Chương III: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất là khái niệmsau đây:“Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mụctiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”.Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây: Làm việc với và thông qua người khác.Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời hoặc mỗi côngviệc được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của nhiều người. Trong...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương III: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chương IIIQUẢN TRỊ VĂN PHÒNGI. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng1. Quản trị.Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức lãnhđạo và kiểm tra để đạt được các mục tiêu đã đề ra.H. L.Sisk.Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nổ lực đạt được mục tiêu. Reinecke và Schoell.Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất là khái niệmsau đây:“Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mụctiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”. Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây:- Làm việc với và thông qua người khác.Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời hoặc mỗi côngviệc được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của nhiều người. Trong quátrình đó, nhà quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyết định. Còn cán bộ công nhân viên làlực lượng trực tiếp thực hiện. Nếu nhà quản trị không giao nhiệm vụ cụ thể, không kiểm trađôn đốc...thì ý định của người lãnh đạo không được biến thành hiện thực. Sản phẩm hoặccông việc không được hoàn thành. Tập thể người trong một cơ quan, một tổ chức là lựclượng chủ yếu trực tiếp thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tập thể đó cóthể tạo ra thuận lợi hoặc ngược lại là sức cản đối với sự thành công của nhà quản trị. Nhưvậy, quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác.- Mục tiêu của tổ chức:Mục tiêu là cái đích để phấn đấu đạt được. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một mục tiêu cụthể phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Mục tiêu của cá nhân chủ yếu do cá nhânnỗ lực phấn đấu có thể đạt được. Còn mục tiêu của cơ quan, của tổ chức phải do tập thể conngười trong cơ quan, tổ chức đó phấn đấu cùng thực hiện. Trong đó, mỗi người phải phấnđấu thực hiện phần việc của mình. Mỗi đơn vị cấu thành trong cơ quan, tổ chức phải phấnđấu thực hiện phần việc được giao. Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thìcông việc của cơ quan, của tổ chức sẽ đạt kết quả cao hơn. Mục tiêu được thực hiện. Sựphấn đấu của mỗi người, của mỗi đơn vị cấu thành sẽ tạo thành sức mạnh tổng hợp khi cósự quản lý, tổ chức một cách khoa học của nhà quản trị.- Kết quả và hiệu quả:Kết quả là những sản phẩm cụ thể. Trong quá trình hoạt động, cơ quan tổ chức đề ra các chỉtiêu cụ thể. Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoàn thành. Có thể là số lượng vàchất lượng sản phẩm của từng đơn vị, tổ chức hoặc của cả tổ chức trong từng khoản thờigian. Hết thời gian kế hoạch, đơn vị, cơ quan thực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy làcơ quan đó, tổ chức đó đã hoạt động đạt kết quả. Hiệu quả là giá trị của kết quả có được so với sựû đầu tư để đạt được mục tiêu màcơ quan, tổ chức đã đặt ra Như vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu, nhà quản trị phải có giải pháp tổchức. Phải luôn quan tâm đến tính hiệu quả của hoạt động. Điều đó thuộc trách nhiệm củanhà quản trị.- Các nguồn tài nguyên hạn chế: Một tổ chức dù là cơ quan hành chính sự nghiệp hay đơn vị sản xuất kinh doanh thìcũng luôn luôn phải hoạt động trong điều kiện cụ thể. Nguồn tài nguyên ở đây được hiểutheo nghĩa rộng và đầy đủ nhất, nó bao gồm cả nhân lực, vật lực, tài lực (con người, vật chấtvà tiền bạc). Không có một cơ quan nào mà lại cảm thấy thoả mãn nguồn tài nguyên trongquá trình hoạt động. Mặt khác, do nhu cầu cuộc sống của con người và theo pháp luật củaNhà nước, các cơ quan vừa được sử dụng nguồn tài nguyên lại vừa có trách nhiệm cao trongviệc bảo vệ nguồn tài nguyên. Trách nhiệm đó thuộc về tập thể lao động của cơ quan, trongđó người chịu trách nhiệm cao nhất là nhà quản trị. Mọi quyết định của nhà quản trị đều phảitính đến nguồn tài nguyên này. - Môi trường luôn thay đổi:Mỗi cơ quan luôn tồn tại và hoạt động trong một môi trường cụ thể. Môi trường đó luôn biếnđổi. Theo một nhà tương lai học thì một cơ quan, một tổ chức, một doanh nghiệp thường chịutác động của 5 nguồn biến động, đó là: Vật chất, xã hội, thông tin, chính trị, đạo đức. Ở ViệtNam cũng có tác giả đưa ra 8 loại môi trường, đó là: Kinh tế, luật pháp, văn hoá, xã hội, côngnghệ, chính trị, sinh thái, quốc tế. Về số lượng nhóm môi trường có thể khác nhau hoặc biến đổi theo từng nơi, từng lúc,nhưng rõ ràng một cơ quan, một doanh nghiệp dù được thành lập ra ở thời gian nào, trụ sởđặt ở đâu thì cơ quan đó, doanh nghiệp đó cũng luôn luôn chịu sự tác động của môi trườngluôn có sự thay đổi.Vấn đề quan trọng là, nhà quản trị phải xử lý như thế nào trước sự tácđộng của môi trường để đưa ra những quyết định đúng đắn. Ngoài khái niệm trên, theo từ điển Tiếng Việt, từ “quản trị” được giải nghĩa như sau:- “Quản trị” là việc tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức: Ban quản trị, hợptác xã; Hội đồng quản trị.- “Quản trị” là ...