Bí quyết tăng thêm sáng tạo trong quản lý

Doanh nghiệp nên dành thời gian phát triển năng lực giải quyết công việc cho nhân viên. Là chủ doanh nghiệp hay người đứng đầu một đơn vị, tại sao bạn lúc nào cũng "đầu tắt mặt tối" trong khi không ít người ngồi chờ việc? Để trả lời câu hỏi này, bạn sẽ phải giải bài toán quản lý thời gian mà mỗi người đảm nhiệm trong tổ chức.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bí quyết tăng thêm sáng tạo trong quản lý Bí quyết tăng thêm sáng tạo trong quản lýDoanh nghiệp nên dành thờigian phát triển năng lực giảiquyết công việc cho nhân viênLà chủ doanh nghiệp hay người đứng đầu một đơn vị, tại sao bạn lúc nàocũng đầu tắt mặt tối trong khi không ít người ngồi chờ việc? Để trả lời câuhỏi này, bạn sẽ phải giải bài toán quản lý thời gian mà mỗi người đảm nhiệmtrong tổ chức.Thông thường mỗi ngày chúng ta dành thời gian cho ba loại công việc: công việcdo cấp trên trực tiếp chỉ đạo phải làm; công việc của hệ thống, trong đó, các phòngban, đội hay tổ phải phối hợp nhau để thực hiện; công việc cá nhân tự đề xướngthực hiện.Như vậy, nếu là trưởng một đơn vị và muốn kiểm soát thời gian của mình sao chohiệu quả để thực hiện một số công việc do bạn tự đề xướng, bạn chỉ có hai lựachọn, hoặc là làm sao để cấp dưới phối hợp với nhau thực hiện công việc cho tốthoặc giao việc cho nhân viên thực hiện theo chỉ đạo của mình, kèm theo là các biệnpháp khen thưởng và kỷ luật.William Oncken, Jr. và Donald L. Wass trong bài viết Ai nhận con khỉ? ví côngviệc giữa các cấp quản lý trong tổ chức giống như con khỉ chuyền cây. Chẳng hạn,trong một công ty, nếu không có những biện pháp ngăn chặn, con khỉ sẽ chuyềntừ các cấp quản lý sang bản thân giám đốc. Hai ông đề ra năm nguyên tắc nuôi vàsăn sóc khỉ để giúp chủ doanh nghiệp tăng thêm khoảng thời gian dành cho mình.Nguyên tắc 1: Bắn chết hay cho ăn. Theo nguyên tắc này, nếu cấp dưới đùn đẩycông việc lên cấp trên, lãnh đạo hãy quyết định hoặc là yêu cầu cấp dưới phải tựgiải quyết (bắn chết) hoặc giúp đỡ họ giải quyết vấn đề (cho ăn).Nguyên tắc 2: Nếu quyết định giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó giúp cho cấpdưới, cần phải xác định một khoảng thời gian cụ thể cho nó.Nguyên tắc 3: Khi nhận giải quyết vấn đề cho cấp dưới, hãy làm một cuộc hẹn,không tiện đâu làm đó.Nguyên tắc 4: Hãy giải quyết vấn đề với cấp dưới bằng tiếp xúc trực tiếp hay quađiện thoại, tránh viết văn bản.Nguyên tắc 5: Đối chiếu vấn đề cần giải quyết với năm cấp độ trao quyền dướiđây và ấn định thời gian dành cho lần sau.5 cấp độ trao quyền có thể kể ra dưới đây: cấp 1: hãy đợi đến khi yêu cầu mới đượclàm; cấp 2: xin chỉ đạo trước khi làm; cấp 3: đề xuất ý kiến và chứng tỏ bằng kếtquả công việc; cấp 4: hãy tiến hành công việc nhưng phải thông báo ngay sau mỗilần triển khai; cấp 5: hãy tự làm và báo cáo đều đặn theo định kỳ.Phân loại công việc ở trong tổ chức thành 5 nhóm như trên, bạn sẽ tiết kiệm khánhiều thời gian bằng cách trao quyền cho cấp dưới thực hiện công việc (từ cấp độ 3đến 5). Không những thế, nhân viên cấp dưới cũng được chủ động trong giải quyếtcông việc.Ở nhiều doanh nghiệp trong nước, các giám đốc, chủ doanh nghiệp khao khát cónhiều thời gian để dành cho bản thân và gia đình nhưng phần lớn khi được hỏi vẫncho rằng, quá khó hay quá rủi ro khi trao quyền cho cấp dưới. Mặc khác, khi traoquyền vẫn còn câu hỏi về khả năng giải quyết công việc và sự sẵn sàng nhận tráchnhiệm của cấp dưới.Không ít doanh nghiệp đổ vỡ vì giám đốc trao quyền cho cấp dưới để rồi mất luôncả quyền kiểm soát công ty vì cấp dưới làm bậy. Một số doanh nghiệp nhà nướckinh doanh xuất nhập khẩu còn có tình trạng giám đốc không giỏi chuyên môn,ngoại ngữ nên quyền điều hành thực tế nằm trong tay trưởng phòng hay phó giámđốc. Trong tình thế này, giám đốc không những trao quyền mà lại mất quyền điềuhành doanh nghiệp.Để khắc phục những khó khăn trên và ứng dụng những kinh nghiệm quản lý tiêntiến, thiết nghĩ trưởng các đơn vị phải phát triển năng lực giải quyết công việc vàtinh thần gắn bó của nhân viên với tổ chức. Văn hóa tổ chức, trong đó mọi ngườicó tinh thần hợp tác, chia sẻ công việc với nhau là nền tảng cho sự ủy quyền.Vì vậy, để có sự thảnh thơi cho bản thân - nền tảng của sự sáng tạo trong quản lý -trước hết, bạn phải dành thời gian để phát triển nhân viên và có chính sách khenthưởng, kỷ luật thích đáng. Stephen R. Covey, một giám đốc công ty chuyên huấnluyện về lãnh đạo cho các doanh nghiệp trên thế giới phát hiện rằng, bản thântrưởng các đơn vị nếu thiếu chuyên môn nhưng biết tôn trọng các nguyên tắc đốixử trong cuộc sống và có hành vi lương thiện cũng có thể thành công trong việctrao quyền.Ngoài ra, theo Covey, trưởng các đơn vị nên chia công việc hàng ngày theo mứcđộ khẩn trương và quan trọng và cố gắng tạo thói quen dành nhiều thời gian chonhững loại công việc này. ...