Chương 10: Truyền thông trong tổ chức

Mục đích nghiên cứu:Giải thích các nhân tố chính của tiến trìnhtruyền thông.Tác động của công nghệ trong truyền thông.Những trở ngại trong truyền thông và cáchthức hạn chế chúng.Trình bày để thúc đẩy truyền thông hiệu quả.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương 10: Truyền thông trong tổ chức Chương 10 Truyền thông trong tổ chức12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 1Mục đích nghiên cứu Giải thích các nhân tố chính của tiến trình truyền thông Tác động của công nghệ trong truyền thông Những trở ngại trong truyền thông và cách thức hạn chế chúng Trình bày để thúc đẩy truyền thông hiệu quả.12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 2Tiến trình truyền thông Truyền thông là tiến trình chuyển đổi thông tin từ người này đến người khác thông qua những biểu tượng đầy ý nghĩa12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 3Tiến trình truyền thông Người nhận phản ứng bằng lời và cử chi cho người gởiNgười gởi có ý tưởng Người gởi mã hóa ý tưởng Thông điệp qua vào thông điệp một hoặc nhiều kênh Người nhận nhận và mã hóa thông điệp Phản ứng của người gởi về phản hồi có thể gây nên phản hồi thêm cho người nhận12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 4Tiến trình truyền thông Người gởi là nguồn thông tin và là người khởi xướng tiến trình truyền thông. Mã hóa là tiến trình chuyển dịch ý tưởng hoặc cảm xúc bằng phương tiện -chữ viết, ánh mắt hoặc lời nói – mà truyền tải được ý nghĩ mong muốn. Năm nguyên tắc làm gia tăng mã hóa chính xác, gồm:  Sự thích hợp  Đơn giản  Cơ cấu (tổ chức)  Lặp lại  Trọng tâm12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 5Tiến trình truyền thông Người nhận là người nhận và đọc hoặc giải mã thông điệp của người gởi Giải mã là phiên dịch thông điệp sang một hình thức có ý nghĩa cho người nhận.  Một trong những đòi hỏi chính đối với người nhận là khả năng lắng nghe. Lắng nghe liên quan đến việc tập trung vào thông điệp, không chỉ là lắng nghe đơn thuần12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 6Tiến trình truyền thông Thông điệp liên quan đến những biểu tượng bằng lời (nói hoặc viết) và ngôn ngữ cử chỉ mà người gởi muốn chuyển tải cho người nhận  Thông điệp không lời  Thông điệp bằng lời  Thông điệp chữ viết12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 7Các ví dụ về văn hóa12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 8Tiến trình truyền thông Kênh là đường truyền tải truyền thông từ người gởi đến người nhận. Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông tin của kênh.12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 9Mức độ phong phú của các kênh thôngtinKênh thông tin Sự phong phú thông tinThảo luận mặt đối mặt Cao nhấtChuyện trò qua điện thoại CaoThư tín, bản ghi nhớ Trung bình(định hướng cá nhân) ThấpCác văn bản viết chính thống Thấp nhấtCác tài liệu số học chính thống(Dữ liệu in từ máy tính, các báo cáongân sách)12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 10Tiến trình truyền thông Kênh từ trên xuống liên quan đến tất cả các cách thức chuyển thông điệp từ nhà quản trị xuống nhân viên. Kênh từ dưới lên là tất cả cách thức mà nhân viên sử dụng để chuyển thông điệp đến giới quản trị. Kênh ngang là tất cả các phương tiện được sử dụng để chuyển và nhận thông điệp bằng các mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức với nhà cung cấp hoặc với khách hàng. Kênh phi chính thức là tất cả các phương thức phi chính thức để người gởi và người nhận truyền thông đi xuống, đi lên và theo chiều ngang.  Hệ thống thông tin mật  Các nhóm có cấu trúc mạng12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 11Tiến trình truyền thông Phản hồi là sự phản ứng của người nhận đối với thông điệp của người gởi. Phản hồi nên có những đặc điểm sau:  Thông tin phản hồi phải hữu ích  Thông tin nên mang tính mô tả hơn là đánh giá.  Nên cụ thể hơn là tổng quát.  Phản hồi nên đúng lúc, kịp thời.  Không nên phản hồi dồn dập quá nhiều.12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 12Những trở ngại của thông tin Tổ chức  Cá nhân  Cấp độ quyền hành và  Mâu thuẫn về các giả vị trí định  Sự chuyên môn hóa  Từ ngữ giữa các bộ phận  Cảm xúc  Các mục tiêu khác nhau  Mối quan hệ giữa các nhân viên12/2005 Khoa Quản trị Kinh doanh 13Mức độ thông hiểu đối với thôngđiệp từ tổng giám đốc 100% 90% Tỷ lệ nhận thông điệp ban đầu một cách chính xác 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% Bóp méo thông điệp ban đầu 10% 0% Quản trị cấp cao Phó c ...