Chú thích cuối trang trong Word

Microsoft Word cho phép bạn thêm chú thích ở cuối văn bản (Endnote) hoặc ở cuối trang(Footnote) và tự động đánh số những chú thích ấy. Đôi khi tôi muốn đánh dấu số tham khảonhiều lần, ví dụ như tôi muốn đánh số 1,2,2,3,1,4 thay vì 1,2,3,4...Có cách nào thực hiện tựđộng trong Word không, thay vì phải thêm bằng tay?
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chú thích cuối trang trong Word 12 Chú thích cuối trang trong WordTH&ĐSMicrosoft Word cho phép bạn thêm chú thích ở cuối văn bản (Endnote) hoặc ở cuối trang(Footnote) và tự động đánh số những chú thích ấy. Đôi khi tôi muốn đánh dấu số tham khảonhiều lần, ví dụ như tôi muốn đánh số 1,2,2,3,1,4 thay vì 1,2,3,4...Có cách nào thực hiện tựđộng trong Word không, thay vì phải thêm bằng tay? Chức năng này được tạo lập sẵn trong Word nhưng bạn sẽ không tìm thấy nếu chọnInsert/Footnote. Word xem những tham khảo như thế là tham khảo chéo. Thủ tục tham khảochéo của hai loại Footnote và Endnote giống nhau. Để ngắn gọn, chúng tôi đề cập đếnFootnote. Để ghi tham khảo và một footnote đã có sẵn, bạn đặt con trỏ nơi bạn muốn thêm dấu thamkhảo. Chọn Insert/Crossreference để mở hộp đối thoại tham khảo chéo. Chọn Footnote tronghộp danh sách Reference Type và Footnote Number trong hộp thoại Insert Reference To. Đánhdấu footnote thích hợp trong hộp For Which Footnote và chọn Insert để thêm tham khảo. Lúc này, bạn sẽ thấy tham khảo chéo xuất hiện ở một trong hai dạng. Nếu bạn đã cài đặtWord với chức năng hiện kết quả trường, tham khảo chéo sẽ hiện lên như một dấu tham khảo(ví dụ, như chữ số footnote). Cơ cấu số giống hệt cơ cấu số của footnote bạn đang tham chiếu.Nếu cài đặt Word với chức năng hiện mã trường, tham khảo chéo sẽ hiện ra dưới dạng mộttrường NOTEREF và có dạng NOTEREF_RefNs. Ns bao gồm tối đa 9 con số. Để chuyển đổichức năng thể hiện kết quả trường và mã trường, bạn trở lại văn bản, nhấn Alt-F9, hay chọnTools/Options, chọn View, đánh dấu hoặc bỏ dấu trong hộp kiểm tra Field Codes. Khi bạn thêm một tham khảo chéo, hộp đối thoại sẽ mở để bạn thêm được các tham khảokhác khi cần thiết. Bạn có thể dùng phím Ctrl-Tab hay nhấn chuột thẳng vào cửa sổ chứa cácvăn bản khi cần chuyển đổi lui tới giữa các văn bản và hộp đối thoại. Đặt con trỏ vào chỗ bạnmuốn tham khảo để chen vào. Khi đã hoàn thành chọn Close để đóng hộp thoại. Bạn cần biết vài cách để khai thác những điểm thuận lợi nhất trong tính năng này. Trước tiên,khi chèn tham khảo chéo bằng cách này, Word không tự động sử dụng cùng kiểu định dạngtương tự theo kiểu nó định dạnh những dấu tham khảo footnote. Theo mặc nhiên (khi bạn chưasửa đổi định nghĩa kiểu của Footnote Reference), những dấu tham khảo footnote được viết caohơn, phông chữ cũng nhỏ hơn những chữ xung quanh. Còn những tham khảo chéo chèn vào lạiđược định dạnh cho phù hợp với những chữ xung quanh. Nếu muốn, bạn có thể định dạng lạitừng tham khảo. Tuy vậy có một cách tốt hơn. Để ra lệnh cho Word định dạng tham khảo cho phù hợp với dấu tham khảo footnote nguyênthủy, bạn chỉ cần thêm \F vào trường đó. Dùng Alt-F9 để chuyển sang thể hiện mã trường rồithêm \F để trường có được dạng: NOTEREF_RefNs. Khi con trỏ vẫn còn ở trong trường, nhấnF9 để cập nhật trường. Khi bạn dùng Alt-F9 để chuyển trở về dạng kết quả trường, định dạngcủa tham khảo chéo lúc này sẽ phù hợp với những dấu tham khảo footnote nguyên thủy. Nênnhớ rằng khi thêm hay xóa footnote, Word sẽ tự động đánh số lại mọi footnote sau đó chứ khôngphải những tham khảo chéo. Để thay đổi cách đánh số của tham khảo chéo, bạn phải cập nhậtcác trường.12 Néu bạn không cần cập nhật tham khảo chéo khi soạn thảo tập tin, hãy để Word tự cập nhậtkhi in. (Chú ý rằng cả Word 6.0 và Word 7.0 đều cập nhật các trường NOTEREF khi in, ngay cảkhi tùy chọn không đặt chế độ cập nhật trường). Nếu bạn muốn xem tham khảo chéo khi đanglàm việc, hãy chọn File/Print Preview vì lệnh này cùng cập nhật các trường. Sau đó đóng cửa sổPreview để trở lại soạn thảo. Cuối cùng chú ý rằng nếu bạn xóa một footnote mà bạn đánh dấu tham khảo chéo, bạn phảitìm ra và xóa những tham khảo chéo nguyên thủy đi. Khi cập nhật trường, Word sẽ nhắc nhởbằng một dòng chữ in đậm: Error! Bookmark not defined (Lỗi! Dấu chưa định nghĩa). Thật làkhông may, Word in cả dòng chữ này ra nếu bạn quên xóa nó đi. Nhưng nhờ dòng chữ in đậm,bạn dễ dàng nhận thấy trong tập tin để xoá chúng đi. Bạn có thể kiểm tra các trường để bảo đảm không bỏ qua bất kỳ vùng nào. Sau khi cập nhậttrường, chọn Edit/Find và gõ ^d (dấu mũ và chữ d in thường). Cứ coi đây là một mục phải tìmkiếm. Đây là một ký tự đặc biệt để tìm kiếm bất kỳ trường nào. Đừng bảo Word tìm định dạngchữ in đậm. Cho dù thông báo lỗi hiện ra bằng chữ in đậm, chính những vùng đó lại không đượcin đậm néu bạn dùng lệnh Edit/Find. Word sẽ tìm từng trường một và để cho bạn quyết định cóxóa nó đi hay không.