và Mỹ cứ 10 nhân viên thì có đến 9 nhân viên thường xuyên làm việc tại các địa điểm ngoài trụ sở chính của công ty. Ngoài ra, có từ 40% đến 70% các nhân viên làm việc tại các địa điểm chịu sự giám sát từ xa của các nhà quản lý. Song vấn đề này không phải là mối quan tâm lớn của nhiều người. Việc tuyển dung các nhân viên lưu động có thể đem lại những lợi ích nhất định cho công ty. “Nhà tuyển dụng có thể cắt giảm chi phí văn phòng cũng như tuyển dụng được nhiều tài năng hơn”, Manny Avramidis, Phó chủ tịch cấp cao của Hãng nhân sự toàn cầu American Management Association (AMA), cho biết như vậy. Việc cho phép các nhân viên làm việc từ xa dường như làm tăng năng suất làm việc, củng cố lòng trung thành và tạo sự hài lòng trong công việc của nhân viên, đồng thời giảm đáng kể lượng nhân viên xin thôi việc. Ngoài ra, bản thân những nhân viên làm việc từ xa cũng khẳng định rằng hình thức này giúp họ giữ được cân bằng giữa công việc và các trách nhiệm riêng tư. Tuy nhiên, việc quản lý, giám sát đội ngũ nhân viên được “tháo dây trói” này cũng phát sinh không ít các thách thức gai góc. Bạn giám sát công việc của họ thế nào? Bạn giữ mối liên lạc với họ ra sao? Còn về vấn đề đào tạo và mối quan hệ gắn bó giữa họ với công ty nữa? Với quá nhiều thông tin xung quanh vấn đề này như vậy, bạn sẽ làm gì để bảo đảm quyền sở hữu trí tuệ? Thực tế cho thấy, số lượng nhân viên làm việc từ xa ngày càng đông và hệ quả tất yếu là vấn đề bảo mật thông tin trở nên nóng bỏng hơn bao giờ hết. Để giải quyết triệt để bài toán khó nói trên, đòi hỏi ở bạn rất nhiều nỗ lực và sự đầu tư cả về công nghệ và con người. Tuy nhiên, bù lại bạn có thể sớm có được sự tưởng thưởng xứng đáng. Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạt động từ xa. Hãy đặt ra các chính sách tập trung vào đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường này, theo đó cần có các quy định cụ thể về hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi thư điện tử (email) và sàng lọc thông tin. Ví dụ như, các nhân viên lưu động của bạn có lưu giữ các dữ liệu cạnh tranh của Công ty trên máy tính của họ? Việc sao lưu dữ liệu được thực hiện như thế nào? Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mà nhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có thoả thuận nào bằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cận laptop hay thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa? Có một điều rất quan trọng, đó là bạn cần phải có biện pháp hữu hiệu để giám sát mọi hoạt động kể trên. Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn. Nếu bạn vẫn chưa sử dụng các máy chủ có độ tin cậy và có cấu hình thích hợp, chẳng hạn như Microsoft Windows Small Business Server 2003, để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất, việc tìm kiếm và giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên lưu động sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Dưới đây là 7 nguyên tắc sẽ giúp bạn duy trì các mối quan tâm, bảo vệ các lợi ích kinh doanh của Công ty, đồng thời giúp động viên đội ngũ nhân viên lưu động làm việc hiệu quả nhất: 1. Đổi mới phong cách quản lý. Các nhà quản lý thường thiếu sự tin cậy hoặc không mấy hài lòng với các nhân viên làm việc từ xa - những người thường rất dễ bị bỏ qua và không được thông tin một cách đầy đủ. Phong cách giám sát và mệnh lệnh như vậy giờ đây không còn thích hợp với các nhân viên làm việc từ xa vốn rất năng động. “Khi các mối quan hệ thất bại, nguyên nhân đa phần đó là do nhà quản lý hơn là lỗi của nhân viên”, Avramidis cho biết như vậy. Có một giải pháp được nêu ra đó là hãy yêu cầu mọi nhân viên trong công ty đều có một khoảng thời gian làm việc từ xa, kể cả bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc làm này giúp nhanh chóng thay đổi thái độ của bạn ra sao. 2. Hãy đặt mọi người trong cùng một khung chính sách. Nếu không có những hướng dẫn nhất quán, mỗi nhân viên làm từ xa sẽ tự đặt ra một danh sách các ưu tiên cá nhân. Trong trường hợp này, nếu may mắn sẽ tạo sự đồng thuận, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, còn không sẽ ảnh hưởng, thậm chí đánh mất tính hiệu quả trong công việc. Hãy đảm bảo và tạo cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận thức và cách làm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh của Công ty. Các giải pháp công nghệ ngày nay sẽ giúp bạn thực hiện việc này trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, phần mềm Microsoft Share Point Services có thể được sử dụng để xây dựng một trang web bảo mật dùng riêng cho các nhân viên và nhà quản lý. Khi cần đối chiếu hoặc chia sẻ các thông báo, những vấn đề cần quan tâm,... mỗi thành viên có thể truy cập từ bất cứ địa điểm nào để tìm kiếm thông tin, tìm hiểu quy trình và đánh giá tiến độ, lịch trình cùng các mục tiêu. Ngoài ra, các công cụ trực tuyến khác được thiết kế cho việc giám sát nhân viên định kỳ cũng rất sẵn có trên thị trường. Hãng Success Factors đã cung cấp một sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng theo đó giúp cho việc kết nối hoạt động của nhân viên với các mục tiêu của công ty được dễ dàng. Như vây, các nhân viên và nhà quản lý sẽ biết và có điều ...