Chương V: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN VÀ LÃNH ĐẠO CƠ QUAN

Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chươngtrình công tác của cơ quan. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt độngcủa cơ quan mà cơ quan có những cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia cáccuộc hội họp thành hai loại:Loại thứ nhất là các Hội nghị. Thuộc loại này gồm có hội nghị củamột ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập. Hội nghị của cơ quan do thủ trưởngcơ quan triệu tập. Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập. Hộinghị khoa học...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương V: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN VÀ LÃNH ĐẠO CƠ QUAN Chương V HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, CÁC CHUYẾN ĐICÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN VÀ LÃNH ĐẠO CƠ QUAN. I- Tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan. Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chươngtrình công tác của cơ quan. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt độngcủa cơ quan mà cơ quan có những cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia cáccuộc hội họp thành hai loại: Loại thứ nhất là các Hội nghị. Thuộc loại này gồm có hội nghị củamột ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập. Hội nghị của cơ quan do thủ trưởngcơ quan triệu tập. Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập. Hộinghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập .v.v... Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừanhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầutư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộchội họp thông thường khác. Loại thứ hai là các cuộc họp. Thuộc loại này thường có các cuộchọp thường kỳ của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, các cuộc họp của các lẫnhđạo cơ quan với đơn vị trong cơ quan, các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quanvới khách ngoài cơ quan v.v... Đặc điểm chung của cuộc họp là: Số lượng người dự không nhiều,thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan. Vì vậy,việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họpthường là bàn biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể. Văn phòng tham gia tổ chức hội nghị với các công việc sau đây: 1. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong công tác chuẩn bị hội nghị. Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, có quy môngành, đơn vị chủ trì hội nghị thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căncứ vào kế hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi,đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độthời gian. Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảovăn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo... nhà quản trị Văn phòng cótrách nhiệm đề xuất với lãnh đạo cơ quan phân công cho các đơn vị chuẩn bị cácvăn bản đó. Khi các văn bản đã được các đơn vị dự thảo xong, Văn phòng kiểmtra lại quy trình biên soạn, đảm bảo thẩm quyền ban hành và thể thức của vănbản. Sau khi kiểm tra, nếu thấy đúng, Văn phòng trình thủ trưởng cơ quan xétduyệt. Sau khi được duyệt, Văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghépbộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đúng thểthức và đủ số lượng so với nhu cầu. Để các đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quátrình dự hội nghị, Văn phòng tổ chức việc chuyển đến các đại biểu những giấytờ, tài liệu cần thiết như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báocáo chính, các báo cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong côngvăn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm vànhững nội dung cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị. Ngoài các nội dung trên, nhà quản trị Văn phòng còn có trách nhiệmđề nghị với thủ trưởng cơ quan về chương trình làm việc, dự kiến thành phầnđại biểu mời dự hội nghị. Thuộc trách nhiệm của mình, nhà quản trị Văn phòng chuẩn bị đầyđủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiệnđi lại, nơi ăn, nơi nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị, cácphương tiện nghe nhìn.. Sau đây là một số mô hình sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, Hội nghị. ProjectorMô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để truyền tải thông tin Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc hop để thông tin ProjectorMô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin hoặc làm quyết đinhMô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp làm quyết định2. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong quá trình hội nghị làm việc. Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm chủ trì và phối hợp thủ trưởng đơn vị có nội dung hội nghị để tổ chức việc đón tiếïp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dự hội nghị.v.v... Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị. Nhà quản trị Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị và cán bộ cơ quan phục vụ kịp thời các nhu cầu để hội nghị diễn ra đúng chương trình đã định. Văn phòng tổ ch ...