Cách lập lộ trình đi đến Thành Công

Bài viết này cũng không khác bài viết của Thanh Trần đã đưa trước nhưng nó cchi tiết hơn và có thể sẽ có những kỹ năng cần thiết hơn cho bạn đọc.Chúc các bạn vui vẻ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Cách lập lộ trình đi đến Thành CôngCách lập lộ trình đi đếnThành CôngBài viết này cũng không khác bài viết của Thanh Trần đã đưatrước nhưng nó cchi tiết hơn và có thể sẽ có những kỹ năngcần thiết hơn cho bạn đọc.Chúc các bạn vui vẻ.Kỹ năng lập kế hoạch - Cách lập lộ trình đi đến Thành CôngKhi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, các bạn trẻthường trả lời: “Tôi sẽ làm chủ một doanh nghiệp, sẽ làm mộtdiễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…”. Nhưng đa phầncác bạn lại chưa hề có một kế hoạch rành mạch để hiện thực hóadự định đó. Các bạn đang cần kỹ năng lập kế hoạch.Nguyên nhân của việc không chú ý hoặc không thể xác địnhđược kế hoạch cho mình là do các bạn trẻ thiếu mục tiêu hoặcnhững mục tiêu ấy là mơ hồ. Khi bạn đã đặt mục tiêu dù ngắnhạn hay dài hạn cho mình như sẽ thành một chủ doanh nghiệp,sẽ là một lập trình viên phần mềm, là nhà nghiên cứu khoa học,nhà hoạt động xã hội … để có thể cống hiến, đóng góp đượcnhiều cho xã hội thì bạn cần phải có một kế hoạch rành mạchtừng bước để thực hiện. Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng vàđược cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn có nhữngbước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việcmình làm trên đường thực hiện dự án của mình.I. KẾ HOẠCH LÀ GÌ?Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theolịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thểvà xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuốicùng đã được đề ra. Khi bạn lập được kế hoạch thì tư duy quảnlý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tìnhhuống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cánhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữvững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướngđến. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệuquả thực hiện dự án của mình.II. CÁCH VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCHĐể lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạncó thể dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau:- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)- Xác định nội dung công việc 1W (what)- Xác định 3W (where, when, who)- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)- Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra 2C (control, check)- Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money, material,machine và method)1. Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏimình là:- Tại sao tôi phải làm công việc này?- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?- Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xemxét đó chín là why với nội dung như trên. Khi xác định được yêucầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vàomục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.2. Xác định nội dung công việc (What)- WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì?- Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó.- Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước.3. Xác định 3W- WHERE: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:+ Công việc đó thực hiện tại đâu ?+ Giao hàng tại địa điểm nào ?+ Kiểm tra tại bộ phận nào ?+ Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v…- WHEN: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thìgiao, khi nào kết thúc…+ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xácđịnh được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từngcông việc.+ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩncấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quantrọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng vàkhông khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng vàkhẩn cấp trước.- WHO: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:+ Ai làm việc đó+ Ai kiểm tra+ Ai hỗ trợ+ Ai chịu trách nhiệm,…4. Xác định cách thức thực hiện (How)HOW: (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung:- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từngcông việc)?- Tiêu chuẩn là gì?- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)Cách thức kiểm soát (CONTROL) sẽ liên quan đến:- Công việc đó có đặc tính gì?- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.6. Xác định phương pháp kiểm tra (Check)Phương pháp kiểm tra (CHECK) liên quan đến các nội dung sau:- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thườngthì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự cácbước phải kiểm tra.- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lầnhay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).- Ai tiến hành kiểm tra?- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?- Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực đểtiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉtiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80),tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưngchiếm đến 80% khối lượng sai sót.7. Xác định nguồn lực (5M)Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại khôngchú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảocho kế hoạch được khả thi.Nguồn lực bao gồm các yếu tố:+ Man = nguồn nhân lực+ Money = Tiền bạc+ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng+ Machine = máy móc/công nghệ+ Method = phương pháp làm việc- MAN, bao gồm các nội dung:+ Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinhnghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?+ Ai hỗ trợ?+ Ai kiểm tra?+ Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người đểhỗ trợ không?- MATERIAL: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm cácyếu tố:+ Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu+ Tiêu chuẩn nhà cung ...