Biện pháp tối ưu hóa hệ thống ERP

Triển khai thành công một dự án ERP không đơn giản. Để vận hành hệ thống hiệu quả sau triển khai lại càng phức tạp hơn. Bài viết dưới đây đưa ra một số gợi ý giúp doanh nghiệp (DN) có thể tối ưu hóa các lợi ích từ hệ thống ERP của mình.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Biện pháp tối ưu hóa hệ thống ERPTối ưu hóa hệ thống ERPTriển khai thành công một dự án ERP không đơn giản. Để vậnhành hệ thống hiệu quả sau triển khai lại càng phức tạp hơn. Bàiviết dưới đây đưa ra một số gợi ý giúp doanh nghiệp (DN) có thểtối ưu hóa các lợi ích từ hệ thống ERP của mình.Khi kết quả không như mong muốnTheo bản nghiên cứu kết quả triển khai ERP năm 2008 của hãngtư vấn Panorama, tuy có nhiều dấu hiệu tích cực như:• 65% DN có thể xác định những lợi ích thu được từ hệ thốngmới của họ, bao gồm tăng hiệu năng hoạt động, cải thiện cácquy trình sản xuất kinh doanh sau khi go-live (khởi động)• Lãnh đạo của hơn 70% DN cảm thấy hài lòng với hiệu quả màcác dự án ERP mang lại• Đội ngũ nhân viên tác nghiệp của 67% DN hài lòng với ERPNhưng ngược lại, nhiều dự án ERP cho thấy những kết quảkhông như mong muốn (xem hình):• 57% các dự án ERP triển khai vượt ngân sách (trong khoảng từ5% đến 125% so với ngân sách dự kiến)• 54% DN cho biết các hoạt động sản xuất kinh doanh của họchịu ảnh hưởng (đình trệ, hoặc tồi tệ hơn là ngừng hoạt động)khi go-live hệ thống• Trên 40 các dự án ERP triển khai kéo dài hơn thời gian dự kiến(trong khoảng từ 5% đến 100% so với kế hoạch đề ra )Kiểm soát quá trình sau triển khaiHầu hết mọi người thường nghĩ rằng quá trình triển khai ERP kếtthúc ở bước go-live hệ thống. Nhưng xin khẳng định một điều:thời điểm sau khi hệ thống go-live mới là thời điểm chính quyếtđịnh sự thành bại của dự án.Rất nhiều DN đã chủ quan dẫn đến thất bại trong việc kiểm soátquá trình sau triển khai, đồng nghĩa với việc không thể nhận thấy(hoặc rất mơ hồ) những lợi ích mà hệ thống ERP thực sự manglại. Với những trường hợp này, cần thiết phải có những thay đổivà điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu năng hoạt động củahệ thống cũng như cải thiện vai trò hỗ trợ của nó với các hoạtđộng sản xuất kinh doanh của DN.Quá trình kiểm soát sau triển khai nên tập trung vào 3 vấn đề cốtlõi sau:1. Đo lường hiệu năng khi go-live hệ thốngĐiều kiện lý tưởng trước khi lựa chọn và triển khai một hệ thốngERP là khi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của DN đangtrong tình trạng ổn định. Cách duy nhất để đánh giá mức độ hiệuquả mà ERP mang lại là đo lường hiệu năng hoạt động của DNtrước và sau khi go-live hệ thống.Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án của DN cũng như đơn vịtriển khai xác định được những mảng hoạt động nào của DNdưới mức hiệu năng thông thường để có các phương án điềuchỉnh phù hợp.2. Tiếp tục đào tạoBất kể DN đã từng đào tạo đội ngũ nhân viên tốt thế nào trướcđó thì ngay sau thời điểm go-live hệ thống, DN cần triển khai tiếpcác khóa đào tạo nhằm tối thiểu hóa mức độ giảm sút năng suấtlàm việc. Điều này sẽ giúp DN tối ưu hóa hiệu quả trong dài hạn.3. Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiệnDN đã triển khai ERP không có nghĩa là tất cả mọi quy trình tácnghiệp tại các phòng ban đều hoàn hảo. Đôi khi vẫn có nhữngquy trình bất hợp lý và cần được tái cấu trúc một lần nữa. Banquản lý dự án cần làm việc với các nhân viên tác nghiệp trực tiếpđể xác định các “nút gãy” (pain points) trong quy trình cũng nhưnguyên nhân gây ra để có thể có những thay đổi hợp lý và hiệuquả hơn.Khai thác tối ưu hệ thống đang vận hànhRất nhiều DN khi không hài lòng với hệ thống ERP hiện tạithường nảy sinh tư tưởng mua giải pháp mới. Thay vì mất côngchuyển đổi, trước khi quyết định, DN nên làm rõ một số vấn đề:1. DN đã sử dụng hết tất cả các chức năng của hệ thống chưa?2. DN đã nâng cấp phiên bản mới nhất của hệ thống chưa?3. Đội ngũ nhân viên tác nghiệp có hiểu rõ cách sử dụng hệthống không?4. Các quy trình tác nghiệp trong DN (mua hàng, bán hàng, cácnghiệp vụ kế toán…) có được xác định rõ ràng không?5. Trong DN có bộ phận nào (nhân viên hoặc cấp quản lý, lãnhđạo) không hài lòng/chống đối hệ thống không?6. Quy trình tác nghiệp trong DN có thể được cải thiện tốt hơnnữa không?7. Bạn có nghĩ quy mô DN của mình phát triển quá nhanh, vượtkhỏi khả năng đáp ứng của hệ thống hiện tại không?8. Liệu DN có sẵn sàng đầu tư các nguồn lực cần thiết (thời gian,nhân lực, tiền…) để có một hệ thống mới không?Nếu câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trên đều là “Có”, điều đó cónghĩa đã đến lúc DN cần một hệ thống mới để thay thế cho hệthống hiện tại. Tuy nhiên, chỉ cần ít nhất một câu trả lời “Không”thì DN hoàn toàn có cơ hội cải thiện hiệu năng hoạt động của hệthống hiện tại với một kế hoạch hợp lý căn cứ trên “4 bước tối ưuhóa hệ thống ERP (xem bảng). Khi thực hiện 4 bước này, DN sẽnhận thấy có những tính năng của hệ thống chưa được khai tháctriệt để, những lợi ích chưa được tận dụng hết. Và DN hoàn toàncó thể tối ưu hóa hệ thống hiện tại với mức chi phí (thời gian,tiền, nhân lực…) ít hơn nhiều so với quyết định thay thế một hệthống hoàn toàn mới.Kết luậnERP là một quá trình tiếp diễn liên tục, nó không hoàn toàn kếtthúc sau bước go-live hệ th ...