Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Đọc xong chương này người học có thể: 1. Hiểu được bản chất của thông tin quản trị. 2. Biết được chức năng của thông tin quản trị trong một tổ chức. 3. Nắm bắt được các yếu tố cơ bản của quá trình thông tin. 4. Hiểu được phương pháp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin. 5. Biết cách tổ chức và quản trị hệ thống thông tin trong tổ chức một cách hiệu quả. Để quản lý một doanh nghiệp, cần rất nhiều thông tin: từ các đặc tính của nguyên vật liệu dùng...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ CHƯƠNG 4 THÔNG TIN QUẢN TRỊ Đọc xong chương này người học có thể: 1. Hiểu được bản chất của thông tin quản trị. 2. Biết được chức năng của thông tin quản trị trong một tổ chức. 3. Nắm bắt được các yếu tố cơ bản của quá trình thông tin. 4. Hiểu được phương pháp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin. 5. Biết cách tổ chức và quản trị hệ thống thông tin trong tổ chức một cách hiệu quả. Để quản lý một doanh nghiệp, cần rất nhiều thông tin: từ các đặc tính của nguyên vật liệu dùng vào sản xuất đến những tính cách và khả năng của nhân viên; từ các tổ đội lao động cho đến cách thức hoạt động của các tổ chức như công đoàn, thanh niên và lợi ích của các tổ chức này; từ tình trạng của các thiết bị, tình hình cung ứng nguyên vật liệu đến tình hình sử dụng các nguồn vốn và lao động; từ các dự đoán về giá cả, sức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường đến các dự kiến, các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm; từ chủ trương chính sách, kinh tế của Nhà nước đến các cơ hội liên doanh, hợp tác. Thông tin chính là những hiểu biết về tự nhiên, về con người và xã hội; về những sự kiện diễn ra trong không gian, thời gian; là những dự đoán, dự kiến, kế hoạch... là những gì mà con người cần biết cho hoạt động của mình. Mỗi loại thông tin có những tính chất riêng. Có những thông tin nội dung chậm thay đổi theo thời gian (nhà xưởng, thiết bị, máy móc...), có những thông tin nội dung thay đổi hàng ngày (lượng sản phẩm đã sản xuất, đã tiêu thụ...). Trong các loại thông tin, có những thông tin sơ cấp và có những thông tin là kết quả của quá trình xử lý (như các dự báo, các kế hoạch). Đối với thông tin sơ cấp, nhiều khi nếu không thu thập kịp thời thì sẽ mất luôn. Thông tin là dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể. Cũng cần phân biệt thông tin với công nghệ thông tin và hệ thống thông tin. Thông tin là dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể. - Công nghệ thông tin (IT) là cách thức thu thập, xử lý và phân phối thông tin. 45 Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ - Công nghệ là công cụ tiếp dẫn thông tin giữa nội dung thông tin đã có với người dùng thông tin xác định. - Hệ thống thông tin (IS) là giải pháp tổ chức và kỹ thuật trong thực tiễn được thiết lập để sử dụng nội dung thông tin mà chúng ta xử lý. Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận. Chúng ta thường nghĩ về thông tin như quá trình trao đổi các thông điệp bằng lời nói hoặc chữ viết giữa hai người. Tuy nhiên, để hiểu thông tin trong tổ chức khái niệm trên cần được mở rộng. Chữ viết và lời nói không chỉ là những kênh cho thông tin và bộ phận phát và nhận không phải bao giờ cũng là người. Trong nhiều tổ chức hiện đại, rất nhiều thông điệp được chuyển bằng những hệ thống thông tin quản lý phức tạp nơi mà dữ liệu được nhập từ rất nhiều nguồn và được phân tích bằng computer, và sau đó được chuyển cho người nhận bằng điện tử. I. Vai trò và đối tượng của thông tin trong quản trị kinh doanh 1.1. Vai trò của thông tin Tầm quan trọng của thông tin được chỉ ra bởi số lượng thời gian mà con người dành để giao tiếp tại nơi làm việc. Một nghiên cứu cho thấy rằng những người công nhân sản xuất tham gia giao tiếp, thông tin trong khoảng 16 đến 46 lần trong một giờ. Điều này nghĩa là họ thông tin với những người khác từ hai đến bốn phút, một lần. Nghiên cứu này còn chỉ ra trách nhiệm về thông tin của người lãnh đạo và đòi hỏi họ phải thông tin và nhận thông tin nhiều hơn. Những người lãnh đạo cấp thấp nhất dành khoảng 20% đến 50% thời gian của họ trong thông tin bằng lời nói. Nếu bao gồm cả thông tin bằng văn bản thì số lượng thời gian tăng lên từ 29% đến 64%. Một số nhà quản trị cấp trung và cấp cao dành khoảng 89% thời gian của họ để thông tin bằng lời nói, hoặc gặp gỡ hoặc qua điện thoại. Những nghiên cứu khác các nhà quản lý dành ít nhất 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin qua lại giữa các cá nhân, và hầu hết các thông tin này là bằng lời nói và tương tác trực diện. Thông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Tổ chức là một hệ thống ổn định của các hoạt động nơi con người cùng làrn việc với nhau để đạt tới những mục tiêu chung thông qua thứ bậc của các vai trò và việc phân công lao động. Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đều cần có thông tin và theo quan điểm quản trị hiện đại thông tin được xem như là một nguồn lực thứ tư của một tổ chức. Theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu là những tin tức được truyền đi cho ai đó. Hiện nay có khá nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin, dưới đây là một số định nghĩa thường gặp: - Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số nào đó. - Thông tin là bất kỳ thông báo nào được tạo thành bởi một số dấu hiệu nhất định. 46 Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ Như vậy chúng ta có thể hiểu thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó. Cần phải chú ý các đặc điểm của thông tin là: - Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được. - Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị. - Thông tin càng cần thiết càng quý giá. - Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt. Mô hình thông tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ nhà quản trị đến các đối tượng quản trị. Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quả ...