Chương 9: KIỂM TRA

Kết thúc chương này người học có thể: 1. Định nghĩa kiểm soát 2. Mô tả các phương pháp kiểm soát 3. Hiểu được tiến trình kiểm soát 4. Mô tả được hệ thống kiểm soát hiệu quả 5. Xác định những vấn đề đạo đức trong kiểm soátKiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đã được đề ra. Khi triển khai...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương 9: KIỂM TRA Chương 9: KIỂM TRACHƯƠNG 9 KIỂM TRA Kết thúc chương này người học có thể: 1. Định nghĩa kiểm soát 2. Mô tả các phương pháp kiểm soát 3. Hiểu được tiến trình kiểm soát 4. Mô tả được hệ thống kiểm soát hiệu quả 5. Xác định những vấn đề đạo đức trong kiểm soát Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã đượchoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kếhoạch hoặc các quyết định đã được đề ra. Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán những tiến độ để phát hiệnsự chệch hướng khỏi kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục. Trong nhiều trường hợp, kiểmtra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cấu tổ chứcnhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển. Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê vàcác sự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồ thị, biểu bảng nhằm làmnổi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm. Những biện pháp kiểm tra hiệu quả phải đơn giản (càng ít đầu mối kiểm tra càng tốt)cần tạo sự tự do và cơ hội tối đa cho người dưới quyền chủ động sử dụng kinh nghiệm, khảnăng và tài quản trị của mình để đạt kết quả cuối cùng mong muốn về những công việc đượcgiao. Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến các nhà quảntrị cấp cơ sở trong một đơn vị. Mặc dù qui mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng củasự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của các nhà quản trị, tất cả mọi nhà quản trị đều có tráchnhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là một chức năng cơ bản đốivới mọi cấp quản trị.I. Tiến trình kiểm tra 1.1. Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường việc thực hiện Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện. Trong hoạt động củamột tổ chức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn. Do đó tốt nhất cho việc kiểm tra, các tiêu chuẩnđề ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêuchuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn nàylà một điều nên tránh ngay từ đầu. Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần phải chínhxác, dù là tương đối. Một tổ chức tự đặt ra mục tiêu “phải là hàng đầu” nhưng không hề chọn 139Chương 9: KIỂM TRAmột phương pháp đo lường việc thực hiện nào cả, thì chỉ là xây dựng tiêu chuẩn suông màthôi. 1 2 3 Xây Dựng các Đo Lường Tiêu Chuẩn Kết Quả & Thực Hiện Điều Chỉnh các Lựa Chọn & Sai Lệch Phương Pháp Đối Chiếu với Đo lường Tiêu Chuẩn Điều Chỉnh Bước 1 Phản Hồi Hình 9.1. Sơ Đồ Tiến Trình Kiểm Tra Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững kỹthuật nhận định xem thực sự cấp dưới đang làm gì, đang đứng ở chỗ nào thì sự việc đánh giákết quả thực hiện công việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên trong điều kiện hội nhập kinh tế thếgiới, cùng với sự phát triển công nghệ không ngừng, sự đa dạng hóa các mẫu loại sản phẩm lànhững vấn đề thách thức kiểm tra. 1.2. Đo lường việc thực hiện Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương tiện để xácđịnh một cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị có thể đánh giá thànhquả thực tế của những nhân viên dưới quyền của họ. Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phảibao giờ cũng thực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác,và có nhiều hoạt động khó cho sự đo lường. Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường số sản phẩmcủa một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tracông việc của Phòng Giao tế công cộng trong xí nghiệp. Gặp trường hợp này, các nhà quản trịthường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ của báo chí và công chúng đối với xínghiệp, hay uy tín của xí nghiệp trong xã hội. 1.3. Điều chỉnh các sai lệch Nếu những tiêu chuẩn đặt ra phản ánh được cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanhnghiệp thì hiệu quả công việc cũng được kiểm định trên cơ sở những tiêu chuẩn đó. Khi khámphá ra sự sai lệch, người quản trị cần phải tập trung phân tích sự kiện tìm nguyên nhân sailệch. Nếu đã biết rõ nguyên nhân thì ông ta không khó khăn gì thực hiện các biện pháp thíchhợp để điều chỉnh. Sự khắc phục những sai lầm trong công việc có thể là điều chỉnh sai lệch bằng cách tổchức lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển thêmlao động mới, thay đổi tác phong lãnh đạo của chính họ, hoặc thậm chí có thể phải điều chỉnhmục tiêu. Ở các trung tâm thương mại, các siêu thị, nhờ hoạt động kiểm tra thường xuyên ngườita có thể biết ngay số tồn kho, số lượng bán được, doanh số, lợi nhuận, các sai lệch ngay khichúng mới xuất hiện. 140Chương 9: KIỂM TRA Ở các xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiểm tra hữu hiệu để có thể báo cáo bấtkỳ thời điểm nào về mức sản xuất đã đạt, số giờ lao động đã được thực hiện nhờ đó người tabiết được kế hoạch đúng hạn hay bị chậm trễ trong quá trình sản xuất để có những điều chỉnhkịp thời, nếu cần thiết.II. Các hình thức kiểm tra Kiểm tra có vai trò quan trọng, bao trùm toàn bộ quá trình q ...