Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 1)

Benchmarking là gì? Benchmarking là một kỹ thuật quản trị nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh. Kỹ thuật này được sử dụng để so sánh tình hình hoạt động giữa các tổ chức khác nhau nhưng hoạt động trong lĩnh vực tương tự nhau hoặc giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức. Benchmarking là một phương pháp mang tính liên tục dùng để đánh giá, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và thói quen để đạt được vị trí dẫn đầu trong ngành. Phương pháp này cũng được định nghĩa như là một phương pháp “tìm...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 1) Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 1) Benchmarking là gì? Benchmarking là một kỹ thuật quản trị nhằm cải thiện hoạt động kinhdoanh. Kỹ thuật này được sử dụng để so sánh tình hình hoạt động giữa các tổ chứckhác nhau nhưng hoạt động trong lĩnh vực tương tự nhau hoặc giữa các bộ phậntrong cùng một tổ chức. Benchmarking là một phương pháp mang tính liên tụcdùng để đánh giá, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và thói quen để đạt được vị trí dẫnđầu trong ngành. Phương pháp này cũng được định nghĩa như là một phương pháp“tìm kiếm những cách thức tốt nhất trong thực tiễn giúp cho doanh nghiệp hoạtđộng tốt hơn trong ngành”. Không giống như các phương pháp phân tích cạnhtranh trước kia tập trung vào một ngành riêng biệt và xác định “điểm chuẩn” củangành, benchmarking có thể so sánh được các phương thức kinh doanh tương tựnhau mà không cần xem liệu sản phẩm đầu ra các khác nhau hay hoặc đầu ra khótính toán. Tại sao benchmarking lại quan trọng? Chính phủ muốn phát triển các dịch vụ công cộng hiện đại, có chất lượngcao, hiệu quả và tập trung vào khách hàng. Các tổ chức giống như tổ chức của bạnsẽ được yêu cầu tập trung vào các kết quả cuối cùng và các tiêu chuẩn dịch vụ hơnlà chỉ đơn giản tập trung vào các hoạt động và phương pháp kinh doanh của họ, dovậy, bạn cũng sẽ cần phải tìm cách cải thiện chất lượng dịch vụ cho đáng với sốtiền người mua bỏ ra. Bạn cần phải biết rằng tổ chức của bạn đang hoạt động tốt ởmức nào so với những tổ chức khác, bạn cũng cần biết nơi nào đáng bỏ thời gianvà tiền bạc ra để cải tiến. Có một vài lợi thế lớn khi sử dụng phương pháp cấu trúcnhư benchmarking khi tìm kiếm các cơ hội để cải thiện dịch vụ và/hoặc giảm chiphí vì có hiệu quả. Đối với các dự án xây dựng, benchmarking là một bộ phậnquan trọng của “Achieving Exellence initiative” theo đó, các tổ chức là kháchhàng phải so sánh việc quản lý các dự án xây dựng với những gì mà các tổ chứckhác đã đạt được. Những lợi ích tiềm tàng Các tổ chức sử dụng phương pháp benchmarking thành công cho biếtphương pháp này sẽ thu lại lợi ích ít nhất là gấp mười lần chi phí bỏ ra.Benchmarking có thể được sử dụng để giúp cho tổ chức xác định những quy trìnhnào cần phải hoàn thiện – nghĩa là chúng ta phải đặt mục tiêu đạt được mức tối ưutrong những mặt nào. Phương pháp này cũng có thể giúp cho việc xây dựng mụctiêu – nghĩa là khoảng cách giữa quy trình kinh doanh hiện tại trong tổ chức củabạn và thực tiễn hoạt động tối ưu so với các tổ chức khác là gì? Nó cũng có thể trợgiúp khi sử dụng kết hợp với một số phương thức cải thiện tình hình hoạt độngnhư phân tích kinh doanh và thiết kế lại quy trình kinh doanh. Ba đối tượng liên quan đến benchmarking: Bộ phận kinh doanh – cónghĩa là giám đốc phụ trách kinh doanh chịu trách nhiệm tìm ra các dịch vụ để đápứng được các mục tiêu kinh doanh. Mối quan tâm của khách hàng trongbenchmarking sẽ là: “Tôi có thể cải thiện tình hình hoạt động trong việc mua cácdịch vụ và kiểm soát các nhà cung cấp dịch vụ, đồng thời hỗ trợ hoạt động kinhdoanh thông qua những dịch vụ của tổ chức” Những người sử dụng cuối cùng bênngoài như công chúng – nghĩa là, bất kỳ ai sử dụng các dịch vụ của tổ chức để tiếpcận thông tin hoặc tiến hành các giao dịch với chính phủ. Mối quan của họ (thôngqua các cơ quan đại diện cho người sử dụng) trong benchmarking sẽ là: ”Các dịchvụ có thể được cải thiện như thế nào để đáp ứng nhu cầu của chúng tôi?” Các nhàcung cấp dịch vụ, cung cấp các dịch vụ theo thoả thuận cung cấp dịch vụ do kháchhàng thương lượng và kiểm soát. Mối quan tâm của nhà cung cấp trongbenchmarking sẽ là: ” Chúng ta sẽ cải tiến phương pháp cung cấp dch vụ như thếnào để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và dịch vụ nào có hiệu quả về chi phícũng như được cung cấp kịp thời?”. Các cấp độ áp dụng benchmarking Benchmarking có thể được áp dụngtại 3 cấp độ sau: - Cấp độ hoạt động – áp dụng trong từng đơn vị kinh doanhriêng lẻ (ví dụ, benchmarking sự tham gia của người sử dụng trong các dự án) - Cấp độ chức năng – có thể xem xét toàn bộ tổ chức (ví dụ, quá trình cungcấp và quản lý hợp đồng). Áp dụng benchmarking ở cấp độ này sẽ giúp ích cho tấtcả các bộ phận trong tổ chức - Cấp độ chiến lược – có ảnh hưởng tới hệthống và quá trình thực hiện việc lập kế hoạch chiến lược của một tổ chức (ví dụ,khuyến khích nguồn sở hữu/tài trợ cho chiến lược, các chính sách quản trị và kỹthuật). Benchmarking chiến lược không phải là một “thắng lợi nhanh chóng”nhưng nó có tiềm năng đạt được những lợi ích lớn trong dài hạn, thường là thôngqua một quá trình thay đổi triệt để. Tìm kiếm những kinh nghiệm thực tế phù hợp nhất với tổ chức củabạn Những nguồn tài liệu về những kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất đã được côngbố là một tài liệu có giá trị để phát triển những kinh n ...