Cách áp KPI cho phòng Trade Marketing

Hiểu được chiến lược nào hiệu quả nhất cho công ty của bạn và chiến lược nào không hoạt động tốt như mong đợi là một phần quan trọng trong sự tăng trưởng của mỗi công ty. Và đó là lí do vì sao KPI ra đời. KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Cách áp KPI cho phòng Trade Marketing CÁCH “ÁP” KPI CHO PHÒNG TRADE MARKETING Làm thế nào để bạn biết được các hoạt động marketing của mình hiệu quả đến đâu? Hiểu được chiến lược nào hiệu quả nhất cho công ty của bạn và chiến lược nào không hoạt  động tốt như mong đợi là một phần quan trọng trong sự tăng trưởng của mỗi công ty. Và đó  là lí do vì sao KPI ra đời. KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ  số  đánh giá thực hiện công việc, là công cụ  đo lường, đánh giá hiệu quả  công việc được thể  hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả  hoạt động của các tổ  chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Nếu bạn sử dụng các công cụ tìm kiếm để tìm hiểu về những KPI dùng trong marketing, bạn  rất có thể  bị  “choáng ngợp” vì số  lượng quá nhiều và bối rối không biết dùng chỉ  số  gì để  đánh giá công việc của mình. Trong bài này, sẽ hướng dẫn cho các bạn cách đặt KPI cho một bộ phận rất quan trọng trong   các hoạt động marketing thương mại của công ty. Đó chính là phòng Trade Marketing. Các bước lập KPI cho phòng Trade Marketing 1. Đề  ra mục tiêu  ở  cấp vận hành (operational objectives) theo từng khoảng thời gian như  theo tháng, theo quý, nửa năm, một năm… Những mục tiêu ở cấp vận hành là mục tiêu ngắn hạn có thể đo đếm được giúp công ty đạt  được mục tiêu chiến lược, dài hạn của mình. Mức độ  hoàn thành những mục tiêu này cho   công ty biết họ có đang hoạt động hiệu quả hơn so với thời điểm trước hay không. Người ta   hay dùng các chữ cái trong từ SMART để  chỉ  những yếu tố  cần có khi đặt ra một mục tiêu   vận hành: Specific: Mục tiêu nên rõ ràng và cụ  thể. Ví dụ, công ty muốn trở  thành một doanh   nghiệp đầu ngành trong vòng 5 năm tới thì mục tiêu ngắn hạn đặt ra là tăng thị  phần  thêm 5% vào 6 tháng tới.  Measurable: Các mục tiêu vận hành phải đo đếm được và cách đo đếm rất đa dạng  phụ thuộc lớn vào tổ chức vận hành của doanh nghiệp, tuy nhiên, không nên quá phức   tạp để nhân viên có thể dễ dàng theo dõi. Actionable/ Agreed upon: Mục tiêu phải nhận được sự đồng thuận từ tất cả  các cấp.   Khi cấp trên “áp” KPI mà không tham khảo ý kiến từ cấp dưới, mục tiêu đặt ra rất dễ  xa rời thực tế và nhân viên có thể cảm thấy không hài lòng khi ý kiến của mình không   được tôn trọng. Realistic: Mục tiêu nên thực tế  và cách dễ  dàng nhất để  đạt được tiêu chí này là sự  thống nhất giữa tất cả các cấp trong công ty. “Realistic” như là một kết quả của yếu  tố “agreed upop” trước đó. Time sensitive: Mỗi kế  hoạch ngắn hạn đều phải gắn với yếu tố  thời gian, tức là   khoảng thời gian đề  ra để  hoàn thành mục tiêu phụ  thuộc vào mục tiêu dài hạn và  những nguồn lực để hoàn thành nó. 2. Xác định KRA cho từng bộ phận ̀ ́ ́ ̉ KRA la viêt tăt cua Key Result Area hay ph ạm vi trách nhiệm chính. KRA la nh ̀ ưng công viêc ̃ ̣   ̉ ̀ ̉ ̣ ̉ ́ ở môt vi tri nhât đinh. KRA cũng đ phai lam đê hoan thanh trach nhiêm chu yêu  ̀ ̀ ́ ̣ ́ ́ ́ ̣ ược coi là task   nhưng ở phạm vi rộng hơn, sau khi xác định KRA thì sẽ có nhiều task nhỏ hơn trong đó. Ví  ̣ ̉ ̀ ̣ ̀ ̉ ́ ̀ ̀ ̀ ̣ du KRA cua nhân viên kinh doanh bao gôm viêc tim hiêu khach hang tiêm năng băng viêc xây   dựng long tin n ̀ ơi ho, còn nh ̣ ững task nhỏ để  phục vụ  KRA đó có thể  kể  đến huy trì những   quan hệ  kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ  kinh  doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ  kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác,… 3. Thiết kế quy trình làm việc cho mỗi KRA, mỗi đầu mục công việc Để đánh giá khách quan, các KRA nên được thực hiện dựa trên một quy trình thống nhất. Ví  dụ, một trong những đầu mục công việc của phòng Trade là  chọn kênh bán hàng. Nhiệm vụ  này gồm các bước như xem xét bản chất của sản phẩm, cân nhắc đối thủ, cân nhắc chi phí  và lợi ích, xếp hạng các phương án,… 4. Xác định phương pháp để đo lường kết quả của mỗi KRA, mỗi task, quy trình,… Bởi các KPIs đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể  đo lường, nên chắc chắn đã có   phương pháp đánh giá cụ  thể  cho từng mục KPI. Nếu các KPI có liên quan tới nhau (ví dụ  như lượng traffic website và % tăng traffic website trong tháng) thì có thể dùng chung phương  pháp đo lường (dùng công cụ  phân tích). Thông thường, mức độ  hoàn thành KPI được chia  thành 2­5 thang điểm. Càng nhiều mức độ  điểm số  thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy   nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn. Những lưu ý khác khi xây dựng KPI 1. Không nên đặt ra quá nhiều KPI, chỉ nên từ 3­5 KPI chính Để  xây dựng được một chiến lược ngắn hạn hiệu quả, chúng ta chỉ  nên đặt ra ít KPI. Vấn   đề  này có thể  được nhìn nhận qua lăng kính của kinh tế  học với quy luật lợi ích cận biên  giảm dần. Cụ thể: Nếu bạn định làm 1­3 thứ, bạn sẽ làm được hết 1­3 thứ đó Nếu bạn định làm 4­10 thứ, bạn có thể sẽ chỉ làm được 1 hoặc 2 trong số đó Nếu bạn định làm nhiều hơn 10 thứ, bạn sẽ chẳng làm được gì cả. Đơn giản là, thất bại là điều tất yếu xảy ra khi bạn cố làm quá nhiều thứ. Nhân viên sẽ  dễ  bị  “lạc lối” khi có quá nhiều chỉ  số  cần phải đạt được và họ  không biết tập trung làm tốt   việc gì. 2. KPI nên thay đổi theo từng thời kì Chúng ta không thể  đặt một mức chỉ  tiêu cố  định trong tất cả  các giai đoạn vì  ở  mỗi thời  điểm, doanh nghiệp lại có những phương hướng phát triển khác nhau. Ví dụ, trong thời kì   đầu (introduction) của một sản phẩm, KPI về lợi nhuận sẽ không cao như trong thời  ...