Phần 3: Các công cụ cơ bản trong máy tính và truyền thông

Truyền thông có vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi doanh nghiệp! Trừ phi các khách hàng tiềm năng đã biết về doanh nghiệp của bạn còn thì họ sẽ chẳng biết liên lạc với bạn hoặc mua sản phẩm của bạn như thế nào. Nếu họ đã biết về doanh nghiệp của bạn thì chắc chắn họ liên lạc với bạn một cách dễ dàng. Có hai dạng truyền thông chủ yếu là trong nội bộ và với bên ngoài. • Truyền thông với bên ngoài đến các khách hàng để họ biết về các sản phẩm hoặc dịch...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Phần 3: Các công cụ cơ bản trong máy tính và truyền thông Phần 3: Các công cụ cơ bản trong máy tính và truyền thông Các dạng truyền thông Truyền thông có vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi doanh nghiệp! Trừ phi các khách hàng tiềm năng đã biết về doanh nghiệp của bạn còn thì họ sẽ chẳng biết liên lạc với bạn hoặc mua sản phẩm của bạn như thế nào. Nếu họ đã biết về doanh nghiệp của bạn thì chắc chắn họ liên lạc với bạn một cách dễ dàng. Có hai dạng truyền thông chủ yếu là trong nội bộ và với bên ngoài. • Truyền thông với bên ngoài đến các khách hàng để họ biết về các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và tạo cho họ một lý do để mua chúng. Dạng truyền thông này bao gồm các tờ giới thiệu về bạn, các vật phẩm quảng cáo khác nhau, thư liên hệ, các cuộc điện thoại, trang web và bất cứ thứ gì có thể cho công chúng biết về bạn. Hình ảnh có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc truyền thông với bên ngoài! Biểu tượng (logo) của doanh nghiệp cần thể hiện bạn là ai; giấy tiêu đề cũng cần là một công cụ để bán hàng; thông điệp qua điện thoại cần phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn. • Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân người tài. Bạn cần phải đưa ra định hướng này cho công ty qua việc truyền đạt thông điệp này một cách nhất quán; bạn cần phải tạo động lực làm việc cho nhân viên thông qua các hình thức truyền thông khác nhau như khen thưởng, tờ tin nội bộ, họp, điện thọai và các dạng thảo luận chính thức và không chính thức. Để truyền thông có hiệu quả cần có các công cụ và kế hoạch rõ ràng. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về những công cụ cũng như hướng dẫn về việc lập kế hoạch để thúc đẩy nhân tố truyền thông tại doanh nghiệp của bạn. Những trao đổi sau đây được chia thành các nhóm 1) những công cụ truyền thông cơ bản; 2) máy vi tính; và, 3) Internet. Những công cụ truyền thông cơ bản Các công cụ cụ thể được dùng cho việc truyền thông bao gồm điện thoại, máy nhắn tin, máy fax và các thiết bị cầm tay cá nhân (PDA). Ranh giới giữa những thiết bị này hiện nay khá mờ nhạt. Ví dụ, một máy điện thoại bây giờ có thể tích hợp các chức năng của một PDA và cũng có thể dùng để gửi/nhận thư điện tử cũng như truy cập Internet. Tuy nhiên trong phần trao đổi này, mỗi thiết bị sẽ được trình bày riêng rẽ. • Điện thoại Có rất nhiều loại điện thoại và chỉ có bạn mới có thể quyết định được loại nào hoặc sự kết hợp của những loại nào là phù hợp với bạn. Thậm chí ngay cả chiếc điện thoại tiêu chuẩn được trang bị trong văn phòng của bạn cũng có thể có nhiều chọn lựa. Bạn nên bắt đầu ít nhất bằng việc dành ít nhất một đường dây riêng doanh nghiệp của bạn. Đường dây này phải có thiết bị có khả năng ghi lại thông điệp trong trường hợp cuộc gọi không có ai nhấc máy. . Điện thoại không dây (di động) đang ngày càng trở thành một yêu cầu cần thiết. Với nó bạn có thể tránh được việc bị nhỡ các cuộc điện thoại gọi tới. Những tính năng cần thiết cho loại điện thoại này phụ thuộc hoàn toàn vào bạn và nhu cầu của bạn. Bạn có thể được hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ miễn phí thiết bị hoặc bạn có thể chọn một thiết bị có thể nhận thư điện tử, lưu danh bạ, lên lịch công việc và cho phép bạn có thể chơi những trò chơi tương tác với máy. Điện thoại cố định tiêu chuẩn và điện thoại không dây có rất nhiều tính năng để bạn lựa chọn, chẳng hạn như: chờ cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, chức năng hội thảo và hộp thư thoại. Có nhiều chương trình và nhiều hãng cung cấp dịch vụ để bạn chọn. Cạnh tranh đã làm cho các tính năng lựa chọn tích hợp với những chức năng phổ biến và các mẫu thường dùng, làm cho chúng có tính hiệu quả rất cao. Hãy nhớ đưa ra các câu hỏi về những nhu cầu chi tiết của bạn trước khi lựa chọn tham gia chương trinh và nhà cung cấp nào. Khi việc sử dụng hoặc nhu cầu của bạn thay đổi, không nên do dự trong việc yêu cầu cung cấp thông tin về các chương trình phù hợp với yêu cầu mới của bạn. • Mẹo nhỏ khi dùng điện thoại Điều quan trọng là bạn phải coi điện thoại như một công cụ làm việc quan trọng. Việc ghi lại một tin nhắn sẽ cho biết khi nào bạn sẽ trả lời cuộc gọi và sau đó sẽ tiếp tục đọc các tin nhắn khác để trả lời các cuộc gọi kịp thời. Đường điện thoại cho doanh nghiệp và cá nhân nên riêng biệt. Không nên để các thành viên trong gia đình nhấc máy hoặc sử dụng đường điện thọai dành cho công việc. Lắp thêm các máy nhánh cần thiết trước khi bạn khởi sự. Hệ thống trả lời từ xa (dùng hộp thư thoại) thường tốt hơn một chiếc máy trả lời tự động. Hộp thư thoại có độ tin cậy cao và chi phí hợp lý, có thể truy cập từ mọi nơi và tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp hơn. Nhu cầu dùng số điện thoại 800 trở nên chẳng quan trọng lắm vì cước đường dài dễ chịu hơn nhiều. Nên xem xét việc sử dụng tai nghe cho cả điện thoại không dây và điện thoại di động bởi vì nó giúp nghe rõ hơn, an toàn hơn và bạn có thể di chuyển mà tay chẳng vướng bận gì. Khi để lại lời nhắn, hãy nói rõ tên và số điện thoại của bạn ở đầu và cuối của thông điệp. Tỏ ra lịch sự khi sử dụng thiết bị không dây! Phép lịch sự trong công việc bao gồm việc tránh để cuộc điện thọai cắt ngang trong khi đang họp hoặc ăn trưa với đối tác. • Máy nhắn tin Có nhiều loại máy nhắn tin khác nhau: những máy chỉ nhận được thông điệp bằng số; những máy cho phép nhận thông tin dạng chữ và giọng nói; những máy có khả năng nhận và gửi tin nhắn (hai chiều); những máy có khả năng nhận thư điện tử và đôi khi có thể gửi thư điện tử. Có nhiều màu sắc và kích cỡ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Một số thiết bị sử dụng hệ thống nhắn tin có chức năng như một PDA, cho phép bạn nhận và trả lời thư đi ...