Công tác giao nhận hàng Xuất nhập khẩu đường biển theo FCL/FCL ở CTy VINATRANS - 7

Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc. Ví dụ: Trong công tác chuẩn bị có 2 công đoạn chủ yếu là lập tờ khai Hải quan, Packing list và lấy các chứng từ hàng hoá từ người nhập khẩu cũng như nhận D/O từ hãng tàu để...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Công tác giao nhận hàng Xuất nhập khẩu đường biển theo FCL/FCL ở CTy VINATRANS - 7Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc. Ví dụ: Trong công tác chuẩn bị có 2 công đoạn chủ yếu l à lập tờ khai Hải quan, Packing list và lấy các chứng từ hàng hoá từ người nhập khẩu cũng như nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan. - 1 cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ nh tờ khai, Packing list. - 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan. 2 cán bộ nhân viên này luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm việc. Tương tự như trong công đoạn nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết ... công việc luôn luôn là một dây chuyền khép kín, như vậy các cán bộ, nhân viên trong Phòng sẽ luôn có quan hệ với nhau trong các công đoạn làm việc bổ trợ cho nhau (như các mắt xích của một dây chuyền) có thể với phương pháp này mặc dù cán bộ nhân viên ít vẫn có thể đảm nhận đ ợc nhiều thương vụ trong cùng 1 thời gian. Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thông tin, các văn bản hớng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn. Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứn g từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bảnSimpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com chứng nhận về tình trạng của hàng hoá” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của Hải quan. Với kinh nghiệm của mình thì Công ty đã giải quyết được những vướng mắc khó khăn trong những chuyến hàng giao nhận nhập khẩu cũng như xuất khẩu. Nhưng có lẽ sự phục vụ giá trị nhất của Công ty đối với khách hàng của mình là trong lĩnh vực thông tin liên lạc và những mối quan hệ thân hữu. Thông qua những mối quan hệ thân hữu với những cơ quan hữu quan như Hải quan, Cảng, Bộ Thương mại cũng như giới vận tải bằng chính khả năng của mình, Công ty có thể giải quyết kịp thời khi xảy ra chậm trễ vướng mắc. Khi xảy ra những chậm trễ vướng mắc thì người nhập khẩu sẽ không có được những mối quan hệ như thế và thường thấy khó khăn tốn nhiều thời gian để tìm cách giải quyết. Và một trong những biện pháp khắc phục sự chậm trễ trong quá trình giao nhận đó là vấn đề lưu chuyển và lu trữ chứng từ. Trong quá trình giao nhận Công ty là trung tâm tập trung các loại chứng từ, và cũng từ Công ty các chứng từ được lưu chuyển đến Hải quan, Cảng. Trong quá trình chuẩn bị thì các chứng từ được chuyển từ người nhập khẩu qua Bưu điện hoặc ngân hàng, qua tay người nhập khẩu và đến Công ty. Các chứng từ khác Công ty sẽ nhận được từ hãng tàu hoặc một số cơ quan hữu quan khác. Do vậy trong quá trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp có thể bị thất lạc chứng từ. Đồng thời với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì Công ty cần bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn, cẩn thận. Để việc bảo đảm chứng từSimpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com của Công ty được tốt thì Công ty phải có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm: - Trước hết phải phân loại từng bộ chứng từ theo từng nhóm loại h àng hoá hoặc theo chủ hàng. - Có thể trong cùng một thời gian Công ty thực hiện một lúc nhiều hợp đồng, do vậy các bộ chứng từ này Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc tìm kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có thể dùng máy vi tính, máy quét (Scaner) để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu mục để khi kiểm tra được nhanh chóng hơn. - Công ty nên lập một sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ. Giao cho một nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ các bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác. Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng NK diễn ra tốt đẹp nhanh chóng thì Công ty nên hoàn thiện hơn nữa công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ, Công ty cần thực hiện tốt các vấn đề trên sẽ giúp cho quá ...