Giáo trình Quản lý dự án phần mềm: Phần 2 - Phạm Ngọc Hùng

Tiếp nội dung phần 1, Giáo trình Quản lý dự án phần mềm: Phần 2 được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Quản lý thời gian; Quản lý chi phí; Quản lý chất lượng; Quản lý nguồn nhân lực; Quản lý giao tiếp trong dự án; Quản lý rủi ro; Quản lý cấu hình; Quản lý các bên liên quan. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Quản lý dự án phần mềm: Phần 2 - Phạm Ngọc Hùng Chương 6 Quản lý thời gian Nội dung chính: • Khái niệm về lịch trình dự án, tầm quan trọng của lịch trình dự án và quy trình quản lý thời gian của dự án • Phương pháp lập kế hoạch quản lý lịch trình dự án • Một số phương pháp xác định công việc cần làm của dự án CNTT/phần mềm • Một số phương pháp tạo lập lịch trình dự án, một số cách biểu diễn lịch trình dự án, phương pháp phân tích đường găng của dự án và kỹ thuật giám sát lịch trình dự án 6.1 Lịch trình dự án và tầm quan trọng Lịch trình của dự án là thông tin quan trọng cho cả đội dự án và các bên liên quan để quản lý một trong ba yếu tố quan trọng nhất trong dự án là thời gian. Theo PMI, lịch trình dự án cung cấp một 164 CHƯƠNG 6. QUẢN LÝ THỜI GIAN kế hoạch chi tiết về thời gian và phương pháp dự án sẽ bàn giao sản phẩm, dịch vụ và kết quả (từ giờ sẽ gọi là sản phẩm bàn giao) đã được định nghĩa trong phạm vi dự án [PMI17] . Lịch trình dự án đóng vai trò là một công cụ để giao tiếp, quản lý mong đợi của các bên liên quan và là cơ sở cho báo cáo trạng thái của dự án. Như vậy, nói một cách chi tiết hơn, lịch trình của dự án cần liệt kê được toàn bộ đầu việc cần hoàn thành và thời gian tương ứng để có được sản phẩm bàn giao đã được định nghĩa của dự án. Việc này bao gồm các đầu việc ở mức thấp nhất để cấu thành toàn bộ sản phẩm bàn giao đã được chia nhỏ của dự án. Như ta đã biết, ba yếu tố quan trọng hàng đầu để đánh giá sự thành công của một dự án gồm phạm vi, chi phí và thời gian. Trong đó, yếu tố phạm vi và chi phí dự án có thể được tính toán, đo đếm và thương lượng với các bên liên quan để điều chỉnh. Tuy nhiên, thời gian là một yếu tố đặc biệt của dự án. Mặc dù ta có thể thương lượng và thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, một khi đã xác định mốc thời gian dự án cần hoàn thành, các bên liên quan có xu hướng ghi nhớ mốc này và ít quan tâm đến các điều chỉnh phạm vi và nguồn lực liên quan. Thời gian vẫn luôn trôi đi, kể cả khi có biến động về nhân sự hoặc một số yêu cầu mới phát sinh, v.v. Bên cạnh đó, thời gian cũng là yếu tố dễ xung đột giữa các thành viên liên quan trong một dự án. Một thành viên có thể có việc đột xuất vào ngày cần hoàn thành một hạng mục công việc được giao. Việc chậm trễ này có thể kéo theo những hạng mục công việc khác bị chậm so với kế hoạch. Ngoài ra, trong dự án phần mềm hiện nay, thành viên có thể đến từ nhiều vùng miền hay quốc gia khác nhau và vấn đề về sự khác biệt văn hóa và múi giờ trong ngày có thể xuất hiện. Vì lý do đó, thành viên có thể hiểu sai ý nhau, hiểu nhầm yêu cầu phần mềm, hoặc việc xác nhận yêu cầu, thiết kế và vấn đề liên quan bị chậm trễ do phải chờ đợi sự phản hồi của thành viên liên quan. Nhà quản lý dự án cần có sự hiểu biết những 6.1. LỊCH TRÌNH DỰ ÁN VÀ TẦM QUAN TRỌNG 165 vấn đề liên quan và có kế hoạch giải quyết một cách hiệu quả vấn đề này. Quản lý thời gian của dự án là một trong những quy trình quan trọng của quản lý dự án nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian đã được xác định. Quy trình quản lý thời gian của dự án bao gồm các quy trình sau đây: • Lập kế hoạch quản lý thời gian: Quy trình này xác định chính sách, thủ tục và tài liệu được dùng để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát lịch trình của dự án. Ngoài biểu mẫu, phương pháp ước lượng, quản lý thời gian trong dự án của tổ chức, ta cần quan tâm đến quy định, chính sách chung của tổ chức có ảnh hưởng đến lịch trình của dự án. Ví dụ, quy định về làm thêm giờ, quy định về khai báo chấm công, quy định về ngày nghỉ lễ, nghỉ phép của tổ chức, v.v. Đầu ra của quy trình này là bản kế hoạch quản lý thời gian của dự án. • Xác định công việc: Đây là quy trình xác định công việc mà thành viên đội dự án và các bên liên quan cần thực hiện để tạo ra sản phẩm bàn giao của dự án. Trong dự án, ta thường biểu diễn danh sách công việc cần làm dưới dạng bảng phân rã công việc (WBS). Bảng này có chứa thông tin về công việc, chi phí, khoảng thời gian và nguồn lực cần sử dụng. Đầu ra của quy trình này là danh sách việc cần làm, đặc tả của mỗi việc, các mốc của dự án và cập nhật cho bản kế hoạch dự án. • Xác định mối quan hệ giữa các công việc: Từ danh sách việc cần làm có được từ quy trình trên, ta cần xác định mối quan hệ giữa các công việc làm cơ sở cho việc xây dựng lịch trình của dự án. Các mối quan hệ có thể có bao gồm cùng bắt đầu, cùng kết thúc, kết thúc - bắt đầu và bắt đầu - kết thúc. Ngoài ra, ta còn cần quan tâm đến thứ tự ưu tiên của công việc và nguồn tài nguyên dự kiến của dự án để quyết định thứ tự 166 CHƯƠNG 6. QUẢN LÝ THỜI GIAN thực hiện giữa các công việc một cách hợp lý. Đầu ra của quy trình này là bảng mô tả mối quan hệ giữa các công việc của dự án và cập nhật cho bản kế hoạch của dự án. • Ước lượng nguồn lực cho công việc: Khi đã có biểu đồ các công việc của dự án và mối quan hệ giữa chúng, ta cần ước lượng nguồn lực được sử dụng cho mỗi công việc. Nguồn lực này bao gồm tài nguyên của tổ chức và dự án, số người tham gia và ai là người thực hiện công việc đó. Đầu ra của quy trình này là danh sách công việc đã được xác định tài nguyên cần dùng và cập nhật cho kế hoạch dự án. • Ước lượng khoảng thời gian thực hiện mỗi công việc: Khoảng thời gian của mỗi việc trong dự án được xác định tại quy trình này. Thông thường, khoảng thời gian cần thiết để thực hiện mỗi công việc trong quy trình này có thể xác định bằng giờ, ngày, tuần hoặc tháng tùy thuộc vào mỗi dự án. Đầu ra của quy trình này là ước lượng khoảng thời gian cho công việc và cập nhật kế hoạch quản lý dự án nếu có. • Tạo lập lịch trình dự án: Trong quy trình này, nhà quản lý dự án và đội dự án tiến hành phân t ...