Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 3)

Các phương pháp thực hiện so sánh đối chuẩn Nghiên cứu trong tổ chức: Xem xét các tài liệu và thông tin đã được-công bố sẵn có trong tổ chức. Cách thức này có thể thu thập được các thông tin cần thiết cho so sánh đối chuẩn khi tổ chức chỉ cần tìm kiếm các kết quả hoạt động. Nghiên cứu thông qua bên thứ ba: Có nhiều công ty cung cấp dịch-vụ nghiên cứu và tư vấn có khả năng thực hiện các dự án so sánh đổi chuẩn. Phương pháp này sử dụng khi tổ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 3) Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 3) Các phương pháp thực hiện so sánh đối chuẩn - Nghiên cứu trong tổ chức: Xem xét các tài liệu và thông tin đã đượccông bố sẵn có trong tổ chức. Cách thức này có thể thu thập được các thông tincần thiết cho so sánh đối chuẩn khi tổ chức chỉ cần tìm kiếm các kết quả hoạtđộng. - Nghiên cứu thông qua bên thứ ba: Có nhiều công ty cung cấp dịchvụ nghiên cứu và tư vấn có khả năng thực hiện các dự án so sánh đổi chuẩn.Phương pháp này sử dụng khi tổ chức cần các thông tin khó kiếm như các thôngtin về đối thủ cạnh tranh trực tiếp hay tiến hành các diễn đàn dành cho nhiều tổchức để thu thập các luồng thông tin khác nhau. - Trao đổi trực tiếp: Đôi khi có thể trao đổi các thông tin cần thiết vềnghiên cứu so sánh đối chuẩn thông qua các dạng như bảng câu hỏi, thăm dò ýkiến qua điện thoại, hội thảo trực tuyến. Trao đổi thông tin trực tiếp như bảng câuhỏi hay tổ chức hội thảo qua điện thoại là một bước quan trọng trước khi trực tiếpthảo luận giữa các nhóm. - Gặp gỡ và thảo luận trực tiếp: Những buổi gặp mặt trực tiếp giữacác nhóm thực hiện so sánh đối chuẩn cho phép các nhóm thảo luận, trao đổithông tin trực tiếp và vạch kế hoạch cụ thể. Phương pháp này là cách thú vị vàhiệu quả nhất để thực hiện so sánh đối chuẩn. Mô hình thực hiện so sánh đối chuẩn Phần giới thiệu Phần này cung cấp mô hình xử lý bao gồm một loạt bướcvà công việc để tổ chức chỉ đạo dự án so sánh đối chuẩn theo mô hình có kỷ luật.Mỗi dự án so sánh đối chuẩn không nhất thiết phải được thực hiện chính xác theomột mẫu hình duy nhất vì mỗi dự án cần phải được tổ chức lại cho phù hợp vớimục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, nếu không tuân theo một số khuyến cáo, dự án có thể sẽ khôngthành công và tất cả những thay đổi và cũng như sai sót đều cần phải được xemxét cẩn thận. Mô hình này đưa ra những giai đoạn chia thành những giai đoạnkhác nhau. Chi tiết cho mỗi bước bao gồm những thông tin và các kỹ thuật thực tế.Mặc dù mô hình ngụ ý rằng các giai đoạn phải được thực hiện theo tuần tự nhưngmỗi công việc trong từng giai đoạn không nhất thiết phải hoàn tất trước khichuyển sang bước kế tiếp. Thực hiện so sánh đối chuẩn gồm 4 giai đoạn Giai đoạn 1 – Tổ chức và lập kế hoạch: Đây là giai đoạn quan trọng và lànền tảng để các công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Pha này yêucầu tổ chức phải hiểu được các quy trình, đánh giá nội bộ, xác định điểm chuẩn, tổchức và xây dựng dự án, xác định các đối tác trong so sánh đối chuẩn và quyếtđịnh cách thức chỉ đạo dự án. Giai đoạn 2 – Thu thập dữ liệu: Pha này liên quan đến phương pháp thuthập dữ liệu để phục vụ so sánh đối chuẩn và thực hiện các phương pháp đó. Giai đoạn 3 – Phân tích: Giai đoạn này liên quan tới việc phân tích dữ liệuso sánh đối chuẩn, xác định khoảng cách giữa hoạt động hiện tại của tổ chức, dựđoán mức độ hoạt động trong tương lai và xác định hoạt động thực tế tốt nhất. Giai đoạn 4 – Hành động: So sánh đối chuẩn kết thúc bằng giai đoạn hànhđộng khi những kết quả nghiên cứu được sử dụng để tạo dựng mục tiêu và nhữnggợi ý cho thay đổi. Lập kế hoạch hành động cụ thể và theo dõi quá trình thực hiệnkế hoạch đó. Bốn bước và tất cả các công việc có liên quan có thể được tóm tắtthành 7 công việc chính như sau: - Quyết định bộ phận nào trong tổ chức sẽ thực hiện so sánh đốichuẩn - Đánh giá tầm quan trọng của từng phần trong nghiên cứu so sánhđối chuẩn - Xác định người thực hiện và các đối tác trong so sánh đối chuẩn - Thu thập thông tin - So sánh và xác định khoảng cách giữa hoạt động của riêng công tyvới các công ty hàng đầu - Đánh giá hiệu quả thu được từ những nghiên cứu so sánh đối chuẩn - Thực hiện những thay đổi Vấn đề chính xuất hiện và làm ảnh hưởngđến các bước này là “thị trường”. Tuy nhiên, dưới góc nhìn toàn cầu hoá mới, mộtcâu hỏi quan trọng là khi nào có thể áp dụng được một mô hình chung và đầu tiênmô hình cần phải được thay đổi thế nào để sử dụng cho tất cả các công ty hoạtđộng trong các điều kiện thị trường khác nhau. Một số thị trường hướng ngoại, một số khác lại hướng nội tuỳ thuộc vàohoạt động của những lực lượng chính trên thị trường. Các thị trường cũng khácnhau do các loại hàng hoá dịch vụ được cung cấp trên thị trường đó. Trên một sốthị trường, các mặt hàng được tiêu chuẩn hoá, một số khác các mặt hàng lại đượcsản xuất theo yêu cầu của khách hàng. Kết luận chính đó là mô hình so sánh đốichuẩn phải giải quyết được những khác biệt về điều kiện thị trường theo cách đưara được những hướng dẫn hữu ích cho các công ty. Trong trường hợp này, quytrình so sánh đối chuẩn cần phải phù hợp với khung “quản trị thay đổi” có ...